Vanaf 2024 heeft elke voltijdse medewerker recht op minstens 5 opleidingsdagen per jaar. Nils Cornelis, Productmanager bij AFAS, geeft advies over hoe je je vandaag al best voorbereid.
Wat het Federal Learning Account juist betekent voor je onderneming en hoe je hiermee aan de slag kan gaan, lees je allemaal in deze blog.
Met de arbeidsdeal werd het individueel opleidingsrecht geïntroduceerd. Dat betekent dat ondernemingen met 20 medewerkers of meer een opleidingsplan moeten opstellen. Het individueel opleidingsrecht wordt concreet gemaakt via een sectorale CAO of via een individuele opleidingsrekening. Die wordt dan bijgehouden in het persoonlijk dossier van de medewerker.
De FOD WASO, de RSZ en Segides hebben ondertussen een digitale tool gebouwd. Die tool heet Federal Learning Account (FLA). Die databank zal alle relevante gegevens bevatten om het individuele opleidingsrecht te inventariseren en beheren. Daarnaast neemt die ook de rol van de individuele opleidingsrekening over voor werkgevers met minstens 20 medewerkers. Het toepassingsgebied is echter ruimer en geldt ook voor werkgevers waar er geen individueel wettelijk of sectoraal opleidingsrecht voor de medewerker is.
Voor het Federal Learning Account moeten werkgevers vanaf 1 april 2024 een aantal gegevens bijhouden. Het gaat over gegevens over de medewerker en gevolgde opleidingen. Ook zal de werkgever bepaalde rechten moeten registreren en aanleveren. Het gaat om de volgende specifieke gegevens:
De wet omvat zowel formele als informele opleidingen die betrekking hebben op het werk of de functie. Formele opleidingen zijn bijvoorbeeld seminaries of opleidingen georganiseerd door beroepsfederaties. Daarnaast gaat het bij informele opleidingen over bijvoorbeeld coaching, begeleiderschap, studiebezoeken, zelfstudie, workshops, lezingen en on-the-job trainingen.
Er wordt een extra administratieve verplichting opgelegd aan de werkgever. De gevolgde opleiding, de bijbehorende basiskenmerken (begin, einde, resultaat en eventuele financiëring) en het aantal verbonden opleidingsdagen moeten elk kalenderkwartaal én uiterlijk binnen 1 maand na afloop van het kwartaal worden geregistreerd.
Als werkgever heb je na de lancering van de officiële versie van het Federal Learning Account (gepland op 1 juni 2024) 6 maanden tijd om alle gegevens te registreren voor de werknemers die reeds in dienst zijn. Geregistreerde werknemers krijgen elektronisch toegang tot het Federal Learning Account via www.mycareer.be
Gevolgde opleidingen registreren wordt verplicht voor alle werkgevers die onder het toepassingsgebied van de wet van 5 december 1968 vallen. Die wet is in principe van toepassing op werkgevers uit de private sector en niet op die uit de openbare sector, met enkele uitzonderingen.
Wergevers moeten de gevolgde opleidingen en de daaraan verbonden uren/dagen registreren. Dat doen ze uiterlijk binnen 1 maand na afloop van het kwartaal. De overheid voert zelf al een aantal gegevens in, zoals persoonsgegevens en (indien mogelijk) het initiële opleidingsrecht per kalenderjaar. Daarnaast zal de overheid ook het resterende saldo aan openstaande opleidingsrechten berekenen.
De werkgever dient alle gegevens te controleren die door externe actoren in het Federal Learning Account zijn ingevoerd. De werkgever mag die gegevens ook aanvullen met een termijn van 1 maand nadat de gegevens zijn ingevoerd.
Naast de werknemer en de werkgever krijgen verschillende instellingen toegang tot het Federal Learning Account. VDAB, Forem, ACTIRIS, sectorale opleidingsfondsen, fondsen voor bestaanszekerheid en entiteiten hebben deze gegevens nodig voor wetenschappelijk en statistisch onderzoek of om hun dienstverlening te verwezenlijken.
Ook de overheid krijgt toegang tot het Federal Learning Account om de registratieverplichting van werkgevers te controleren. Werkgevers die niet aan hun verplichtingen voldoen, kunnen op een "naming and shaming"-lijst geplaatst worden. Ze krijgen dan 30 dagen om alles in orde te brengen. Die lijst wordt gepubliceerd op de website van de FOD WASO en per kwartaal overgemaakt aan de NAR en de paritaire (sub)comités. Sociaal inspecteurs houden toezicht op de naleving van de regelgeving. Zij beschikken over bevoegdheden uit het Sociaal Strafwetboek om controles uit te voeren.
Je gegevens registreren kan op drie manieren:
De tool is gelanceerd op 1 april en is een bètaversie. Dat betekent dat er nog aan gewerkt wordt. Vanaf 1 juni zou de meer afgewerkte versie beschikbaar zijn. En voor 1 december moeten alle gegevens geregistreerd worden.
Vanaf 2025 zal het Federal Learning Account een vooraf ingevulde registratie van het opleidingsrecht voor alle werknemers bevatten. Het doel daarvan is om de administratie voor werkgevers te beperken. Werkgevers hoeven dan alleen de automatisch berekende gegevens te controleren en eventueel te corrigeren.
Vanuit AFAS zijn we al een aantal maanden in gesprek met de FOD WASO en Segides over de verschillende mogelijkheden voor het aanleveren van de benodigde gegevens. Ook voor AFAS was het wachten tot de bèta livegang van de online tool.
AFAS zal in Profit 4, uitlevering in oktober 2024, met een oplossing komen om de gegevens van je medewerkerspopulatie te registreren en aan te leveren.
Het advies van Productmanager Nils is om je goed voor te bereiden op het vastleggen van de opleidingen. Maar ga niet nu al aan de slag met vrije inrichting op je opleidingen. Vanuit AFAS zorgen we op tijd voor standaardvelden die nodig zijn voor de aanlevering.
Nog even geduld dus! Wij komen tijdig met een oplossing. Daarna heb je als klant van AFAS nog voldoende tijd voor de aanlevering in 2024.
Lees meer over onze HR-software in de gratis brochure