Loonadministratie is een onmisbaar proces, daar kan je niet om heen. Het omvat werknemersfiches bijhouden en invullen, loonstrookjes opmaken en declaraties doorgeven. Wat is loonadministratie nu juist? En hoe kan software je daarbij helpen? Moet je de loonadministratie zelf doen of uitbesteden aan professionals? We bekijken de voor- en nadelen van beide opties.
Voor kleinere organisaties is de loonadministratie vaak nog te overzien. Zij kunnen hun loonadministratie zelf bijhouden. Maar als je al met meer dan 50 medewerkers bent, dan wordt het tijd om je HR-processen te optimaliseren. Als je de HR-processen niet op tijd herziet, ga je de payroll onnodig ingewikkeld maken. En dat kost uiteraard geld en tijd.
Oriënteren op HR-software doe je niet dagelijks. In de gratis te raadplegen informatiebrochure geven we je een rondleiding doorheen onze HR-software. Je vindt er alle functionaliteiten per module op een rijtje in terug.
Loonadministratie is het proces van het bijhouden en verwerken van alle informatie over de lonen van het personeel in een organisatie. Dit omvat het bruto- en nettoloon berekenen en sociale premies, belastingen en andere verplichte bijdragen inhouden en afdragen. Loonadministratie is van essentieel belang voor iedere organisatie omdat het de correcte en tijdige betaling van het loon van je medewerkers garandeert. Daarnaast waarborg je met loonadministratie ook het naleven van wet- en regelgeving. Deze administratie kan worden uitgevoerd door een interne afdeling of je kan het als organisatie uitbesteden aan een externe partij.
Bij veel werkgevers gaat de voorkeur uit naar het uitbesteden van de payroll. Een sociaal secretariaat is gespecialiseerd in loonadministratie en helpt werkgevers bij het beheren en verwerken van hun loonadministratie. Daardoor bespaar je als werkgever tijd en geld en heb je altijd een correcte en up-to-date loonadministratie.
Loonadministratie bijhouden is voor een Belgische werkgever verplicht. Daarnaast biedt het ook vele voordelen voor werkgever en werknemer. Door een accurate en tijdige loonadministratie bij te houden, zorg je ervoor dat je personeel op tijd en correct wordt betaald. Dat kan bijdragen aan hun motivatie en betrokkenheid bij het bedrijf. Bovendien helpt een goede loonadministratie bij het voorkomen van boetes.
Een tweede reden om je loonadministratie correct bij te houden, heeft te maken met het monitoren van de financiële gezondheid van je bedrijf. Door alle uitgaven en inkomsten die verband houden met lonen bij te houden, kan je als werkgever inzicht krijgen in de financiële gezondheid van je bedrijf en eventueel tijdig bijsturen. Dat kan bijvoorbeeld nodig zijn als je bedrijf groeit en je het aantal werknemers wil uitbreiden.
Efficiënte loonadministratie is cruciaal. Het is een complex en verplicht onderdeel van het beheer van je personeelsleden en vergt de nodige tijd en kennis. Door samen te werken met een erkend sociaal secretariaat kun je je loonadministratie optimaliseren. Daarnaast kan je een correcte uitbetaling van het loon aan je werknemers garanderen.
Je wordt als bedrijf ondersteund bij de verwerking van die loonadministratie. Met hun dienstverlening zorgen zij er mee voor dat de payroll correct wordt verwerkt. Ook staan ze ervoor in dat de loonstroken en andere documenten op tijd worden opgesteld en verstuurd naar de medewerkers. Daarnaast houden ze de werkgeversverplichtingen bij, zoals het afdragen van sociale bijdragen en belastingen.
Door de koppeling met een sociaal secretariaat kun je gebruikmaken van hun expertise en advies bij de interpretatie van cao's en wet- en regelgeving. Dat geeft je als werkgever meer inzicht en zekerheid in de verwerking van de loonadministratie en verkleint aanzienlijk de kans op fouten.
Kortom, de efficiëntie van je payroll verbetert aanzienlijk. Daardoor heb je als werkgever meer tijd en ruimte voor de opvolging van andere zaken. Zo hebben je werknemers zekerheid over hun loon en administratieve verplichtingen.
Zelf je loonadministratie beheren kan voordelen hebben, vooral voor kleine bedrijven met een beperkt budget. Hier zijn enkele redenen opgesomd waarom je ervoor zou kiezen om de loonadministratie zelf te doen:
Aan de andere kant heeft loonadministratie uitbesteden ook voordelen. Vooral voor bedrijven die complexe salarisstructuren hebben of die zich willen concentreren op hun kernactiviteiten. Hier zijn enkele redenen waarom je zou kiezen om loonadministratie uit te besteden:
Wat je ook kiest, het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de loonadministratie nauwkeurig wordt uitgevoerd en voldoet aan wettelijke eisen. Vergeet ook niet het belang van secundaire arbeidsvoorwaarden. Aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden (bijvoorbeeld flexibele werktijden of een goede pensioenregeling) aanbieden, kan helpen bij het aantrekken en behouden van talentvolle medewerkers.
Met behulp van software kan je onder andere de payroll van je personeel vereenvoudigen en stroomlijnen. Maar opgepast! Ondanks de technologie blijft een persoonlijke aanpak zeker van groot belang, vooral als het gaat om de werknemer zelf. Administratie digitaliseren en automatiseren met software zorgt ervoor dat de HR-afdeling tijd heeft om een collega te ondersteunen en informeren bij bijvoorbeeld opleidingen. Er ontstaat meer tijd en energie voor wat echt belangrijk is.
HR-software speelt bij grotere bedrijven in iedere sector een belangrijke rol bij het volledige beheer van de personeelsadministratie. Ben je benieuwd hoe de HR-software van AFAS werkt? Ontdek de voordelen en nog veel meer in onze informatiebrochure.