Vakantieperiode: 7 tips voor een perfecte out of office

Het is zomer en dat betekent dat onze inboxen gevuld worden met automatische e-mailantwoorden. Een out of office is uitermate populair en stelt anderen op de hoogte van onze afwezigheid. Maar wat zijn de geheimen achter een effectief afwezigheidsbericht?

Vakantieperiode: 7 tips voor een perfecte out of office

Het is zomer en dat betekent dat onze inboxen gevuld worden met automatische e-mailantwoorden. Een out of office is uitermate populair en stelt anderen op de hoogte van onze afwezigheid. Maar wat zijn de geheimen achter een effectief afwezigheidsbericht?

1. Punctionaliteit is key

Belgische werknemers ontvangen dagelijks een overweldigend aantal e-mails. Na een vakantie liggen er bergen ongeopende mails op je te wachten. Wil je ontspannen van je vrije tijd genieten? Stel je out-of-office-melding dan twee tot drie dagen op voorhand in. Op deze manier krijg je de kans om eventuele dringende taken nog af te ronden. Ook kunnen de mensen die je e-mailen alvast rekening houden met je afwezigheid.

 2. Benader het als marketing 😎

Herken je volgende typische en onpersoonlijke out of office? "Wegens vakantie kan ik je e-mail helaas niet beantwoorden. Na 21 augustus neem ik zo spoedig mogelijk contact met je op." Zo’n bericht maakt geen indruk! Dus maak van de gelegenheid gebruik om jouw lezer te verwennen met een uitnodigend en vriendelijk automatisch antwoord. Als goed gedoseerd, kunnen humor of emoji’s een glimlach op het gezicht van de ontvanger toveren. Ook ChatGPT kan je altijd bijstaan voor extra creativiteit.

Opgelet! Een vleugje humor kan effectief zijn, maar houd er rekening mee dat iedereen je e-mail kan ontvangen. Kies daarom je woorden zorgvuldig en zorg voor een klantvriendelijke toon.

3. Laat jouw WhatsApp ook op vakantie zijn

Steeds vaker wordt WhatsApp voor zakelijke doeleinden gebruikt. Breng je WhatsApp-contacten op de hoogte van je vakantie door je profielfoto te vervangen door een afbeelding met bijvoorbeeld de tekst "Op vakantie tot 21 augustus". Zo weten ze dat je ook op WhatsApp tijdelijk niet bereikbaar bent. Anderen begrijpen ook zo dat je via deze weg onbereikbaar bent tijdens je vakantie. Simpel, maar ingenieus!

 

4. Maak het bericht persoonlijk en positief

Vergelijk eens de volgende zinnen:

"Ik ben afwezig tot 21 augustus. Mijn mail wordt niet gelezen of doorgestuurd."

of...

"Op maandag 21 augustus ben ik weer aanwezig. In deze mail lees je bij wie je tijdens mijn afwezigheid terechtkunt."

De tweede zin is klantvriendelijker. Formuleer je out of office boodschap op een persoonlijke manier, zodat de ontvanger zich gewaardeerd voelt. Vermijd negatieve formuleringen zoals "Ik ben niet aanwezig en mijn e-mails worden niet gelezen of doorgestuurd”.

 5. Verwerk volgende essentiële informatie in je afwezigheidsbericht

  • De periode van jouw afwezigheid: dit helpt de lezer beslissen of hij zal wachten op jouw terugkeer of niet.
  • De reden van je afwezigheid: wees kort en bondig, zonder te hard in detail te treden. De meeste mensen zijn niet écht geïnteresseerd in de reden van je afwezigheid. Ze willen gewoon weten of je een lange tijd afwezig bent. Vermijd dus termen als “genieten van een welverdiende vakantie”.
  • De datum waarop je terug bent van vakantie.
  • Welke collega bereikbaar is tijdens jouw vakantie. Wie kan vragen beantwoorden met betrekking tot jouw werkzaamheden? Dit kan een link zijn naar het telefoonnummer of de e-mailbox van jouw afdeling.

6. Wees behulpzaam en bied alternatieven

Deze tip sluit naadloos aan bij de vorige. Hoe vaak zie je niet: “Voor dringende vragen neem je contact op met collega X”?

Hiermee zorg je ervoor dat de lezer zich ongemakkelijk voelt om contact op te nemen. Je bericht komt over als “collega X zal het waarschijnlijk al druk genoeg hebben, dus overlaad hem of haar niet met extra werk”. Laat liever weten dat "collega X of afdeling Y altijd klaarstaan om je te helpen".

7. Lees je jouw mail tijdens de vakantie?

E-mails zijn tegenwoordig op elk moment en overal toegankelijk, zelfs op vakantie. Veel mensen verwachten dan ook dat je bij dringende zaken toch even antwoordt. Als je van plan bent echt even afstand te nemen van je mailbox (en dat is toch wel dé tip!), maak dan duidelijk in je automatische bericht dat je e-mails niet zult lezen. Verwijder je mail van je smartphone of schakel op zijn minst pushmeldingen uit, zodat je niet in de verleiding komt.

Fijne vakantie als jij vakantie hebt!

PS Waarom hebben we nog steeds geen out of office bericht-functie op Twitter, Facebook en Whatsapp? LinkedIn biedt sinds 2020 wel de ‘Away Message’-functionaliteit, maar dit is wel een premiumfunctie.