AFAS Direct in de praktijk: kosten, voorwaarden en implementatie uitgelegd
Met AFAS Direct start je met ERP-software zonder aparte opstartkosten. Dat klinkt aantrekkelijk als je boekhouding, klantgegevens en projecten vandaag in losse tools zitten. Toch wil je vóór je beslist meer weten: wat betaal je per maand en hoeveel werk neem je zelf op? In deze blog lees je wat je mag verwachten en wat je vooraf best afspreekt.
Voor kmo's die zelf aan de slag willen
AFAS Direct is bedoeld voor digitaal vaardige kmo's met 5 tot 50 medewerkers. Denk aan een projectbedrijf dat uren en facturen wil verbinden of een handelsbedrijf dat orders centraal wil opvolgen. Je vertrekt vanuit een vaste template: een basis waarin processen al klaarstaan. De vraag is dus ook of jouw team tijd heeft om daarmee aan de slag te gaan.
Wat kost AFAS Direct en wat is inbegrepen?
AFAS Direct start vanaf €275 per maand voor vijf medewerkers, zonder aparte opstartkosten. Je maandbedrag hangt af van je bedrijfsgrootte. De software, implementatie, begeleiding op afstand en support zijn inbegrepen. Bekijk het aanbod op de pagina over AFAS Direct.
Onderdeel | Wat betekent dit voor jou? |
| Maandbedrag | Vanaf €275 voor vijf medewerkers. Laat het bedrag voor jouw organisatie berekenen. |
| Opstartkosten | Je betaalt geen aparte opstartkosten. |
| Eigen tijd | Je (team) maakt tijd vrij om de software te leren kennen, in te richten en te testen. |
€0 opstartkosten betekent dus dat je geen aparte opstartfactuur krijgt. Je betaalt wel voor het gebruik en investeert zelf tijd. Neem die uren mee wanneer je het totale kostenplaatje bekijkt.
Welke voorwaarden maken AFAS Direct geschikt voor jouw kmo?
AFAS Direct past bij een kmo die digitaal vaardig is, met standaardprocessen wil werken en zelf tijd vrijmaakt voor de inrichting. Je hoeft geen IT-diploma te hebben. Wel moet iemand begrijpen hoe jullie werken en vlot met software omgaan.
Drie zaken helpen je om die keuze te beoordelen:
- Digitale kennis
Er is iemand die graag software leert kennen en instellingen uitwerkt. - Een duidelijke verantwoordelijke
Iemand volgt de inrichting op, verzamelt vragen en betrekt collega's. - Bereidheid om de standaard te volgen
Je bekijkt hoe je processen eenvoudiger kan organiseren vanuit de aangeboden basis.
Financieel en CRM vormen de basis van AFAS Direct. Daarbij kies je voor Projecten of Ordermanagement. Zo werk je als projectorganisatie met klantgegevens, projecten, uren en facturatie. Een handelsbedrijf verbindt klantvragen, orders, leveringen en facturen. Meer over die pakketten lees je op de softwarepagina.
Wat richt je zelf in en welke hulp krijg je?
Je richt de software grotendeels zelf in met een online cursus en begeleiding van een AFAS-consultant op afstand. Je vertrekt vanuit de AFAS-template, dat geeft houvast bij de keuzes die je maakt. Zelf inrichten vraagt meer dan gegevens invoeren. Bepaal bijvoorbeeld welke klantgegevens je wil meenemen en wie welke informatie mag bekijken.
Neem bijvoorbeeld een projectbedrijf. Voor je start, wil je weten wie projecten aanmaakt, wie uren registreert en wie de facturatie controleert. Test daarna een volledig voorbeeld: van een klant en een project tot geregistreerde uren en een factuur. Zo ontdek je waar nog een instelling of afspraak ontbreekt.
Verzamel je vragen voor de consultant zo concreet mogelijk. "Hoe richten we de controle van uren in?" geeft meer richting dan "Hoe werkt projectbeheer?". Bespreek vooraf ook hoe de begeleiding wordt gepland en welke taken bij jouw team blijven.
Hoe verloopt de implementatie van AFAS Direct?
De implementatie van AFAS Direct bestaat uit drie stappen: een startgesprek, zelf inrichten met ondersteuning en de livegang met nazorg. Gemiddeld werk je binnen twee maanden met je belangrijkste processen in de software van AFAS. De precieze doorlooptijd hangt ook af van je voorbereiding en de tijd die je (team) vrijmaakt.
1- Samen je processen in kaart brengen
Je start met een gesprek van ongeveer drie uur met een AFAS-consultant op afstand. Dat kan online of in het AFAS Clubhuis. Samen breng je jouw bedrijfsprocessen in kaart en bekijk je hoe die passen binnen de standaardinrichting van AFAS.
Tijdens dit gesprek krijg je ook hulp bij het inloggen in onze software, het klantportaal en de online leeromgeving. Zo heb je toegang tot wat je nodig hebt om zelf aan de slag te gaan.
2- Zelf inrichten, met ondersteuning
Daarna richt je de software zelf in vanuit de vaste template. Je gebruikt de online leeromgeving en krijgt ondersteuning bij vragen. Jij voert de implementatie uit. De consultant op afstand helpt je op weg en volgt je voortgang op.
Na elke fase is er een contactmoment. Je bespreekt waar je staat, welke vragen nog openstaan en wat de volgende stap is. Die opvolging helpt je om gericht verder te werken.
3- Livegaan en verder geholpen worden
Bij de livegang en de nazorg bespreek je de laatste vragen en openstaande punten. AFAS licht ook toe hoe je daarna gebruikmaakt van support en verdere begeleiding. Je krijgt ook uitleg over hoe je wensen voor de software kan doorgeven. Zo weet je ook na de implementatie waar je terechtkan en hoe je verder bouwt op je inrichting.
Welke afspraken maak je vóór je start?
Bespreek voor je start wat je betaalt, welke processen je inricht en hoe de begeleiding verloopt. Zo hebben jouw team en AFAS dezelfde verwachtingen.
Breng daarnaast bijzondere wensen ter sprake. Wil je bijvoorbeeld gegevens uit oude software overzetten of een koppeling met een ander pakket behouden? Beoordeel vooraf wat mogelijk is, wie het uitvoert en of er extra kosten zouden zijn.
Maak tot slot samen een haalbare planning. Spreek af wie intern verantwoordelijk is, hoeveel tijd die persoon vrijmaakt en welke processen klaar moeten zijn om te starten. Zo vertaal je de belofte van snel starten naar afspraken die bij jouw kmo passen.
FAQ
1- Moet ik kunnen programmeren om AFAS Direct in te richten?
Nee, je hoeft niet te kunnen programmeren. Je moet wel digitaal vaardig zijn en bereid zijn om de software goed te leren kennen. Je werkt vanuit een template met begeleiding op afstand.
2- Hoeveel tijd moet ik vrijmaken?
Dat hangt af van je gegevens, processen en ervaring met software. Voorzie tijd voor de cursus, inrichting, overleg en testen. Maak voor de start samen met AFAS een inschatting voor jouw kmo.
3- Krijg ik nog ondersteuning nadat ik gestart ben?
Zeker, support na de implementatie is inbegrepen. Je kan dus ook na de start met vragen terecht bij AFAS.
Ontdek wat AFAS Direct voor jouw kmo betekent
Stel je pakket samen en gebruik je resultaat als basis voor een gesprek met AFAS. Bespreek je processen, beschikbare tijd en budget. Zo krijg je duidelijkheid over de prijs en de aanpak voor jouw kmo.