Haal meer uit AFAS Profit & Insite met deze verborgen parels

Je werkt elke dag met AFAS Profit en InSite. De basis staat goed, van finance en HR tot CRM en workflows. Maar vaak zitten er in diezelfde omgeving nog functionaliteiten die je helpen om minder handmatig te controleren, sneller de juiste data te vinden en opvolging beter te bewaren. Veel organisaties gebruiken die mogelijkheden nog niet, simpelweg omdat ze ze niet kennen of niet goed weten hoe ze werken. Daardoor blijven controles, data en opvolging soms onnodig manueel, terwijl het eigenlijk eenvoudiger kan.

In deze blog ontdek je verborgen functionaliteiten die je misschien nog niet gebruikt, maar die wel helpen om slimmer te werken in je AFAS-omgeving.

Waarom dit interessant is voor Belgische organisaties

Belgische kmo’s, social profitorganisaties en grotere bedrijven hebben vaak dezelfde uitdaging. Er is veel administratie, maar weinig tijd om alles handmatig op te volgen. Denk aan financiële controles, goedkeuringen, rapportage, functiescheiding en interne afspraken. AFAS Profit en InSite kunnen daarin veel werk uit handen nemen. Zeker als je de functies gebruikt die vandaag misschien nog niet op je radar staan.

 

Parel 1: Control framework maakt controles minder afhankelijk van mensen

De eerste verborgen parel zit in de procescontrole binnen AFAS Profit: het control framework. Hiermee leg je controlepunten vast die automatisch toezien op je bedrijfsprocessen.

Dat is handig voor organisaties die moeten voldoen aan wetgeving, certificeringen of interne afspraken. Denk aan ISO 27001, CSRD, kwaliteitsbeheer of interne audits. Je moet dan niet alleen zeggen wat je doet, maar ook kunnen aantonen dat je het doet. Met het control framework breng je die informatie samen in één systeem. Je legt beleid, processen, risico’s en beheersmaatregelen vast. Daarna kan je taken toewijzen aan de juiste personen en opvolgen of alles op tijd gebeurt.

Zo wordt een audit geen zoektocht in losse Excel-lijsten, documenten en e-mails. De informatie staat centraal in Profit en InSite. Dat geeft auditors, directie en verantwoordelijken sneller zicht op wat er is afgesproken, wie wat doet en welke controles zijn uitgevoerd. Je hoeft ook niet groot te starten. Kies één proces dat vandaag vaak vragen oproept. Bijvoorbeeld een ISO-controle, leveranciersbeheer, factuurgoedkeuring of het opvolgen van risico’s. Van daaruit kan je stap voor stap uitbreiden.

Meer weten over de inrichting? Bekijk de uitleg over het control framework op AFAS Help.

Parel 2: Finance auditor geeft sneller zicht op je boekhouding

Een tweede onbenutte parel vind je in het financiële deel van AFAS Profit: de finance auditor. Deze functionaliteit helpt je om je boekhouding sneller en gerichter te controleren. Dat is vooral handig bij de maand- of jaarafsluiting. Op zo’n moment wil je zeker zijn dat de cijfers kloppen. Met de finance auditor kan je controles uitvoeren op basis van vaste auditregels. Denk aan openstaande posten, grootboekrekeningen, btw-codes of verschillen die extra aandacht vragen.

Profit geeft daarbij duidelijk aan wat een fout is en wat een waarschuwing is. Zo weet je sneller waar je eerst naar moet kijken. Je kan ook doorklikken naar de bron van de melding, zodat je het probleem meteen op de juiste plek kan nakijken of oplossen. Gebruik je de finance auditor in je periodeafsluiting? Dan kan je controles op vaste momenten laten terugkomen. Zo werk je elke maand op dezelfde manier en kan je achteraf aantonen welke controles zijn uitgevoerd.

Meer weten over de inrichting? Bekijk de uitleg over de finance auditor op AFAS Help.

 

Parel 3: Campagnes maken de impact van klantacties zichtbaar

Wil je gerichter opvolgen wat je doet voor klanten of prospects? Dan zijn campagnes in Profit een handige functie. Met campagnes bundel je acties voor een specifieke doelgroep. Zo hou je makkelijk overzicht over wie je wil bereiken, welke acties lopen en wat er nog moet gebeuren.

Dat is handig bij evenementen, naamsbekendheidsacties, leadcampagnes of commerciële acties. Je koppelt je doelgroep aan de campagne en houdt daarna zicht op de voortgang. Zo weet je wie betrokken is, welke vervolgacties nodig zijn en welke communicatie al gebeurd is. Omdat campagnes gekoppeld zijn aan forecasts, krijg je ook beter zicht op de commerciële waarde. Een accountmanager of verkoper kan een verwachte forecast of gescoorde order koppelen aan de campagne. Zo zie je wat een campagne al heeft opgeleverd of mogelijk nog zal opleveren.

Vanuit het digitale campagnedossier vind je alle verkoopacties en correspondentie terug die bij de campagne horen. Dat maakt opvolging eenvoudiger voor marketing én sales.

Meer weten over de inrichting? Bekijk de uitleg over campagnes op AFAS Help.

Parel 4: Importsjablonen maken data inladen eenvoudiger

Werk je vaak met data-imports in Profit? Dan zijn importsjablonen een handige functie om te kennen. Vanuit een importdefinitie maak je eenvoudig een Excel- of CSV-bestand met meteen de juiste kolommen en veldnamen. Zo weet je op voorhand welke gegevens je nodig hebt en verklein je de kans op fouten tijdens het importeren.

Importsjablonen zijn bijvoorbeeld handig bij:

  • Het importeren van nieuwe medewerkers
  • Het opladen van klanten of leveranciers
  • Periodieke imports vanuit een ander systeem
  • Data die een externa partner moet aanleveren

Zo vermijd je foutmeldingen, onduidelijke kolommen en heen-en-weer gemail. De juiste structuur staat klaar, waardoor correcte data sneller in Profit geraakt.

Meer weten over de inrichting? Bekijk de uitleg over importsjablonen op AFAS Help.

Parel 5: AFAS Pocket maakt actie nemen eenvoudiger

Ook in de mobiele app van AFAS zit meer gemak dan je op het eerste gezicht ziet. Met AFAS Pocket maken vooral het snelmenu en pushmeldingen dagelijkse processen een pak sneller. Via het snelmenu geef je medewerkers direct toegang tot acties die ze vaak nodig hebben, zoals verlof aanvragen, een declaratie indienen, een InSite-formulier openen of een workflow starten.

Pocket push helpt dan weer om taken sneller onder de aandacht te brengen. Een medewerker krijgt een melding op de smartphone wanneer er iets klaarstaat, zoals een goedkeuring, HR-aanvraag, factuur of taak. Zo blijft een proces minder snel liggen in een mailbox. Samen maken het snelmenu en pushmeldingen selfservice eenvoudiger. Medewerkers vinden sneller hun weg en acties worden sneller opgevolgd. Voor je organisatie betekent dat minder losse mails, minder vertraging en meer processen die echt via AFAS verlopen.

Meer weten over de inrichting? Bekijk de uitleg over AFAS Pocket app op AFAS Help.

Parel 6: Vrije bestanden geven losse data een vaste plek

Soms wil je informatie bijhouden die niet standaard in Profit zit, maar wel belangrijk is voor je organisatie. Daarvoor zijn vrije bestanden handig. Met vrije bestanden maak je zelf extra tabellen aan in Profit. Zo leg je precies de gegevens vast die jij nodig hebt, op een manier die past bij je eigen processen.

Je bepaalt zelf welke velden en tabbladen je nodig hebt. Denk aan een datumveld, tekstveld, volgnummer, status of keuzelijst. Zo kan je bijvoorbeeld een schoonmaakschema, updateschema, interne opvolglijst of lijst met publicaties centraal beheren in Profit. Het grote voordeel is dat deze data niet langer los in Excel staat. Je kan ze beheren in Profit, tonen in InSite en koppelen aan de juiste autorisaties. Zo bepaal je wie de informatie mag raadplegen, toevoegen of aanpassen. Op die manier wordt losse data beter bruikbaar in je processen. Je werkt centraler, veiliger en met meer structuur.

Meer weten over de inrichting? Bekijk de uitleg over vrije bestanden op AFAS Help.

FAQ

1- Hoe weet ik met welke 'parel' ik het best start in mijn organisatie?

Een goede aanpak is om te vertrekken van een concreet pijnpunt. Waar gaat vandaag nog veel tijd verloren in Excel, e-mail of manuele controles? Kies één proces (bv. factuurgoedkeuring, risico-opvolging, import van medewerkers, campagne-opvolging) en koppel daar één functionaliteit aan (control Framework, finance auditor, importsjablonen, campagnes, …). Start klein, test met een beperkte groep gebruikers en breid daarna stap voor stap uit.

2- Heb ik technische kennis nodig om deze functionaliteiten in te richten? 

Voor de meeste functies heb je geen diepgaande technische kennis nodig. Een goed begrip van je processen is vaak veel belangrijker. Campagnes, importsjablonen, vrije bestanden en AFAS Pocket kan je als key-user meestal zelf inrichten. Voor complexere onderwerpen, zoals het control framework of uitgebreide finance auditor-regels, is ondersteuning van je AFAS-beheerder of een consultant soms wel aangewezen. Zeker wanneer er koppelingen zijn met wetgeving, audits of andere kritische processen.

3- Hoe zorg ik dat medewerkers deze functies ook écht gaan gebruiken? 

Betrek gebruikers vanaf het begin en maak de drempel zo laag mogelijk. Hoe duidelijker het voordeel voor hen is, hoe groter de kans dat ze ermee aan de slag gaan. Denk bijvoorbeeld aan snelmenu’s in AFAS Pocket met alleen de acties die ze echt nodig hebben, overzichtelijke InSite-pagina’s, korte handleidingen of schermopnames en gerichte autorisaties. Zo ziet elke gebruiker enkel wat voor hem of haar relevant is. Start bij voorkeur met een pilootgroep, verzamel feedback en verfijn de inrichting voor je breder uitrolt.

Wil jij ook slimmer werken?

Download de brochure voor meer informatie of bel ons op 015 28 19 10