Un système e-HR permet d’impliquer les employés dans leur propre administration RH. Ils introduisent et nourrissent eux-mêmes leurs données RH. Les outils e-HR modernes sont faciles à utiliser : ils ressemblent à des applications et ne demandent qu’une connexion internet. Le département RH devient lui-même extrêmement efficace et proactif grâce à l’e-HR, ce qui conduit directement à une économie de temps et de coûts. De plus, avec le temps gagné, le département RH peut se concentrer davantage sur le soutien personnel et l’accompagnement des employés.
Véronique a besoin d’un peu de vacances après une période chargée et souhaite savoir si elle peut encore prendre quelques jours. Le soir, assise dans son fauteuil, elle ouvre l’outil e-HR sur sa tablette. Sa photo de profil est un peu dépassée, et elle décide de la remplacer elle-même par une plus récente. Ensuite, elle appuie sur l’icône en forme de transat pour voir le nombre de congés restants. Elle indique dans le calendrier correspondant les jours où elle souhaite pendre congé. Le jour suivant, sa responsable directe découvre les congés à approuver dans son tableau de bord e-HR et les valide. Cette validation arrive ensuite sur le tableau de bord du responsable RH, qui enregistre officiellement la demande de congé en un clic, et accepte la nouvelle photo de profil. Plus tard dans la journée, le responsable du personnel discutera avec Véronique pour voir si elle s’est remise de cette période chargée.
Une plateforme e-HR peut être utilisée comme plateforme de communication interne. Ce canal est le moyen idéal de laisser les employés participer, réfléchir et s’informer. L’actualité de l’organisation et des départements est notamment disponible pour chaque employé sur l’e-HR. Vous pouvez partager les anniversaires et les annonces personnelles de manière digitale. De plus, des sondages et des enquêtes peuvent être lancés afin de faire ressortir des informations utiles à la prise de décisions importantes.
Thomas est souvent sur la route et n’a donc pas souvent l’occasion de découvrir ce qu’il se passe sur son lieu de travail. Son employeur projette d’adapter l’offre de services et souhaite savoir s’il existe un enthousiasme suffisant en interne. Au lieu d’accrocher un document sur le tableau d’affichage ou de faire une annonce via le management, la nouvelle est envoyée à l’ensemble des employés via le tableau de bord e-HR. Ainsi, Thomas est également directement tenu au courant et impliqué dans le processus. Le département de communication sait déterminer le pourcentage du personnel qui a ouvert et lu l’annonce. Une enquête électronique peut directement être lancée via l’outil e-HR pour sonder les opinions. Pendant qu’il attend ses enfants à la sortie d’école, Thomas regarde son tableau de bord sur son smartphone, lit l’annonce et donne son avis via l’enquête.
Les nouvelles générations de travailleurs ont grandi dans un monde digital, où tout le monde est égal. Elles attendent de leur employeur qu’il les satisfasse directement, et ne veulent pas lire les actualités sur un tableau d’affichage ou avoir plein de documents en papier. Un outil e-HR permet à votre organisation d’être considérée comme un employeur moderne et attrayant.
Pierre, la vingtaine, cherche un deuxième job. Dans son emploi précédent, il a acquis beaucoup d’expérience, mais il trouvait curieux de voir sa boîte mails inondée de choses à faire, et de toujours devoir aller remettre des documents en papier au département RH. Il cherchait un employeur qui correspond à sa réalité digitale et où le flux de papier appartient au passé. Pierre était ravi d’apprendre que son futur employeur disposait d’un outil e-HR lui permettant, via un tableau de bord personnalisé, de gérer lui-même ses affaires RH et d’être informé sur les tâches méritant son attention grâce aux workflows intégrés.
Robert Koelman (Twitter : @RobertKoelman) est directeur d’AFAS Software Belgique, un créateur de logiciels dynamiques spécialisé dans les logiciels professionnels en ligne. Depuis huit ans, Robert a acquis une solide expérience en automatisation des différents processus administratifs : (e-)HR, CRM, comptabilité, projets et logistique, tant pour les petites que les grandes entreprises, et quel que soit leur secteur. Robert Koelman est expert en automatisation et processus métiers, ainsi que leurs influences réciproques.