AFAS travaille pour le développement et l’implémentation de son logiciel e-HR en étroite collaboration avec les employés RH des entreprises. Au fil du temps, il a pu remarquer que de tous les processus administratifs des départements RH, la procédure de recrutement et de sélection est souvent la moins automatisée. Pour ces raisons, le développeur de logiciel a décidé de dresser la liste des principaux problèmes rencontrés lors d’une procédure de sollicitation. Les points suivants sont souvent les plus cités :
La publication de l’offre d’emploi, la collecte et l’étude des candidatures et le traitement des réponses sont considérés par les répondants comme un processus de longue haleine.
Dans de nombreux cas, la procédure de recrutement n’est pas suffisamment automatisée et numérisée, et conduit à beaucoup de paperasserie, souvent inutile. Les entreprises semblent encore travailler avec des piles de lettres de motivation et de CV imprimés qui passent de main en main en interne.
Parce que les processus de recrutement ne sont souvent pas assez automatisés, il y a une faible vue d’ensemble des réponses entrantes et du statut des candidatures. Un fichier Excel reprenant une liste des candidats est souvent la seule base.
A coté des lettres de motivation, il y a aussi les candidatures via e-mail, les messages de candidature sur les médias sociaux, et diverses annonces via des sites d’emplois. L’inventorisation et le traitement des réponses via ces différents canaux nécessitent plus de temps.
D’après les répondants, les processus de recrutement seraient souvent dépassés dans de nombreuses entreprises. Pour susciter l’intérêt de la Génération Y, les procédures standard – où le candidat envoie une lettre de motivation accompagnée d’un CV, et attend une réponse - ne suffisent plus.
AFAS Software s’étonne que l’automatisation du processus de recrutement soit à la traine dans de nombreuses entreprises. « Alors que les organisations automatisent et numérisent entièrement leurs processus, elles les utilisent encore très peu pour les procédures de recrutement », explique Robert Koelman, directeur d’AFAS Software en Belgique. «Pourtant, un temps et des économies considérables sont à la clé. Nous plaidons même pour le ‘Sollicitant Self Service’, avec lequel les candidats potentiels peuvent postuler via un portail de candidature intégré. Cette plateforme comprend dans son front office toutes les informations relatives à la candidature, et dans son back office, l’ensemble du processus de recrutement est automatisé. Tout fonctionne en interne via des workflows dans notre outil d’e-HR. Il n’y a plus de lettre imprimée ou de fichier Excel à adapter. »
De plus, un processus de candidature digital augmente l’implication des candidats et donne une image moderne de l’entreprise. « Dans de nombreux cas, une candidature est une ‘boite noire’. Avec un processus de candidature automatisé, l’employé potentiel accèdera à un portail en ligne avec l’état de sa procédure et éventuellement des informations supplémentaires sur la culture d’entreprise », conclut Robert Koelman.