In deze blog willen we je op de hoogte brengen van de verplichte tijdsregistratie in de schoonmaaksector. Hier vind je alle essentiële punten, zodat je helemaal op de hoogte bent van deze wetgeving!
De regels rond aanwezigheidsregistratie zijn al langer onderwerp van gesprek binnen de schoonmaaksector, maar sinds september 2024 zijn ze ook effectief van kracht. Wat begon als een begeleidende overgangsperiode is intussen uitgegroeid tot een wettelijke verplichting waar schoonmaakbedrijven niet meer omheen kunnen. De maatregel geldt voor elk bedrijf dat schoonmaak werken uitvoert op locatie bij klanten. Alle werknemers moeten elektronisch geregistreerd worden bij aankomst, vertrek en onderbrekingen zoals pauzes. De registratie is niet langer optioneel, maar een expliciete wettelijke vereiste. Sinds 1 mei 2025 zijn ook de controles aangescherpt. Wie sindsdien nog niet registreert terwijl dat wel verplicht is, handelt in strijd met de wet en riskeert sancties. Inspectiediensten voeren actief controles uit op naleving.
Tussen september 2024 en april 2025 gold een overgangsregeling voor de aanwezigheidsregistratie bij bepaalde schoonmaakopdrachten. In die maanden lag de focus van de RSZ-inspectiediensten vooral op informeren en begeleiden. Boetes bleven uit, zolang er geen sprake was van bewuste fraude. Die fase ligt intussen achter ons. Sinds 1 mei 2025 is de tolerantieperiode officieel afgelopen en kunnen inspecteurs daadwerkelijk sancties opleggen bij bedrijven die de verplichte registratie niet naleven.
Concreet: voer je schoonmaak- of onderhoudswerken uit aan een gebouw voor een klant, en valt die werkplek onder de regels van artikel 30bis? Dan ben je als werkgever verplicht om elke aanwezige werknemer, onderaannemer, zelfstandige of leerling correct te registreren via de Check In and Out at Work-app. Inclusief pauzes.
Wie dit nog niet op orde heeft, pakt dat dus best zo snel mogelijk aan. Niet alleen om boetes te vermijden, maar ook om de administratie overzichtelijk te houden.
Al vanaf 2014 is de aanwezigheidsregistratie verplicht in de bouwsector. Dit wordt nu uitgebreid naar de schoonmaaksector omdat er ook in deze branche behoefte is aan meer duidelijkheid en transparantie omtrent tewerkstelling.
Het doel van deze maatregel is om gelijke kansen te creëren voor alle bedrijven, sociale fraude tegen te gaan en te zorgen voor eerlijke arbeidsomstandigheden voor alle werknemers in de schoonmaaksector.
Voor wie geldt de verplichting niet:
Het registreren van de aanwezigheid van je werknemers is eenvoudiger dan het klinkt. Je hoeft alleen maar bij te houden wie wanneer op de werkvloer is. Dit kan via een tijdsregistratiesysteem (bijvoorbeeld Appreo of Geodynamics) welke je kan koppelen aan je AFAS-omgeving. De gegevens moeten uiterlijk de dag na de uitvoering van de werkzaamheden vastgelegd worden.
Door correcte tijdsregistratie houden werkgevers in de schoonmaaksector zich aan de nieuwe wetgeving en vermijden ze boetes. Met een efficiënt en geautomatiseerd systeem helpt deze registratie ook bij het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Bovendien verbetert het de bedrijfsefficiëntie en versterkt het de relatie met werknemers.
De praktijk begint op de werkvloer. Via een gebruiksvriendelijke app op hun smartphone registreren schoonmakers hun starttijd, pauzes en stoptijd. Deze gegevens worden automatisch doorgestuurd naar jouw AFAS-omgeving. En precies daar begint de echte meerwaarde. AFAS verwerkt de binnengekomen tijdsregistraties volledig automatisch: gewerkte uren komen in de nacalculatie terecht, vormen de basis voor de facturatie naar je klant en worden gekoppeld aan de correcte verloning van je medewerkers. Alles loopt door zonder manueel tussenkomen. En dat niet alleen: ook de registratieverplichting naar de overheid toe wordt meteen afgehandeld, volgens de geldende normen.
Of je nu net start met digitalisering of al een stap verder staat, wij zorgen dat jouw systemen op punt staan. Samen maken we van aanwezigheidsregistratie geen verplicht nummertje, maar een opportuniteit.