Digitaal ondertekenen: snel, betrouwbaar en veilig

Wil je veilig, snel en eenvoudig je elektronische handtekening kunnen zetten? Dat kan met de software van AFAS.

Digitaal ondertekenen is volledig geïntegreerd in onze systemen. Weg papier, hallo volledige digitalisering en automatisering.


 

 

Digitaal ondertekenen: rechtsgeldig en eenvoudig

In bedrijfsprocessen worden flink wat handtekeningen gezet. Hoe doe jij dat? Printen, tekenen en weer scannen? Binnenkort niet meer. Want met de software van AFAS kun je binnen no-time handtekeningen zetten en daar komt geen printer aan te pas.

Is digitaal ondertekenen wel rechtsgeldig? Zeker, net zo rechtsgeldig als een krabbeltje op papier. Sterker nog: met onze audit trail heb je zelfs volledige bewijskracht met een e-handtekening in AFAS.

Twijfel je toch nog aan de betrouwbaarheid van digitaal ondertekenen? Lees er dan hier meer over.

Jouw organisatie beter laten
ondernemen, dat is onze missie

Start met standaardiseren, digitaliseren en automatiseren

 

Digitaal ondertekenen in de praktijk

Bekijk het voorbeeld

Voorbeeld: digitaal ondertekenen via AFAS Pocket

Hoe werkt digitaal ondertekenen in de dagelijkse praktijk? Als een document moet worden ondertekend, krijgt de desbetreffende medewerker of relatie dit als taak toegewezen. Dit kan op het medewerkersportaal of via de AFAS Pocket app zijn, maar externen ook op jouw eigen klantportal.

De AFAS Signing Service werkt met tweestapsverificatie via een sms-code. Om de handtekening te kunnen zetten, moet de ondertekenaar eerst de sms-code invoeren. Zo weten we zeker dat de handtekening ook echt wordt gezet door degene die hem moet zetten.

Als het document is ondertekend, komt er een extra blad onderaan het document te staan. Dit is de audit trail, waarin het complete proces staat beschreven. Hiermee heb je volledige juridische bewijskracht.

Vier voordelen van digitaal ondertekenen

 

Waarom digitaal ondertekenen? Omdat het noodzakelijk is voor het bedrijf van de toekomst. En omdat het juridisch geldig is, volledig inzicht biedt, supersnel (en dus locatie onafhankelijk) is en kosten bespaart.

Juridisch geldig

Door gebruik te maken van de geavanceerde elektronische handtekening ben je verzekerd van een juridisch geldige handtekening. Doordat ook alle stappen die zijn doorgelopen inzichtelijk zijn, heb je altijd een volle bewijskracht voor je elektronische handtekening.

Per land kunnen eigen regels gelden over de geldigheid van een geavanceerde handtekening voor de verschillende doeleinden. Bepaal zelf of de digitale handtekening van AFAS rechtsgeldig is voor het beoogd doel.

Volledig inzicht

Digitaal ondertekenen is volledig geïntegreerd in de software van AFAS. Dat betekent dat je de e-ondertekening eenvoudig kunt toevoegen aan je workflows. Je kunt ook zien waar in het proces het document zich precies bevindt.

In de audit trail staat het complete proces dat het document heeft doorlopen. De audit trail wordt na ondertekening toegevoegd aan het document. Zo heb je volledig inzicht in wie wanneer welke stap heeft gezet.

Ondertekenen in 1 minuut

Als je digitaal ondertekenen opneemt in je workflows, gaan processen veel sneller. Printen is verleden tijd voor medewerkers, leveranciers en klanten. Iedereen kan gewoon ondertekenen via het intranet, de AFAS Pocket app of het klantportaal.

Documenten worden met tweestapsverificatie binnen een minuut verzonden, ondertekend en teruggestuurd. Sneller en veiliger kan eigenlijk niet. Toch gek eigenlijk zo'n natte handtekening?

Kostenbesparend en groen

Als al je processen al digitaal verlopen, waarom zou je dan nog blijven printen voor handtekeningen? Door te kiezen voor elektronisch ondertekenen, verminder je het aantal administratieve handelingen. En dat scheelt tijd.

Digitaal ondertekenen is ook duurzaam. Je gebruikt veel minder papier. Dat is niet alleen goed voor het milieu, maar ook voor je portemonnee. Een echte win-winsituatie!

Voorbeelden van documenten die je kan ondertekenen

  • Arbeidsovereenkomsten*
  • Loonsbelastingverklaringen
  • Beoordelingsformulieren
  • Bewijs van goed gedrag 
  • Ontbindingsovereenkomsten
  • Offertes
  • Orders
  • Adviesdocumenten
  • Vaststellingsovereenkomsten
  • Verhuurcontracten

*Let op voor Belgische arbeidsovereenkomsten. Het Europese eIDAS-certificaat laat ruimte voor nationale invullingen. Waar in Nederland een geavanceerde handtekening (AES) volstaat, geldt in België voor arbeidsovereenkomsten traditioneel de vraag naar een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES). Wij zetten momenteel stappen om onze Signing Service naar het hoogste kwalificatieniveau over te zetten.

Wil je meer weten over digitaal ondertekenen?

Wij helpen je jouw bedrijfsprocessen te automatiseren.

Of bel ons op 015 28 19 10