Arkance is aanbieder van ontwerp- en simulatiesoftware voor engineertoepassingen. Tot hun klantenbestand behoren machinebouwers, architecten en studiebureaus. “Atlas Copco gebruikt onze software bijvoorbeeld om het ontwerp van hun compressoren uit te tekenen”, begint Jan zijn uitleg. “Met onze simulatiesoftware test je die ontwerpen dan op aspecten als sterkte en robuustheid.”
“We bieden zelf geen ERP aan. Maar we kunnen wél onze software koppelen aan het ERP-pakket waarmee onze klant werkt. Zo is het voor hun ingenieurs bijvoorbeeld mogelijk om te checken of een bepaald onderdeel nog in stock is.”
Jan komt dus geregeld in aanraking met ERP. Bij Arkance zelf koos hij na twee mislukte ERP-avonturen vóór AFAS. Ze zijn nu ongeveer één jaar live. “We gebruiken het voor onze boekhouding. De rapportering daarin is heel gemakkelijk. Ook heel het offertegebeuren loopt via AFAS. In vergelijking met vroeger is het voor onze sales vlotter en leuker werken. En dat is dan weer een stimulans om meer te verkopen. Alle gegevens zijn nu van eender waar toegankelijk. Via hun laptop of smartphone, van thuis uit of bij de klant: offertes zijn makkelijk raadpleegbaar en aanpasbaar.”
“We beheren er ook onze projecten in. Zo bewaren we het overzicht op de programmatie- en implementatiewerken bij onze klanten. Welke programmeurs, consultants en ingenieurs werken op welke projecten? Hoeveel uren zijn er al gepresteerd? Waaraan werkte die bepaalde programmeur precies? Hoeveel werk is er nog? En stemt dat overeen met wat we hadden voorzien? Zo kan de projectleider de timing en budgetten netjes en vlot opvolgen.”
“Ik heb dan weer het totaaloverzicht over alle projecten. En over alles wat beweegt binnen dit bedrijf. Mijn dashboard toont de totale marges en de totale omzet. Wat is er al gefactureerd? En welke kosten staan daar tegenover?”
“Zo maak je voor iedereen zichtbaar wat voor hem of haar relevant is. Nog een voorbeeldje. Onze verkopers hebben een variabel loon. Wel, nu weten ze op elk moment precies hoeveel ze die maand al verkochten. En dus ook hoeveel ze die maand zullen verdienen”, vertelt Jan. “Ook onze marketing gebeurt sinds kort in AFAS. HR is de volgende doelstelling.”
Bij Arkance rollen ze dus zowat het hele pakket uit. Bij hun twee vorige ERP’s is het nooit zover gekomen. “We hebben op dat gebied twee minder prettige ervaringen achter de rug. Een tijd terug traden we als bedrijf toe tot een grotere groep. Zij waren hevige voorstander van een bepaald ERP-pakket. Dus stapten wij ook over. Want wij waren toch niet echt tevreden van de software die we daarvoor gebruikten.”
“Maar die overstap bleek een serieuze achteruitgang. Een monster van een systeem! Heel compleet, dat wel, maar daardoor ook log. Terwijl wij net heel flexibel wilden zijn. Maar dat pakket was te lomp om fatsoenlijk mee te werken. Dus zijn wij een andere ERP-koers gaan varen.”
En zo kwam Jan terecht bij AFAS. “Een veel toffer product. En ook de manier waarop ze het voorstellen – vanaf de eerste demonstratie zat het meteen goed.”
“Ik ben fan, ja. Zowel van hun aanpak als het product zelf. Net omdat we uit zo’n moeilijke situatie komen. AFAS is gewoon veel gebruiksvriendelijker. Iedereen binnen Arkance ervaart dat – ook zij die er niet zoveel mee werken. Het is een echte verademing.”