Als hoofd van de boekhouding was Johan nauw betrokken bij de implementatie van AFAS. “Ik maakte zo’n automatiseringsproces al twee keer mee bij vorige werkgevers. Daar leerde ik heel wat uit. Dat je als bedrijf zelf goed je huiswerk moet maken over wat je wilt en wat niet. Maar ook het belang van een goede consultant. De software zelf mag nog top zijn, zonder advies en begeleiding lukt het niet.”
“Een goede consultant leeft zich helemaal in. Hij begrijpt je bedrijf. Snapt wat jij wilt dat het softwarepakket doet. De consultant van AFAS is daar erg handig in. Handiger dan de twee waar ik vroeger mee samenwerkte. Hij kent zijn product door en door. En denkt echt mee vanuit de wensen van onze onderneming. Hij dringt door tot de essentie – daar houd ik van. Mijn motto is dan ook: keep it simple and lean.”
Het resultaat bij Voith van al dat (denk)werk? “Een betere boekhouding. Beter omdat de rapportering nu veel gedetailleerder is. We hebben meer overzicht dan vroeger en zijn nu zeker dat de cijfers kloppen. De overstap naar AFAS heeft een grote impact gehad op ons bedrijf.”
“We werken ook sneller. Vroeger deed ik de berekeningen in Excel. De factuur maakte ik op in Word. Dan boekten we ze in. Tijdverlies! Dubbel tot zelfs driedubbel werk. Nu gebeurt dat allemaal in één stap. En opnieuw: de gegevens zijn correcter. Excel is een goed rekenblad, maar niet geschikt voor databeheer.”
Is er ook op vooruitgegaan: de projectadministratie. “Vroeger gebeurde dat in schriftjes. Boekjes vol met dittekes en dattekes waar niemand nog aan uitraakte. Nu verloopt dat allemaal geautomatiseerd”, besluit Johan. “De volgende stap is de integratie van de personeelsadministratie. En later nog het magazijnbeheer, de vaste activa en misschien zelfs het wagenpark – de mogelijkheden zijn enorm. Maar we doen het stapje per stapje.”