Als personeelsdienst werk je samen met verschillende dienstverleners. Denk aan je sociaal secretariaat, leasingmaatschappij en verzekeraars. Allemaal hebben ze hun eigen systemen, procedures en applicaties. “Onze HR-afdeling moest met een wildgroei aan toepassingen werken”, vertelt Egon. “Met veel tijdverlies als resultaat, want je moet de data van het ene systeem naar het andere pompen. Een Excelbestand hier, een website daar, … Een ramp voor wie efficiënt wil werken.”
“Dankzij AFAS centraliseren we alles in één softwarepakket: Profit. Van daaruit sturen wij de data naar de systemen en toepassingen van onze dienstverleners. Zo besparen we veel tijd.”
Een belangrijke knoop om door te hakken wanneer je een ERP-systeem selecteert: kies je voor een onbeschreven blad waarin je alles vanaf nul moet opbouwen? Of ga je voor software zoals die van AFAS, waarin de procedures en workflows ingebakken zitten? “Bij de Floré Groep hadden we geen zin om overbodig werk te doen”, zegt Egon. “Dus lag onze keuze voor de hand.”
“In AFAS Profit krijg je voor alle mogelijke processen een workflow. Daar is goed over nagedacht, zodat alles efficiënt verloopt. Daarnaast krijg je genoeg bewegingsruimte om je eigen wensen in de AFAS-software te verwerken. Neem nu het beheer van je wagenpark. Alle te ondernemen stappen en taken zitten in het standaardproces: onderhoud, verzekeringen, contracten, … Noem maar op. Wij gaan nog een stapje verder en willen van élke wagen de brandstofkosten inschatten. Dus voeren we de nodige informatie in Profit in: technische kenmerken van de wagens, brandstofprijzen, geschat aantal kilometers, … Zo weten we perfect wat een wagen ons op jaarbasis kost. Daarnaast hebben we een controletool die de prognose vergelijkt met de werkelijke kosten. Zo komen we eventuele misbruiken in het tankstation onmiddellijk op het spoor. AFAS maakt al die extra’s mogelijk.”
“Het resultaat van onze keuze voor AFAS? We werken nu véél efficiënter. Vroeger hadden we twee bedienden die elke maand drie stressvolle dagen beleefden om de loonadministratie rond te krijgen. Vandaag heeft één medewerker een halve dag nodig voor die klus. De tijd die vrijkomt, besteden ze aan écht HR-werk: mensen begeleiden in hun job.”
“Onze bedienden en arbeiders vinden nu alle relevante informatie uit hun personeelsdossier op het intranet. Ze houden hun gezinssamenstelling, adres en rekeningnummer zelf up-to-date. Wij krijgen een melding en sturen de info gebundeld naar ons sociaal secretariaat. Dat is ook een forse tijdsbesparing.”
“Onze dienstverleners moesten wel even slikken toen we onze nieuwe manier van werken aankondigden. Want ze moesten afstappen van hun werkwijze en meestappen in óns verhaal. Gelukkig waren ze daartoe snel bereid. Sterker nog: vandaag heeft ons sociaal secretariaat een partnership met AFAS. Iedereen gelukkig.”
"Ook in de tuinbouw hebben automatisering en digitalisering hun intrede dus gedaan. We zetten niet alleen in op hightech in onze laboratoria, maar ook in HR. De wereld digitaliseert en wij schakelen mee.", vertelt Lena De Meulenaere, verantwoordelijke Opleiding & Ontwikkeling en HR. "De divisie jongplanten richt zicht op de veredeling, vermeerdering en acclimatisatie van hoofdzakelijk orchideeën. We vermeerderen ze in een lab, laten ze opgroeien tot kwaliteitsvolle jonge planten en verkopen ze dan aan kwekers. Dat lange traject (1,5 tot 2 jaar) verloopt deels computergestuurd. De afdeling potplanten kweekt vooral azalea's en rododendrons, dat ze de klassieke serres. De derde divisie focust op handel en distributie: inkoop en verkoop van potplanten, die we via ons logistiek platform sorteren om naar de groothandel te gaan, helemaal digitaal gestuurd. Vooral in het voorjaar is het bij ons erg druk. Dan komen er bovenop onze 450 vaste medewerkers tot 100 losse medewerkers bij. Soms bellen we hen op om daags nadien al aan de slag te gaan. Geen evidentie. Het profiel van die mensen loopt sterk uiteen: studenten, gepensioneerden, zelfstandigen die wat willen bijverdienen, ..."
Ook bij HR zijn automatisering en digitalisering het marsorder. "We werken met een arbeiderspubliek, mensen die het niet gewoon zijn alle dagen achter de computer te zitten. Sommigen kampen ook met een taalbarrière. Bepaalde stappen doen we zonder te wachten op een akkoord van alle medewerkers. Natuurlijk voeren we veel steekproeven en we zetten in op samenwerking met de vakbonden, wat erg vlot verloopt."
"Het is belangrijk dat er niet te veel systeembeheerders komen, want die zouden een wirwar veroorzaken."
Een belangrijk digitaal platform voor de medewerkers is het intranet Floris. "Op dat systeem kunnen ze zelf hun adres wijzigen, inschrijven voor opleidingen, loonfiches opvragen, ... Dat doen ze voornamelijk op hun smartphone. Heel wat arbeiders hebben geen bedrijfsmailadres. Vandaar dat we twee jaar geleden beslisten iedereen toegang te geven tot ons wifi-netwerk. Daarop kwamen veel positieve reacties, in tegenstelling tot experimenteren met centrale computers op de werkvloer. Problemen met gsm'ende medewerkers tijdens het werk zijn er amper. In de labs zijn mobiele telefoons sowieso verboden om hygiënische redenen en geheimhouding."
Bij de ontwikkeling van tools voor medewerkers is de gebruiksvriendelijkheid een belangrijk gegeven. "Daar botsen we soms op grenzen. We werken met een two factor-authenticatie, onder meer om cyberaanvallen te vermijden. Je moet dus telkens een mailadres invullen met een wachtwoord en je moet een bevestiging krijgen. Dat doen de medewerkers niet graag. Vandaar dat het platform interessant genoeg moet zijn om er toch naartoe te gaan. Op vraag van de medewerkers schakelden we een maand geleden alvast de papieren loonbrief af. Als groen bedrijf gingen we graag op die vraag in."
"Nieuwsbrieven sturen we opnieuw per mail", vertelt De Meulenaere. "Niet iedereen bekijkt immers alle dagen Floris. We hingen wel een digitaal scherm in de kantine met de belangrijkste punten. Zaken die niemand mag missen, hangen we nog op papier uit." De digitalisering staat geen face-to-face communicatie in de weg: "Vanuit HR blijven we contactmomenten organiseren. De business praat maandelijks over de cijfers, strategie, uitdagingen, projecten, ... Daarnaast is opleiding belangrijk. In korte sessies van 20 minuten leren we bijvoorbeeld hoe Doccle werkt. De medewerkers helpen elkaar - en het zijn zeker niet altijd de jongeren die uitleg geven aan de ouderen..."
De belangrijkste reden om te digitaliseren, is efficiëntieverhoging. "Je moet bijvoorbeeld geen papier meer invullen en verwerken om vakantie aan te vragen. Het is duidelijk dat dit de administratieve last verkleint en de kans op menselijke fouten vermindert. Bovendien leven we in een wereld die steeds meer digitaliseert. Wij moeten mee als bedrijf en we willen dat ook onze medewerkers meegeven. Ze krijgen een rugzakje, dat ze zowel op het werk als privé kunnen gebruiken."
De Meulenaere vervult een soort brugfunctie als functioneel beheerder tussen de business, de medewerkers, IT en het systeem: "Het is belangrijk dat er niet te veel systeembeheerders komen, want die zouden een wirwar veroorzaken. Ik probeer er één lijn in te houden."
Vanuit haar functie als opleidingsverantwoordelijke ziet ze nog meer mogelijkheden: "We bekijken een LMS-systeem, een learning management system, maar daar zijn we nog niet klaar voor. We experimenteerden eerder met een online-cursus Excel, maar daar botsten we eveneens nog op grenzen. We reiken wel nieuwe tools aan, zoals OneNote. Hiermee kunnen we de medewerkers opleiden, zelfs al gebruiken ze die systemen maar gedeeltelijk op het werk. Ze kunnen ook privé van pas komen."