Floré Groep: "Met AFAS kregen we de controle weer in handen"

Hoe word je weer baas over je HR-administratie? Ook de Floré Groep uit Lochristi zocht het antwoord op die vraag. Het tuinbouwbedrijf heeft meer dan 500 medewerkers op de payroll staan. En die brengen een berg administratief werk met zich mee. Projectleider Egon Triest vertelt hoe hij met AFAS de teugels weer in handen kreeg.

Van versnippering naar centralisatie

Als personeelsdienst werk je samen met verschillende dienstverleners. Denk aan je sociaal secretariaat, leasingmaatschappij en verzekeraars. Allemaal hebben ze hun eigen systemen, procedures en applicaties. “Onze HR-afdeling moest met een wildgroei aan toepassingen werken”, vertelt Egon. “Met veel tijdverlies als resultaat, want je moet de data van het ene systeem naar het andere pompen. Een Excelbestand hier, een website daar, … Een ramp voor wie efficiënt wil werken.”

“Dankzij AFAS centraliseren we alles in één softwarepakket: Profit. Van daaruit sturen wij de data naar de systemen en toepassingen van onze dienstverleners. Zo besparen we veel tijd.”

Workflows met vrijheid

Een belangrijke knoop om door te hakken wanneer je een ERP-systeem selecteert: kies je voor een onbeschreven blad waarin je alles vanaf nul moet opbouwen? Of ga je voor software zoals die van AFAS, waarin de procedures en workflows ingebakken zitten? “Bij de Floré Groep hadden we geen zin om overbodig werk te doen”, zegt Egon. “Dus lag onze keuze voor de hand.”

“In AFAS Profit krijg je voor alle mogelijke processen een workflow. Daar is goed over nagedacht, zodat alles efficiënt verloopt. Daarnaast krijg je genoeg bewegingsruimte om je eigen wensen in de AFAS-software te verwerken. Neem nu het beheer van je wagenpark. Alle te ondernemen stappen en taken zitten in het standaardproces: onderhoud, verzekeringen, contracten, … Noem maar op. Wij gaan nog een stapje verder en willen van élke wagen de brandstofkosten inschatten. Dus voeren we de nodige informatie in Profit in: technische kenmerken van de wagens, brandstofprijzen, geschat aantal kilometers, … Zo weten we perfect wat een wagen ons op jaarbasis kost. Daarnaast hebben we een controletool die de prognose vergelijkt met de werkelijke kosten. Zo komen we eventuele misbruiken in het tankstation onmiddellijk op het spoor. AFAS maakt al die extra’s mogelijk.”

Minder stress, meer tijd

“Het resultaat van onze keuze voor AFAS? We werken nu véél efficiënter. Vroeger hadden we twee bedienden die elke maand drie stressvolle dagen beleefden om de loonadministratie rond te krijgen. Vandaag heeft één medewerker een halve dag nodig voor die klus. De tijd die vrijkomt, besteden ze aan écht HR-werk: mensen begeleiden in hun job.”

“Onze bedienden en arbeiders vinden nu alle relevante informatie uit hun personeelsdossier op het intranet. Ze houden hun gezinssamenstelling, adres en rekeningnummer zelf up-to-date. Wij krijgen een melding en sturen de info gebundeld naar ons sociaal secretariaat. Dat is ook een forse tijdsbesparing.”

Even slikken

“Onze dienstverleners moesten wel even slikken toen we onze nieuwe manier van werken aankondigden. Want ze moesten afstappen van hun werkwijze en meestappen in óns verhaal. Gelukkig waren ze daartoe snel bereid. Sterker nog: vandaag heeft ons sociaal secretariaat een partnership met AFAS. Iedereen gelukkig.” 


Meer weten over onze HR-oplossing?