GPS Time & Security: "heldere dashboards houden ons op koers"

Efficiënte tijdregistratie, personeelsplanning, toegangscontrole én camerabewaking. Alle software en hardware die je daarvoor nodig hebt, vind je bij GPS Time & Security in Genk: een familiebedrijf dat terugkijkt op een mooi parcours. Maar groei brengt ook uitdagingen met zich mee. Finance & HR-specialiste Sanne Lambie vertelt.

“Ons bedrijf is intussen dertig jaar oud en we hebben meer dan twintig medewerkers aan boord”, steekt Sanne van wal. “Elk jaar realiseren we 10 procent extra omzet en komen er gemiddeld twee nieuwe werknemers bij. Dus moesten we onze bedrijfsprocessen naar een hoger niveau tillen.”

Digitale verkoopdossiers

“Kwam er vroeger een offerteaanvraag bij ons binnen? Dan was dat de start van een nieuw papieren dossier. Gaf de klant ons onmiddellijk een oké? Geen probleem, dan ging de bal aan het rollen. Maar soms krijgen we de volgende reactie op onze offerte: ‘Interessant voorstel, maar ik heb nu geen budget. Bel me volgend jaar eens terug.’ Dat verkoopdossier verdween dan in de kast en helaas bleef het daar meestal liggen. Gemiste kansen!”

“Met AFAS schakelt ons verkoopteam een versnelling hoger. Alle verkoopdossiers bewaren we digitaal én centraal. Dus raadplegen onze verkopers de informatie waar en wanneer ze die nodig hebben. Bovendien krijgen ze een handige reminder wanneer het tijd is om opnieuw contact op te nemen met een potentiële klant. Verkoopkansen laten we nooit meer liggen.

GPS Time & Security, ERP software


"Dankzij AFAS maken we komaf met de administratieve rompslomp. Voortaan versturen we élke dag facturen. Drie administratieve medewerkers kregen de handen vrij voor andere taken."


Automatische facturatie

“Vrijdag was onze facturatiedag. Voor dat proces hadden we vier medewerkers nodig en een berg papier. Want onze consultants noteerden de gepresteerde uren op een bestelbon die de klant ondertekende. Die bonnen verzamelden we hier op kantoor, zodat een medewerker de gegevens kon ingeven in ons facturatiesysteem. Dan volgde er nog een controle, om uiteindelijk de facturen uit te printen en te versturen met de post. Tijdverlies!"

"Dankzij AFAS maken we komaf met de administratieve rompslomp. Onze consultants zetten de gepresteerde uren in hun digitale agenda. Via een webportal controleren ze die uren en keuren ze die goed. Daarna gaan de gegevens automatisch naar ons facturatiepakket. Resultaat? Voortaan versturen we élke dag facturen. Drie administratieve medewerkers kregen de handen vrij voor andere taken.”

GPS Time & Security, HR software

Klantportal

“Klanten konden ons via twee kanalen een probleem of vraag doorsturen: via de telefoon of via een algemeen e-mailadres. Die meldingen kwamen bij ons binnen zónder dat we de prioriteit ervan konden inschatten. En natuurlijk kwamen ze niet direct bij de juiste persoon terecht. Resultaat? Tijdverlies en teleurgestelde klanten.”

“Nu hebben onze klanten toegang tot een portaalsite waarop ze hun vragen en opmerkingen ingeven. Daarbij geven ze zélf aan wat de prioriteit is van hun vraag en ze sturen bijlages of screenshots mee als dat nodig is. Zo weten wij wie de klant het beste en het snelste kan  verder helpen. AFAS maakte van onze helpdesk een geoliede machine.”

Personeelsdossiers in de kast

Arbeidsovereenkomsten, ziektebriefjes, opdrachtwijzigingen, … Je verzamelt veel vertrouwelijke informatie in je personeelsdossiers. Die bewaarde ik vroeger allemaal op papier in een gesloten kast. Een prima aanpak als je bedrijf drie of vier medewerkers telt. Helaas groeit je kast niet mee met je bedrijf.”

“Met AFAS bewaren we onze personeelsdossiers digitaal en centraal. Vroeger hadden we drie archiefruimten om al onze dossiers te bewaren. Vandaag is dat er nog maar één. Ook onze CEO is blij. Want dankzij AFAS krijgt hij heldere dashboards die hem informeren over de KPI’s. Brutomarge bij verkoop, gemiddelde interventietijd bij een klantvraag, … Voor elk aspect van ons bedrijf heeft hij een dashboard waarop hij op elk moment de laatste stand van zaken ziet. Dat is onmisbare informatie om ons bedrijf op koers te houden.”


Meer weten over onze ERP-oplossing?