Ceulemans Security: "betere klantenservice dankzij AFAS"

“We winnen enorm veel tijd. Waardoor ook onze productiviteit stijgt. Maar het allerbelangrijkste is dat onze klantenservice is verbeterd.” Bij Ceulemans Security loopt de volledige workflow automatisch dankzij een koppeling tussen AFAS en Link2. Eric Vanhorenbeke geeft tekst en uitleg. Hij is medewerker van de back office bij de beveiligingsfirma.

“Wij bieden totaaloplossingen aan voor beveiliging: alarmsystemen, camerabewakingssystemen, toegangscontrole, branddetectie, kluizen… tot en met artikelbeveiliging in winkels. En dat zowel voor particulieren als bedrijven. Bij transportfirma Gosselin bijvoorbeeld, staan we in voor de beveiliging van hun terreinen en loodsen.”

 “Elke totaaloplossing is anders. Omdat elke klant specifieke wensen heeft. Het is aan onze verkopers om al die vragen zo goed mogelijk te vertalen naar de geschikte apparatuur. Daarna werken we een voorstel op maat uit en stellen we een offerte op”, vertelt Eric. “Dat gebeurt in AFAS Profit. Bij akkoord van de klant, wordt er vervolgens automatisch een verkooporder gegenereerd.”

Werkbon op de tablet

Dan volgt de volgende stap: de installatie. “Wij boeken voor onze techniekers een afspraak in bij de klant. Voor alle duidelijkheid: dat kan ook voor een onderhoud zijn. We hebben zes onderhouds- en vijf installatietechniekers op de baan. De afspraak komt dan samen met de werkbon binnen op hun tablet. En die werkbon volgt automatisch uit de verkooporder. Het is een oplijsting van alle nodige materialen. Zo weten ze wanneer ze waar moeten zijn. En wat de opdracht precies inhoudt.”

Ceulemans security werkt met AFAS Software

Maar daar stopt de automatisatie niet. “Via de tablet registreren onze techniekers hun werkuren, kilometers en effectief gebruikte materialen. Zit het werk erop? Dan gaat de werkbon via Link2 weer richting kantoor en schiet Link2 een pakbon terug naar Profit. Op basis van die pakbon vertrekt er automatisch een factuur richting onze klant.”


"We hebben meer tijd om te kijken wat en waar het sneller en beter kan. We werken nu veel proactiever dan vroeger."


Snel factureren

Een serieuze tijdsbesparing voor de back office. Maar wat vinden de techniekers van deze nieuwe manier van werken? “Om eerlijk te zijn: ik hield mijn hart een beetje vast voor hun reacties. Zij waren papieren formulieren gewoon. Veel van hen werkten al meer dan twintig jaar op die manier. Omdat dan te digitaliseren en ze met een tablet de baan op te sturen – het is niet evident. Ik was enorm verbaasd over hoe snel ze ermee weg waren.”

“De tijdwinst is enorm. Klein voorbeeld: deze ochtend voerde één van onze techniekers een onderhoud uit. Na enkele uren konden we de factuur al opsturen. Zonder dat hij hier op kantoor was gepasseerd. Vroeger was dat onmogelijk”, kijkt Eric terug. “Toen moesten we wachten tot die technieker naar kantoor kwam. Dat gebeurde maar om de twee à drie dagen, dus de bonnen stapelden zich op in zijn bestelwagen. En als we ze uiteindelijk toch kregen, moesten we ze manueel ingeven.” Twee keer tijdverlies.

Snellere work flow = betere cash flow

“Vandaag gebeurt dat – als er geen vragen van de klant of problemen waren – automatisch én sneller. En een snellere workflow, betekent ook een betere cashflow.”

“Een ander voordeel is onze betere stockopvolging. Onze techniekers moeten aangeven welke materialen ze nodig hebben of effectief gebruikten. Die informatie gaat dan richting onze stockbeheerder. Zo kan hij op tijd nieuwe onderdelen bestellen én alles klaarleggen tegen dat de technieker binnenkomt. Die moet dan gewoon inladen en hij kan weer vertrekken.”


Proactiever

En de job van Eric? Merkt hij de impact van AFAS? “Zeker. Als iedereen zijn werk goed doet en alles correct ingeeft, moet ik amper tussenkomen en kan ik op het einde met één paar klikken factureren. Daardoor heb ik meer tijd om na te denken over nieuwe functionaliteiten. Meer tijd om te kijken wat en waar het sneller en beter kan. Het komt onze service alleen maar ten goede. En dat is  het allerbelangrijkste: dat onze klantenservice erop vooruitgaat. We werken nu veel proactiever dan vroeger.”


Meer weten over onze ERP-oplossing?