“Zoek je transport voor kleine of grote groepen? Dan ben je bij Hendriks aan het juiste adres”, begint Fatih zijn verhaal. “We hebben autocars, minibusjes en voorzien aangepast vervoer voor wie minder goed te been is. Vanuit onze vijf vestigingen vertrekken er elke dag tientallen chauffeurs. Dat alles vraagt veel administratief werk.”
“AFAS centraliseert en automatiseert onze personeelsadministratie. We werken efficiënter en winnen tijd. Nu hebben we de handen vrij voor het belangrijke werk dat vroeger onderaan de stapel bleef liggen. Zo trekken we bijvoorbeeld meer tijd uit voor de selectie en evaluatie van onze medewerkers.”
“Met AFAS hebben onze medewerkers toegang tot hun digitale personeelsdossier en passen ze zélf hun gegevens aan wanneer dat nodig is. Bijvoorbeeld wanneer ze verhuizen of een nieuw rekeningnummer hebben. Wij krijgen dan een melding en bevestigen de wijziging na een controle. Vroeger moesten wij die personeelsdossiers up-to-date houden en kregen we e-mails, telefoontjes of briefjes met de nieuwe gegevens. Tijdrovende klusjes waren dat en als er een foutje gebeurde, waren wij de pineut.”
Daarnaast krijgen onze chauffeurs dankzij AFAS een stukje controle in handen. Want op elk moment vragen ze een overzicht op van de door hen gepresteerde uren. Als chauffeur heb je allesbehalve een nine-to-five job. De ene dag ben je tien uur onderweg. De andere dag zijn dat er zeven. Sluipt er een foutje in het overzicht? Dan hebben onze chauffeurs dat snel opgemerkt en zetten we alles recht – zonder dat we diep in het verleden moeten graven.”
“Vanzelfsprekend zit ook alles wat te maken heeft met vakantie, klein verlet en overuren in het systeem. Onze werknemers vragen hun afwezigheid aan via de portal, wij keuren goed. Op het einde van de maand exporteren we alle gegevens en sturen we die naar het sociaal secretariaat dat de loonberekening doet. Dat vraagt hoogstens drie muisklikken, terwijl we vroeger alles manueel moesten ingeven en daarna nog eens controleren.”
“AFAS gaat nog véél verder, hoor: het aantal liters benzine en de kosten van de tankbeurten, de gsm-kosten van onze chauffeurs, de bestelling en levering van de uniformen die ze dragen, … Vroeger moesten we die gegevens halen uit het ene softwarepakket om die vervolgens manueel in te geven in een ander pakket. Vandaag zijn we van dat manuele werk verlost: AFAS is de motor van ons bedrijf die al onze computersystemen verbindt.”
“Voor alles en nog wat steek je een alert in de HRM-module van AFAS en dat is verdraaid handig. Professionele chauffeurs moeten om de zoveel jaar verplicht naar de medische controle. De software van AFAS geeft ons voor iedere chauffeur een seintje wanneer het tijd is voor die controle. Dus hoeven we er niet zelf meer aan te denken.”
“Minder werk, betere controle en meer transparantie. Die transparantie is belangrijk als je bedrijf – net zoals wij – in verschillende vestigingen werkt. En dankzij de dashboards hebben we alle informatie snel bij de hand. Elke dag worden we nóg gelukkiger met AFAS.”
Fatih Keskintas deelde zijn verhaal afgelopen week tijdens een inspiratiesessie voor HR-professionals uit de transportsector, georganiseerd door AFAS. Het fotoverslag van die mooie sessie kan je bekijken op onze Facebook-pagina.
Meer weten over onze HR-oplossing?