Jan stuurt als zorgcoördinator acht hoofdverpleegkundigen aan. “Voornamelijk die van de diensten waar patiënten verblijven. Het beddenhuis, zoals ze zeggen. Mijn collega-coördinator stuurt onder andere de afdeling spoedgevallen, intensieve zorgen en het operatiekwartier aan. Samen staan wij in voor de operationele werking van al die diensten."
Het AZ Heilige Familie telt zo’n 670 personeelsleden. “Wat betekent dat het veel tijd kost als je die dossiers manueel up-to-date wilt houden. Het doel was om dat uit handen van onze personeelsdienst te halen”, vertelt Jan.
“Dankzij AFAS beheert elke medewerker zijn of haar eigen dossier. Wil je bijvoorbeeld je adres of rekeningnummer aanpassen? Dan hoef je daarvoor niet meer langs de personeelsadministratie te gaan.”
“Of neem nu de ziekteattesten. Vroeger moest je die persoonlijk komen binnenbrengen op de personeelsdienst. Zij voerden die dan manueel in en staken het briefke bij in je dossier. Nu gebeurt dat via een app van AFAS. Je neemt zelf een foto van je attest, voert de datum in, stuurt door en het is in orde. Onze personeeldienst moet alleen nog goedkeuren. Die automatische flows betekenen een grote tijdwinst.”
“Maar de personeelsadministratie is maar één van de drie onderdelen die we automatiseerden. Van die twee andere – die binnenkort live gaan – verwacht ik eigenlijk nog een veel grotere impact op onze organisatie.”
“Het tweede onderdeel zijn de processen van onze opleidingen en de opvolging daarvan. AFAS gaat ons helpen om het beheer, de planning en het registreren van opleidingen én persoonlijke ontwikkelingsplannen te beheersen.”
“Vroeger was er geen overzicht. We hadden wel een zicht op het aantal uren opleiding dat elke medewerker volgde. Maar wat die opleiding precies inhield? Dat wisten we vaak niet. Of er een attest moest binnenkomen? We konden dat moeilijk opvolgen.”
“Binnenkort zijn die attesten gedigitaliseerd en raadpleegbaar in een individueel, digitaal opleidingsdossier. Met AFAS zal het hele proces van aanvraag tot opvolging één duidelijke weg volgen. Zo kunnen we alles beter beheersen en strikter opvolgen.”
Maar niet alleen de regeling van de externe opleidingen gaat erop vooruit. “Als er een nieuwe collega start, moet die enkele interne cursussen volgen. Over brandveiligheid, bijvoorbeeld. Of een briefing over de praktische afspraken hier. Dankzij AFAS gaat ook die planning en opvolging automatisch lopen.”
“Een voorbeeldje. Er komt een collega bij op de dienst radiologie. Dan wordt er automatisch een pakketje aan verplichte opleidingen ingeboekt. De precieze samenstelling daarvan definieer je op voorhand: die en die opleiding moeten eerst. Aansluitend volgt er die cursus. Of eerst moet de collega in kwestie nog die bepaalde e-learning voltooien.”
“Ook de opvolging gebeurt automatisch. Woonde de nieuwe collega die bepaalde opleiding nog niet bij binnen een bepaalde tijdspanne? Dan krijgt hij of zij een reminder. Is hij of zij niet komen opdagen op een cursus? Dan wordt die collega automatisch ingeschreven voor de volgende cursus over dat onderwerp.”
Jan gaat ten slotte ook dieper in op het derde deel van hun automatisatie: werving en selectie. “Vroeger zat dat verspreid over verschillende partijen. Nu is er een HRM-medewerkster die zich enkel en alleen daarop focust. Samen met haar automatiseerden we alle HR-processen.”
“We werken nu met voorgeprogrammeerde scenario’s. Als er een sollicitatie binnenkomt, gaat die – afhankelijk van het type job – meteen door naar die persoon die we vooraf definieerden als verantwoordelijke. Die geeft dan met één klik aan of hij die sollicitatie zelf opvolgt of delegeert.”
“In dat eerste geval krijgt de sollicitant meteen een mailtje dat we alles prima ontvingen. In het tweede geval krijgt de hoofdverpleegkundige een automatisch berichtje: kijk hier eens, dit is mogelijk een interessante kandidaat.”
“Als je solliciteert, kan je via AFAS Outsite je eigen dossier opvolgen en beheren. Dat is enerzijds transparant en duidelijk voor de sollicitant. Maar anderzijds ook heel handig voor ons: als die persoon in dienst komt, hebben we alle gegevens. En anders komt zijn of haar volledig dossier in onze werfreserve.”
“Aan elke stap is een bepaalde actie gelinkt”, besluit Jan. “Dat werkt sneller voor ons én laat een professionele indruk na op elke sollicitant.”