Waar het écht om draait

Hendriks is uitgegroeid tot een van de grootste spelers in zorgvervoer in België. Ze vervoeren mensen die ondersteuning nodig hebben om zich veilig te verplaatsen, van rolstoelgebruikers tot ouderen en kinderen met tijdelijke beperkingen. Ook medisch transport van bloedstalen, flexvervoer voor de overheid en assistentie aan reizigers met beperkte mobiliteit maken deel uit van hun dagelijkse werking. Met meer dan 750 medewerkers en zeven vestigingen blijft één principe overal overeind. “Alles vertrekt vanuit zorg voor mensen,” zegt HR-directeur Jan Gijbels. “Dat is de basis van ons werk.”

Waarom digitalisatie onvermijdelijk werd

Toen Hendriks meer sites, meer medewerkers en meer types zorgvervoer opnam, groeide ook de behoefte aan structuur. Niet omdat er chaos was, maar omdat de manier van werken niet langer paste bij de schaal waarop ze opereerden. Jan herinnert zich dat moment nog goed. “We hadden medewerkers die vanuit verschillende locaties vertrokken. Sommigen startten thuis, anderen op één van onze sites. Dan heb je een systeem nodig dat overal klopt.” Het was die nood aan consistentie die hen jaren geleden naar AFAS bracht. Niet als losse tool, maar als centraal platform.

“We wilden een plek waar alle personeelsgegevens samenkomen… één waarheid voor iedereen. Vanaf het moment dat we dat inzicht kregen, wisten we dat we zo’n systeem nodig hadden.”

Eén platform dat meegroeit met de organisatie

Sinds de overstap naar AFAS is de manier waarop het vervoersbedrijf haar HR-processen organiseert compleet veranderd. “We werkten voordien met mappen, Excelbestanden en telefoontjes. Als er een rit aan iemand moest toegewezen worden, gebeurde dat vaak via een briefje,” vertelt Jan. “Dan is het logisch dat er wel eens iets fout gaat of gewoon kwijt geraakt.” De interne werking is nu veel duidelijker geworden. Aanvragen voor verlof, ziekte of kledij lopen via workflows en worden meteen door de juiste mensen opgevolgd. Wijzigingen worden één keer ingegeven en zijn overal zichtbaar, wat planning en administratie vlotter op elkaar doet aansluiten.

“Niet omdat onze werking fundamenteel veranderd is, maar omdat het systeem ons helpt om op elk moment met dezelfde informatie te werken. Daardoor kan je sneller schakelen en blijft alles veel consistenter.”

De kracht van opleiding en menselijkheid

Hendriks investeert veel in opleiding omdat het werk zo persoonlijk is. Nieuwe medewerkers volgen een uitgebreid traject: rijvaardigheid, hef- en tiltechnieken, omgang met mensen, het gebruik van liften en empathische communicatie in soms complexe situaties. Soms zetten ze chauffeurs bewust zelf in een rolstoel zodat ze voelen hoe het is om vervoerd te worden. Daarnaast krijgen medewerkers jaarlijks herhalingstrainingen zoals EHBO en ecodrive.

Wat al die opleidingen verbindt, is het profiel van de mensen waar het vervoersbedrijf naar zoekt. Jan zegt het heel eenvoudig: “Je moet vooral willen helpen.” Het gaat niet om chauffeurs die graag rijden, maar om medewerkers die iemand ondersteunen bij het instappen, een jas helpen aandoen of even geruststellen onderweg. “Zorgzaamheid is bij ons geen extra. Het is het vertrekpunt.”

Altijd alles bij de hand dankzij AFAS Pocket

Met honderden chauffeurs die verspreid over zeven vestigingen vertrekken, vormt de AFAS Pocket App een belangrijk onderdeel van de dagelijkse werking. Chauffeurs hebben onderweg geen computer bij, wel een gsm, en precies daar speelt de app op in. Alles wat zij moeten kunnen tonen, staat binnen handbereik.

“Onze mensen zijn constant onderweg,” zegt Jan. “Ze hebben geen laptop bij en moeten soms documenten tonen tijdens een controle. Denk aan hun contract, het arbeidsreglement of specifieke attesten. Vroeger moest je hopen dat die papieren nog ergens in hun tas zaten. Nu openen ze gewoon hun gsm. Dat geeft vertrouwen.”

De Pocket App maakt het makkelijker om snel iets na te kijken zonder telefonische omwegen of losse briefjes die kunnen verdwijnen. Chauffeurs vinden dezelfde informatie terug als planners en HR, waardoor iedereen met dezelfde basis werkt. “We verplichten niemand om een gsm te gebruiken,” zegt Jan, “maar bijna iedereen heeft er één. Voor hen maakt het echt een wereld van verschil.”

Wat wordt het volgende hoofdstuk?

De organisatie voelt dat ze klaar is voor nieuwe stappen. Cursusmanagement staat op de agenda, net als een duidelijke structuur voor absenteeïsmebeleid, registratie van verzuim en opvolggesprekken. “We merken dat AFAS de expertise heeft om dat goed te ondersteunen,” zegt Jan. “Dat geeft vertrouwen.”

Ook de evolutie van technologie en AI vindt hij interessant. “AFAS loopt vaak voor op andere systemen,” vertelt Jan. “Ze denken mee met bedrijven en met wat er nodig is. Dat voel je. We hebben al dingen gedaan die we niet spontaan zouden doen, gewoon omdat AFAS ons triggerde.”