In 6 stappen naar een overzichtelijk BI dashboard

Als financieel professional ben je goed in staat de cijfers te doorgronden. Maar jij opereert niet alleen: het is belangrijk dat ook elders in de organisatie wordt begrepen hoe de vlag erbij hangt. Zo maak je een dashboard dat iedereen snapt en enthousiasmeert.

Bedrijven worden geconfronteerd met een enorme datastroom. Om overzicht te creëren, is het verstandig om een dashboard te maken waarin de belangrijkste cijfers zijn geclusterd. Een dashboard is niet alleen belangrijk als instrument om te sturen, maar ook om anderen in één oogopslag duidelijk te maken hoe het bedrijf ervoor staat. Door bedrijfsinformatie met de hele organisatie te delen, zorg je immers voor een grotere betrokkenheid van medewerkers. Hoe maak je een overzichtelijk dashboard?

1: Kies de juiste BI tool

Business intelligence tools bestaan er in vele verschillende smaken. Sommige hebben een uitstekende functionaliteit voor het rapporteren en andere zijn zeer geschikt voor dashboarding. Alleen in Nederland al  zijn bijna 20 aanbieders van BI software, waarvan Qlik misschien wel de bekendste is. Het selectieproces van Business Intelligence software blijkt in de praktijk vaak een behoorlijke kluif. Laat je daarom uitgebreid adviseren zodat je met  een tool eindigt die kan wat jij wil.

2: Selecteer de juiste KPI’s

Een dashboard gaat terug naar de kern. Maak daarom een goede selectie van kritieke prestatie indicatoren (KPI’s): cijfers die cruciaal zijn voor het resultaat. Goede KPI’s sluiten aan bij de missie en visie van de organisatie en zijn goed meetbaar. Je kunt kiezen voor een algemeen dashboard voor iedereen, waarin de belangrijkste cijfers zijn geclusterd en daarnaast verschillende dashboards voor specifieke groepen, zoals de afdeling inkoop, IT of finance… en cluster ze op een logische manier.

3: Kies de juiste grafieken

Eén grafiek zegt vaak meer dan honderd woorden, mits de boodschap in één oogopslag duidelijk is. Stem de keuze voor de grafiek af op de informatie die je erin verwerkt. Om cijfers te vergelijken, kan een staafdiagram uitkomst bieden. Wil je een procentuele verdeling van cijfers weergeven – bijvoorbeeld marktaandeel – dan verdient een cirkeldiagram de voorkeur. Is het de bedoeling om trends, schommelingen of een correlatie tussen cijfers te laten zien, dan kun je een lijndiagram overwegen.

4: Maak slim gebruik van kleur

Kleurgebruik kan de boodschap ondersteunen, maar medewerkers ook op het verkeerde been zetten. Ook dit is dus een belangrijk aandachtspunt bij de inrichting van het dashboard.
Mijd kleuren van de huisstijl: dat zorgt voor verwarring. Kies kleuren die duidelijk van elkaar zijn te onderscheiden, zeker in grafieken waarin cijfers tegen elkaar worden afgezet.
Je kunt de kijker ook sturen met het kleurgebruik. Zo kun je felle kleuren inzetten om opvallende cijfers te accentueren. Wees je ook bewust van de symboliek van kleuren. Groen wordt vaak beschouwd als positief, rood als negatief en bij oranje is het oppassen geblazen.

5: Creëer rust

Een dashboard moet overzichtelijk zijn. Laat informatie die geen waarde toevoegt achterwege, omdat dit de kijker kan afleiden van de boodschap. Maak gebruik van lijnen en witregels om cijfers die niets met elkaar te maken hebben van elkaar te scheiden. En heel belangrijk: zorg ervoor dat het dashboard op één scherm past, zodat de kijker niet hoeft te scrollen.

6: Houd het dashboard actueel

Een dashboard dat niet actueel is, verliest zijn waarde. Zorg er daarom voor dat deze minimaal dagelijks wordt ververst. Laat altijd op het scherm zien wanneer de data voor het laatst zijn bijgewerkt. Als de marktomstandigheden of de focus van het bedrijf veranderen, moet ook het rijtje KPI’s worden opgeschoond en dus ook het dashboard.