Moderne e-HR-systemen helpen voluit om het belangrijkste kapitaal van een onderneming, de werknemers, zo goed mogelijk te behandelen en in te zetten. Dergelijke software bevat meer dan alleen personeelsfiches en verlofinformatie. De meest recente systemen ondersteunen bijvoorbeeld competentiemanagement via competentieprofielen.
De meegeleverde competenties in e-HR-pakketten variëren tussen de tientallen tot ruim honderd aspecten, en zijn vaak voorzien van gedragsindicatoren, coachingactiviteiten en ontwikkeltips. Voor een efficiënt competentiemanagement krijgen werknemers scores toebedeeld op deze competenties, zodat personeelsverantwoordelijken weten waar de talenten en ontwikkelingsmogelijkheden van deze laatsten liggen.
Permanente vorming is een noodzaak in onze huidige kenniseconomie. Opleidingen organiseren vraagt echter veel tijd van de betrokken personen. Toch kan zowel de organisatie, de uitnodiging en de deelnameregistratie van een opleiding efficiënter via e-HR. Een e-HR-software met een competentiemanagementcockpit geeft met een muisklik een overzicht van de sterke en zwakke plekken van een medewerker, een afdeling of het volledige bedrijf.
Als de organisatie bijvoorbeeld vaak met Duitsland handelt, maar de Duitse taalvaardigheid staat laag, kan dit eenvoudig in de e-HR-cockpit worden opgemerkt. Moderne e-HR-tools bieden een platform dat automatisch een persoonlijke uitnodiging verstuurt naar die medewerkers die een taaltraining kunnen gebruiken. Inschrijvingen worden bij sommige tools direct verwerkt in de cursusadministratie. Dat garandeert een maximaal bereik voor met een minimale moeite.
Ook coachingactiviteiten hebben baat bij een actueel beeld van de aanwezige talenten in een onderneming. Een competentiemanagementmodule helpt om medewerkers die coaching kunnen gebruiken op een bepaalde vaardigheid samen te brengen met hun vaardigere collega die optreedt als coach. Dat zorgt voor een optimale kruisbestuiving van talent. Sommige e-HR-modules helpen coaches door concrete tips voor verbeterpunten aan te reiken die hij kan gebruiken bij zijn coachee.
Het welzijn van medewerkers is beter te overzien dankzij e-HR. Actuele verzuimcockpits tonen in een oogopslag aan of er een probleem is. Een hoog verzuim kan er namelijk op wijzen dat een medewerker toe is aan een nieuwe functie of uitdaging. Een competentiemanagementmodule maakt het eenvoudig om te zien of een medewerker zich wel goed voelt in zijn job. Dat kan door de vaardigheden uit het functieprofiel systematisch met de eigenlijke vaardigheden van een medewerker te laten vergelijken in de e-HR-tool. Interne promotie wordt zo beter te begeleiden. Als bijvoorbeeld blijkt dat de persoon die diensthoofd zal worden weinig leiderschapsvaardigheden heeft, kan dat nog op tijd worden aangepakt.
E-HR-tools hebben niet de bedoeling om HR onpersoonlijker te maken of in plaats van personen, cijfers te gaan managen. Het omgekeerde is waar. E-HR-software ontlast bedrijfsleiders en HR-verantwoordelijken van administratief werk. Zo is er meer tijd om gericht met het welzijn en de carrière van je mensen bezig te zijn.
Robert Koelman (Twitter: @RobertKoelman) is directeur van AFAS Software in België, een dynamisch softwarebedrijf dat zich specialiseert online bedrijfssoftware. Al acht jaar heeft hij ondertussen ervaringen opgebouwd met het automatiseren van verschillende administratieve processen zoals (e-)HR, CRM, Boekhouding, Projecten en Logistiek voor grote en kleine bedrijven in vrijwel alle branches. Robert is een expert op het vlak van automatisering, bedrijfsprocessen en hun wederzijdse invloeden.