Heb je een boekhoud- of accountantskantoor? Dan wil je weten hoeveel tijd een bepaalde klant van je vraagt. Nog beter is dat je ook duidelijk weet welk werk je precies tijdens die uren hebt verricht. Zo ontdek je snel of er verbeterpunten zijn in je procedures. En achterhaal je waarom de ene klant meer tijd vraagt dan de andere. Dat klinkt interessant, helaas krijg je die inzichten niet als je je uren snel, snel in een Excel-bestand bijhoudt. Voor inzicht moet je de relevante info verzamelen.
Uurregistratie lijkt saai, maar voor dienstverleners zoals boekhouders en accountants is die klus onmisbaar. Je wilt weten hoeveel werkuren je kunt factureren. En als je op forfaitaire basis werkt, is het belangrijk te weten dat je er je broek niet aan scheurt. Alleen met een correcte registratie krijg je een bruikbare rapportering. Volgende stap is het speurwerk naar verbeterpunten. Daarbij zoek je uit waarom je het dossier van de ene klant x aantal keer per maand moet behandelen, terwijl maar y keer voor de andere klant. Toegegeven: geen 2 dossiers zijn hetzelfde, niettemin kom je overeenkomsten en verbeterpunten op het spoor. Hoe grondiger je die analyse aanpakt, hoe meer resultaat.
Wil je minder obsessief bezig zijn met het aantal uren dat je per klant besteedt? Dan is value pricing misschien een alternatief. Daarbij staat de volgende vraag centraal: welke waarde hecht je klant aan de diensten die je voor hem presteert? Belangrijk daarbij is dat je je klant duidelijk maakt welke waarde je hem levert. Misschien weet hij niet hoeveel geld hij bespaart door die uitgekiende belastingtip die je hem geeft. Een kort telefoontje kan daarbij een wereld van verschil betekenen om die waarde duidelijk te maken. Of reken je toch liever dat ene gepresteerde uurtje aan?
Je las het daarnet al: ook als je op forfaitaire basis of met een abonnementsformule werkt, is uurregistratie belangrijk. In een ideale situatie krijg je ruim op voorhand een signaal van je software als je het begrote aantal uren dreigt te overschrijden. Jammer genoeg kun je niet voorkomen dat je bij sommige klanten eens uit de bocht vliegt met het aantal gepresteerde uren.
Goeie software en duidelijke afspraken met je klanten zijn broodnodig om al te grote schade te beperken. Klanten die hun documenten in een schoendoos bezorgen, krijgen direct een rode vlag. Ook klanten die hun onlineboekhouding te traag of slordig bijwerken, moet je in de gaten houden.
Er zijn veel softwareleveranciers op de markt die een efficiënte urenadministratie mogelijk maken. Denk daarbij aan een registratie in de cloud, al dan niet met apps voor je smartphone en tablet of een connectie met je digitale agenda.
Bij voorkeur is je urenadministratie een geïntegreerd onderdeel van je volledige administratieve pakket. Dus niet alleen een stukje software om je uren vast te leggen. Je wilt ook alles over je projectmanagement, bezoekverslagen en actuele rapporteringen centraliseren. Anders gezegd: het gaat over meer dan alleen de uren. Je wilt een allesomvattende oplossing.
Hou je je uren nog altijd bij in Excel? Dan is het een eyeopener wanneer je met échte software voor tijdregistratie aan de slag gaat. Toch is en blijft de mens de zwakste schakel in het proces. Want als je altijd losjes bent omgegaan met het bijhouden van uren, dan zal nieuwe software die mindset niet automatisch doen kantelen.
Aan de andere kant kan zo’n handige app je prikkelen om ermee aan de slag te gaan. Feit is dat discipline nodig blijft, ook voor je medewerkers. En dat lukt alleen als iedereen het belang van een accurate uurregistratie inziet.