Dat is jammer, vindt Robert Koelman van AFAS Software: “Veel mensen hebben hun weg naar social media gevonden en zouden niet meer zonder kunnen. Uit een onderzoek van Cisco blijkt zelfs dat ruim 1 op 10 jonge werknemers toegang tot social media belangrijk vindt bij zijn werkgeverskeuze. Het is dan ook de taak van de HR-afdeling om te kijken hoe ze social media optimaal kunnen benutten binnen en voor het bedrijf.”
Bedrijven steunen de aanwezigheid van medewerkers op sociale netwerken vaak wel, maar beseffen dat dergelijke activiteiten niet zonder risico zijn. Managers staan geregeld afkerig tegenover toegang tot social media op de werkvloer door een gebrek aan omkadering.
Een uitgelezen kans voor de HR-afdeling volgens Koelman: “Het is de taak van HR-verantwoordelijken om hun medewerkers te controleren en te begeleiden. Dankzij recente trends zoals e-HR hebben ze hier ook meer de tijd voor. Als medewerkers tijdens de werkuren niet op social media zitten, dan mag je er zeker van zijn dat ze erop willen. HR moet hieraan tegemoetkomen. Je medewerkers kunnen je sterkste ambassadeurs zijn. Een uitstekende manier om de implementatie aan te pakken, is via een driestappenplan.”
Inspiratie nodig voor deze richtlijnen? De beste zijn informeel en spreken de medewerkers direct aan. Een aantal grote namen waaronder Philips, TNT en Adidas hebben al uitstekend werk verricht. Hun richtlijnen voor medewerkers staan online, neem dus zeker eens een kijkje op hun websites. Hieronder zetten we de voornaamste regels op een rijtje:
Als je richtlijnen hebt geformuleerd, moet je er natuurlijk voor zorgen dat medewerkers deze kennen en begrijpen. Je kan de richtlijnen best vastleggen in een document. Door dat dan op het intranet of op de website te plaatsen, kunnen medewerkers de richtlijnen altijd en overal raadplegen. Maar eerst en vooral moet je je medewerkers op de hoogte brengen van het bestaan van deze richtlijnen.
Koelman: “Organiseer een social media-bijeenkomst of een workshop. Zo breng je medewerkers actief op de hoogte en krijgen ze de kans om vragen te stellen”. Verder is het ook nuttig om ook nadien voor aanspreekpunten te zorgen waar medewerkers terecht kunnen met hun vragen, problemen of opmerkingen.
Er zijn diverse manieren om te zorgen dat het social media-beleid ook op lange termijn zijn waarde behoudt. Koelman: “Een belangrijke tip: be positive! Social media verhoudt zich niet zo goed tot een repressief of defensief beleid. Als je te sterk probeert om de activiteiten van je medewerkers aan banden te leggen, kan dat wel eens voor een averechts effect zorgen”.
Je kan medewerkers het best motiveren door het accent te leggen op hun verantwoordelijkheden en gezond verstand. Het is de bedoeling dat de richtlijnen een positief referentiekader vormen. Verder is het essentieel om rekening te houden met het dynamisch karakter van social media. Deze kanalen en ook de manier waarop ze gebruikt worden, zijn in volle ontwikkeling. Zorg ervoor dat je richtlijnen mee evolueren.
Robert Koelman (Twitter: @RobertKoelman) is directeur van AFAS Software in België, een dynamisch softwarebedrijf dat zich specialiseert online bedrijfssoftware. Al acht jaar heeft hij ondertussen ervaringen opgebouwd met het automatiseren van verschillende administratieve processen zoals (e-)HR, CRM, Boekhouding, Projecten en Logistiek voor grote en kleine bedrijven in vrijwel alle branches. Robert is een expert op het vlak van automatisering, bedrijfsprocessen en hun wederzijdse invloeden.