AFAS Software biedt Randstad Group softwareoplossing op maat

Randstad Group (dat op de Belgische markt opereert onder de merken Randstad en Tempo-Team) heeft niet alleen een vooraanstaande plaats op de Belgische uitzendmarkt, het is ook een all-round dienstverlener op het vlak van human resources. Het spreekt voor zich dat een dergelijke organisatie ook haar eigen hr-beleid goed moet stroomlijnen en organiseren. Precies met dat doel voor ogen was er nood aan een nieuw softwareprogramma voor het hr-beheer. "Uiteindelijk werd voor een hr-platform van AFAS gekozen dat momenteel volop wordt geïmplementeerd en dat op drie niveaus, namelijk voor de individuele medewerker (ESS), de leidinggevende (MSS) én de HR afdeling, precies biedt wat we zochten leggen Geert Vanherwegen, Director HR Solutions en Raf Heroes, HR Advisor, uit.

Randstad heeft in heel België ruim 300 kantoren en stelt als groep 1.637 medewerkers tewerk. Het fijnmazige netwerk van kantoren zorgt er ook voor dat medewerkers regelmatig van het ene naar het andere kantoor verhuizen en Randstad promoot ook zelf sterk de carrièrekansen binnen het bedrijf zodat medewerkers kunnen evolueren in hun functie of van functie veranderen. "Al deze personeelsbewegingen", zo legt Geert Vanherwegen uit, "zorgen ervoor dat het voor onze hr-afdeling een hele klus is om het medewerkersbestand te beheren en up-to date te houden. Daar komen heel wat processen bij kijken. Die waren wel allemaal aanwezig binnen het bedrijf, maar ze zaten voor een deel in Excelfiles, voor een deel in de hoofden van de medewerkers en soms nog op andere plaatsen. Aangezien we als organisatie blijven groeien, was het hoog tijd om één en ander te bundelen." Raf Heroes, die na de implementatie van het programma de opvolging ervan verzekert, bevestigt dat: "ons eigen hr-beleid en bijhorende processen hebben een voorbeeldfunctie. Daarom was het nodig alles zoveel mogelijk te integreren, te automatiseren en aan elkaar te koppelen waardoor we als eindresultaat een nog efficiënter en transparanter HR beheer zullen bekomen.


Medewerkers helpen zelf voor transparantie zorgen

Via de webtoepassing "My Hr", zal ook elke individuele medewerker toegang krijgen tot zijn gegevens, maar ook bijvoorbeeld tot alle soorten informatie over diverse HR onderwerpen en policies.
"In een klein bedrijf", zegt Raf Heroes, "is het makkelijker om de gegevens en historiek van alle medewerkers te beheren maar in een grote organisatie is dat een stuk complexer. Daarom bieden we in het "employee self service luik" aan elke medewerker de mogelijkheid om zelf bepaalde gegevens aan te passen. Zo kunnen ze via geautomatiseerde workflows hun adres, bankrekeningnummer, familiegegevens, ... wijzigen. Voor ons was het dan ook een evidentie dat het nieuwe softwarepakket over dit luik moest beschikken. Het maakt het mogelijk om op een eenvoudige manier medewerkers te betrekken bij hun eigen hr-administratie. Moderne e-HR-tools zijn eenvoudig in gebruik: ze zien eruit als apps en vereisen enkel een internetverbinding. Bovendien heeft de software van AFAS als voordeel dat je de look en feel van de applicatie grotendeels naar je eigen huisstijl kan inrichten. We zijn er ten stelligste van overtuigd dat door het gebruik van deze tool er uiteindelijk nog meer aandacht zal kunnen gaan naar de mens zelf en minder naar de daaraan gekoppelde administratie.


Het derde niveau is belangrijk voor carrièreontwikkeling

Bovenop de self service en het gebruik door HR, biedt het pakket als derde niveau een stevige managementtool waardoor we onder andere de loopbaanontwikkeling van medewerkers nog meer kunnen stimuleren.
"Teamverantwoordelijken kunnen via dit gedeelte de historiek van medewerkers opvragen", zegt Raf Heroes, "zicht krijgen op hun vorige evaluaties, in één oogopslag zien welke opleidingen ze hebben gevolgd en welke opleiding ze nog zouden kunnen volgen alsook welke verwachtingen ze zelf nog koesteren t.o.v. hun persoonlijke ontwikkeling. Het gaat met andere woorden om een zeer belangrijke steunpilaar voor de loopbaanontwikkeling van de medewerkers. De drie niveaus van het nieuwe platform bieden ons alleszins precies wat we zochten: gebruiksgemak en de perfecte integratie van wat we al hadden."


Niet over één nacht ijs

Randstad is bij de keuze van het nieuwe hr-platform niet over één nacht ijs gegaan. "Het is heel belangrijk om samen te werken met een softwareleverancier met wie het klikt", zegt Geert Vanherwegen. "Er moet echt een match zijn tussen de beide culturen, want ook als alles technisch in orde is, loopt het op een gegeven ogenblik bijna gegarandeerd fout als de cultuur van de partner heel anders is. Daarom hebben we een stuurgroep opgericht die de markt grondig heeft verkend en onderzocht. Deze stuurgroep heeft daartoe diverse criteria zoals prijs, functionaliteit en kwaliteit, maar ook ondernemingscultuur en financiële stabiliteit grondig bekeken. Op basis daarvan hebben we uiteindelijk voor AFAS gekozen. We zijn ervan overtuigd dat zij de meest geschikte partner waren om ons het platform te bieden dat we echt nodig hadden."