AFAS werkt voor de ontwikkeling en implementatie van haar e-HR-software nauw samen met de HR-medewerkers van bedrijven. Ze ervoer daarbij dat van alle administratieve processen op HR-afdelingen het wervings- en selectieproces vaak het minst geautomatiseerd is. Om die reden besloot de softwareleverancier de belangrijkste knelpunten bij een sollicitatieprocedure in kaart te brengen. De volgende knelpunten werden het meest genoemd:
Het uitzetten van de vacature, het verzamelen en doornemen van sollicitanteninformatie en het afhandelen van de reacties wordt door de respondenten gezien als een tijdrovend proces.
De sollicitatieprocedure is in veel gevallen onvoldoende geautomatiseerd en gedigitaliseerd wat leidt tot veel, en vaak onnodig, papierwerk. Bedrijven blijken vaak nog met stapels geprinte sollicitatiebrieven en CV’s te werken die intern van hand tot hand gaan.
Doordat het sollicitatieproces vaak onvoldoende geautomatiseerd is, is er weinig overzicht in de reacties die binnenkomen en de status van sollicitaties. Een Excel-bestand met daarin een overzicht van sollicitanten is vaak de enige houvast.
Naast sollicitatiebrieven heb je nu ook sollicitatie-e-mails, sollicitatie-social media berichten en diverse meldingen via vacaturesites. Het inventariseren en afhandelen van de reacties via de verschillende kanalen vraagt meer tijd.
Uit de reacties van de respondenten blijkt dat bij veel bedrijven de sollicitatieprocedure vaak sterk verouderd is. Om de interesse van Generatie Y te wekken, voldoen de standaard procedures - waarbij de sollicitant een motivatie en CV opstuurt en een reactie afwacht - niet meer.
AFAS is verbaasd dat de automatisering van het sollicitatieproces achterblijft bij zo veel bedrijven. “Hoewel organisaties volop hun processen automatiseren en digitaliseren, wordt hiervan voor de sollicitatieprocedure nog opvallend weinig gebruikgemaakt,” vertelt Robert Koelman, directeur van AFAS Software in België. “Toch is zo een aanzienlijke tijd- en kostenbesparing te bekomen. Zelf pleiten wij voor ‘Sollicitant Self Service’, hiermee kunnen potentiële medewerkers solliciteren via een geïntegreerd sollicitatieportaal. Dat platform bevat aan de voorkant alle informatie rond de sollicitatie en aan de achterkant is het gehele sollicitatieproces geautomatiseerd. Alles werkt intern via workflows in onze e-HR-tool. Er komt geen geprinte brief of Excel-bestand meer aan te pas.”
Een digitaal sollicitatieproces verhoogt ook de betrokkenheid van de sollicitant en geeft het bedrijf een modern imago. Koelman: “In veel gevallen is een sollicitatie een ‘black box’. Met een geautomatiseerde sollicitatieprocedure krijgt de potentiële werknemer toegang tot een online portal met de status van zijn procedure en eventuele bijkomende informatie over de bedrijfscultuur.”