Met SEPA wordt een gebied aangeduid waar alle landen binnen de EU in vallen, aangevuld met Noorwegen, IJsland en Liechtenstein (die wel lid zijn van de Europese Economische Ruimte), Zwitserland en Monaco. Binnen deze landen is het straks mogelijk om bijvoorbeeld digitale eurobetalingen of incasso’s uit te voeren. Voorheen was dat niet mogelijk. De overgang op IBAN, het nieuwe lange rekeningnummer, is een voorbereiding geweest voor SEPA.
De totstandkoming van de SEPA wordt een belangrijke stap voor de vorming van een geïntegreerde Europese betaalmarkt. Om te zorgen dat eurobetalingen in dit gebied straks overal op dezelfde manier plaatsvinden, komen er nieuwe standaarden voor het rekeningnummer, de girale betalingen en de incasso’s.
AFAS heeft een 10 stappenplan samengesteld om tot een goede overgang te komen:
- Duid een verantwoordelijke aan of stel een projectteam samen, als uw organisatieomvang hierom vraagt (meerdere betrokken afdelingen).
- Maak een inventarisatie van de impact van de overgang naar IBAN (afdelingen ICT, HR en Financieel) en bepaal het overstapmoment.
- Beoordeel waar de overstap uw bedrijfsprocessen en systemen raakt, en maak een “Plan van aanpak”.
- Informeer tijdig uw debiteuren en crediteuren over de veranderingen met de komst van IBAN en BIC.
- Ga in gesprek met uw bank over
a. Uw incassocontract
b. Machtigingen van uw debiteuren
c. Aanlevermomenten - Maak een back-up van uw software voordat u gaat muteren.
- Pas uw rekeningnummer(s) aan op de website, financiële documenten, loonstroken en briefpapier.
- Pas de rekeningnummers in uw administratie(s) aan. De conversie naar IBAN-rekeningnummers kan bijvoorbeeld via de professionele omzettingstool die is te downloaden op de site www.sepabelgium.be (ISABEL Tegenpartijen Omzettingtool). Deze dienst wordt aangeboden door de SEPA Belgium.
- Huidige stortings- en overschrijvingsformulieren zijn straks niet meer rechtsgeldig. Vernieuw de documenten, indien nodig.
- Zorg dat uw organisatie voor kwartaal 3 van 2013 over kan op IBAN!