Inkoopsoftware

Je bedrijfsmiddelen slim inkopen met AFAS Software!





Het inkoopproces geautomatiseerd

Via inkoopaanvragen kan elke collega zelfstandig een inkoopproces starten, rekeninghoudend met de vooraf vastgestelde kaders. Inkooporders worden handmatig aangemaakt of automatisch gestart via voorraadaanvulling. De bestelling wordt vervolgens naar de leverancier bezorgd, via mail of het leveranciersportal.

Zodra de leverancier de diensten en/of goederen heeft geleverd, kan je het inkooporder in een ontvangst omzetten. De digitale inkoopfactuur kan je vervolgens vergelijken met de bestelling en ontvangst. Het inboeken en betalen van de factuur is het logische gevolg in dit proces.



Leveranciers

Het managen van de leveranciers geeft je de mogelijkheid om voorkeurleveranciers op te geven voor bepaalde producten. Daarnaast kan je ook de prijsafspraken en het artikelbeheer onder controle houden. Via het leveranciersportal loggen leveranciers makkelijk in om aanbiedingen te doen.


Inkoopaanvragen

Jouw collega's zijn zelf in de mogelijkheid om te bestellen via inkoopaanvragen binnen bepaalde vastgelegde kaders. Beoordelingen vinden plaats via het procuratieschema. De impact op het budget is direct zichtbaar en na akkoord wordt de bestelling automatisch geplaatst



Budgetten

Onze inkoopsoftware is volledig geïntegreerd met de module financieel. Hierdoor is het mogelijk om verschillende scenario's in het budgetaan te maken en krijg je dus grip op exploitatie- en spend. De budgethouder blijft uiteindelijk verantwoordelijk voor wat de collega's inkopen.


Contracten

Door het vastleggen van contracten in de software, worden verplichtingen automatisch gegenereerd en kun je raamcontracten uitnutten via bestellingen. De verantwoordelijke van het contract krijgt dan een taak op het moment dat een contract aandacht nodig heeft.



Inkopen met een strategie

Belangrijke keuzes leg je vast in een bepaalde inkoopstrategie. Dat zorgt voor een efficiënter proces. Je krijgt grip op zaken zoals budget, prijs en kwaliteit. Door je inkoopbeleid vast te leggen in de software is het mogelijk om decentraal in te kopen. Jouw collega's kunnen dus zonder onnodige handelingen of controles bestellen.

Omdat bestellingen op voorhand worden beoordeeld worden middels het procuratieschema is de factuur een logische volgende stap en hoef je dus niet nog eens een document te beoordelen.


Ontdek de mogelijkheden van AFAS 

Primaire proces

Het succesvol verkopen van een product of artikel begint bij je eigen inkoop. Daarom wil je optimaal inzicht in de inkoopprijzen, -kortingen en goederenontvangsten. Ook voorraadniveaus, magazijnlocaties, series, artikelsamenstellingen zijn belangrijk.


Secundaire proces

De inkoopsoftware stelt je in staat om zaken die niet direct met het primaire proces te maken hebben efficiënt in te kunnen kopen. Denk maar aan cadeautjes voor de collega's of relaties, kantoorartikelen of zaken voor jouw bedrijfsrestaurant.

OCI-koppelingen

Interne inkopen direct in de webshop bestellen

Collega's kunnen hun interne inkopen direct in de webshop van je leverancier bestellen via de OCI-koppeling. De software van AFAS zet de bestelling direct om in een inkoopaanvraag. Hierdoor hoef je het assortiment niet steeds zelf te beheren en ben je verzekerd van actuele prijzen.


Enkele standaardkoppelingen zijn:



Jij bepaalt de kaders

Volledig zelf 'in control'

Als inkoper wil je grip houden op zaken zoals budget, prijs en kwaliteit van de goederen en diensten die je hebt ingekocht ondersteunend aan jouw bedrijfsprocessen. Je bepaalt één keer de kaders en laat de administratie over aan de medewerkers die daadwerkelijk inkopen. Eén keer de kaders bepalen en de rest van de administratieve zaken beleggen waar ze horen: bij de medewerkers die daadwerkelijk in willen kopen.

En wanneer de goederen en diensten dan daadwerkelijk zijn geleverd is het accorderen van de bijbehorende inkoopfactuur ook niet meer nodig. Wanneer het bedrag op de inkoopfactuur klopt met de offerte wordt de factuur automatisch betaalbaar gesteld.




Budget op peil

Altijd controle over jouw budget

Sturen op budgetten is een belangrijk financieel aspect als het gaat om inkopen. Alleen met geïntegreerde 'purchase to pay' software heb je direct inzicht in je budget en kun je dus ook de budget-uitnutting meten. Met de inkoopsoftware kun je eenvoudig autoriseren wie mag inkopen en welke budgethouder verantwoordelijk is voor welk budget. Zo kom je nooit voor verrassingen te staan en kun je tijdig bijsturen. De inkoopsoftware van AFAS gaat echter nog een stapje verder. Doordat de software is geïntegreerd in de ERP software heb je ook geen losse financiële software nodig om de betalingen te doen. Zo heb je dus niet alleen volledige controle, maar ook volledige integratie.



Wil je meer weten over onze inkoopsoftware?

Maak vrijblijvend een afspraak of bel 015 28 19 10