Je bedrijfsmiddelen slim inkopen met de software van AFAS!
Via inkoopaanvragen kan elke collega zelfstandig een inkoopproces starten, rekening houdend met de vooraf vastgestelde kaders. Inkooporders worden handmatig aangemaakt of automatisch gestart via voorraadaanvulling. De bestelling wordt vervolgens aan de leverancier bezorgd, via mail of het leveranciersportal.
Zodra de leverancier de diensten en/of goederen heeft geleverd, kan je het inkooporder in een ontvangst omzetten. De digitale inkoopfactuur kan je vervolgens vergelijken met de bestelling en ontvangst. Het inboeken en betalen van de factuur is het logische gevolg in dit proces.
Het managen van de leveranciers geeft je de mogelijkheid om voorkeursleveranciers op te geven voor bepaalde producten. Daarnaast kan je ook de prijsafspraken en het artikelbeheer onder controle houden. Via het leveranciersportal loggen leveranciers makkelijk in om aanbiedingen te doen.
Jouw collega's zijn zelf in de mogelijkheid om te bestellen via inkoopaanvragen binnen bepaalde vastgelegde kaders. Beoordelingen vinden plaats via het procuratieschema. De impact op het budget is direct zichtbaar en na akkoord wordt de bestelling automatisch geplaatst.
Onze inkoopsoftware is volledig geïntegreerd met de module financieel. Hierdoor is het mogelijk om verschillende scenario's in het budget aan te maken en krijg je dus grip op exploitatie en spend. De budgethouder blijft uiteindelijk verantwoordelijk voor wat de collega's inkopen.
Door het vastleggen van contracten in de software worden verplichtingen automatisch gegenereerd en kun je raamcontracten uitputten via bestellingen. De verantwoordelijke van het contract krijgt dan een taak op het moment dat een contract aandacht nodig heeft.
Belangrijke keuzes leg je vast in een bepaalde inkoopstrategie. Dat zorgt voor een efficiënter proces. Je krijgt grip op zaken zoals budget, prijs en kwaliteit. Door je inkoopbeleid vast te leggen in de software is het mogelijk om decentraal in te kopen. Jouw collega's kunnen dus zonder onnodige handelingen of controles bestellen.
Omdat bestellingen op voorhand beoordeeld worden middels het procuratieschema is de factuur een logische volgende stap en hoef je dus niet nog eens een document te beoordelen.
Het succesvol verkopen van een product of artikel begint bij je eigen inkoop. Daarom wil je optimaal inzicht in de inkoopprijzen, -kortingen en goederenontvangsten. Ook voorraadniveaus, magazijnlocaties, series, artikelsamenstellingen zijn belangrijk.
De inkoopsoftware stelt je in staat om zaken die niet direct met het primaire proces te maken hebben efficiënt in te kunnen kopen. Denk maar aan cadeautjes voor de collega's of relaties, kantoorartikelen of zaken voor jouw bedrijfsrestaurant.
Collega's kunnen hun interne inkopen direct in de webshop van je leverancier bestellen via de OCI-koppeling. De software van AFAS zet de bestelling direct om in een inkoopaanvraag. Hierdoor hoef je het assortiment niet steeds zelf te beheren en ben je verzekerd van actuele prijzen.
Volledig zelf 'in control'
Als inkoper wil je grip houden op zaken zoals budget, prijs en kwaliteit van de goederen en diensten die je hebt ingekocht ondersteunend aan jouw bedrijfsprocessen. Je bepaalt één keer de kaders en laat de administratie over aan de medewerkers die daadwerkelijk inkopen. Eén keer de kaders bepalen en de rest van de administratieve zaken beleggen waar ze horen: bij de medewerkers die daadwerkelijk in willen kopen.
En wanneer de goederen en diensten dan daadwerkelijk zijn geleverd is het accorderen van de bijbehorende inkoopfactuur ook niet meer nodig. Wanneer het bedrag op de inkoopfactuur klopt met de offerte wordt de factuur automatisch betaalbaar gesteld.
Altijd controle over jouw budget
Sturen op budgetten is een belangrijk financieel aspect als het gaat om inkopen. Alleen met geïntegreerde 'purchase to pay' software heb je direct inzicht in je budget en kun je dus ook de budget-uitnutting meten. Met de inkoopsoftware kun je eenvoudig autoriseren wie mag inkopen en welke budgethouder verantwoordelijk is voor welk budget. Zo kom je nooit voor verrassingen te staan en kun je tijdig bijsturen.
De inkoopsoftware van AFAS gaat echter nog een stapje verder. Doordat de software is geïntegreerd in de ERP software heb je ook geen losse financiële software nodig om de betalingen te doen. Zo heb je dus niet alleen volledige controle, maar ook volledige integratie.
Inkoopsoftware apart aankopen of integreren in je ERP-software? Wij sommen de voordelen van een geïntegreerd systeem hieronder voor jou op. Zo kan je snel de juiste keuze maken over inkoopsoftware.