Van budget tot betaling


Inkoop is in elke organisatie van toepassing, maar is vaak een ongestructureerd proces. Je krijgt een wildgroei aan leveranciers en het is lastig grip te houden op budgetten, prijs en kwaliteit van de ingekochte goederen.




Onze visie

Als men van te voren strategisch nadenkt over een aantal inkoopprocessen waar men als organisatie altijd mee te maken heeft creëert men meer structuur en voorkomt men onnodige fouten en kosten. 

Door inkoopprocessen strategisch te definiëren kunt u budgetten perfect vastleggen, en binnen uw gestelde budget blijven. Selecteer één of meerdere leveranciers en leg contracten vast. Zo maakt u ook voor uw medewerkers inzichtelijk wat de mogelijkheden zijn.





Volledige grip op het inkoopproces in uw organisatie


In 5 stappen volledig in control!


1. Budgetteren

Zonder budget heeft u geen grip op de financiële administratie. Stap nummer 1 is altijd bepalen hoeveel geld u wilt reserveren voor het inkoopproces. Zo heeft u later altijd inzicht, kunt u vergelijken met de realisatie en stelt u signalen in zodat je altijd direct weet of kosten hoger uitvallen dan gepland.

2. Selecteer uw leverancier en leg contracten vast

Selecteer één of meerdere leveranciers voor uw inkoopproces en maak hier duidelijke afspraken mee. In de software legt u het gemaakte contract vast en beheert u deze. Maak ook direct aan uw medewerkers duidelijk dat dit de leveranciers zijn waarbij ze diensten of producten mogen afnemen.

3. Aanvraag, bestelling en levering

Maak het inkoopproces makkelijk voor uw collega's. Ga werken met workflows en geef alleen de keuzes die u met uw leverancier heeft afgesproken. Zo zorgt u ervoor dat de product of dienst altijd voor dezelfde prijs en met dezelfde kwaliteit geleverd wordt.

4. Matching en betaling

Op het moment dat de aanvraag goedgekeurd is wordt er automatisch een verplichting aangemaakt. U weet immers al dat de factuur gaat komen. Zodra de verplichting geaccordeerd is en overeenkomt met het factuurbedrag dan wordt de betaling automatisch verwerkt.

5. Strategisch inzicht

Als u strategisch nadenkt over uw proces wilt u ook altijd interactief inzicht hebben in de gang van zaken. Hoe gaat het met uw budgetten, hoeveel wordt er nog buiten de bestaande contracten om ingekocht en moeten hier misschien nieuwe contracten voor gemaakt worden? Allemaal vragen waarop u direct antwoord heeft door de interactieve dashboards in de software.


Bekijk ook deze bronnen




Video over inkoop

Voorbeeld: het relatiegeschenk


Taart, bloemen en wijn


Het aanschaffen van relatiegeschenken is een typisch secundair inkoopproces waar vele organisaties mee te maken hebben. Relatiegeschenken worden niet gestuurd door uw verkoop en u wilt er graag weinig tot geen voorraad van hebben. Toch wilt u wel dat de kwaliteit, de prijs en de beleving van het relatiegeschenk op een hoog niveau is.

In dit geval kiest u er wellicht voor om met 3 leveranciers een contract aan te gaan: een bloemist, een slijterij en een bakkerij. U spreekt af dat een bos bloemen maximaal 15 euro mag kosten en dat u bij de bakker alleen een keus heeft uit 3 taarten. Vervolgens zorgt u ervoor dat bij het aanvragen van een relatiegeschenk alleen die opties zichtbaar zijn. Zo waarborgt u de prijs, de kwaliteit en uw budget!

Voorbeeld: Een hotelovernachting


Rustig slapen


Als uw medewerkers veel onderweg zijn en daarom soms bij hotels blijven slapen dan is een samenwerking met een hotelketen een goede optie. U maakt duidelijke prijsafspraken en zo bent u niet afhankelijk van seizoensgebonden prijzen of last-minute verhogingen.

Met één of meerdere hotelketens bespreekt u contracten en die legt u vast in de software. Laat uw medewerkers weten dat dit de hotelketens zijn waar ze kunnen overnachten.
Heeft een medewerker bij de afgesproken hotels overnacht dan worden de facturen direct verstuurd naar de inkoopafdeling zodat je als medewerker niet hoeft voor te schieten en achteraf te declareren.


Bekijk het budget tot betaling proces

Blog over budget tot betaling



Een strategische benadering van je inkoopproces bespaart tijd en geld!

Er bestaat geen organisatie meer zonder inkoop. Ik geloof je als je beweert dat de primaire inkoopprocessen van jouw organisatie strak afgesteld staan. Over de inkoop van bijvoorbeeld handelsgoederen wordt strategisch geredeneerd om het maximale resultaat te behalen. Maar wees eens eerlijk, hoe zit het met je secundaire inkoopprocessen? Lees de volledige blog.

Lees ook dit nieuwsbericht.

Auteur: Gerard Nijboer, Productmanager ERP

Neem contact op!

Maak een afspraak

Wilt u graag meer informatie over wat onze software voor uw bedrijf kan betekenen? Maak dan een afspraak!

Maak een afspraak


Download de brochure

De budget tot betaling-visie zit verankerd in onze ERP software. Wil je meer weten over de software?
Download dan de brochure.

Download de brochure



Persoonlijk advies nodig? Bel: 015 28 19 10