Inkoop is in elke organisatie van toepassing, maar is vaak een ongestructureerd proces. Je krijgt een wildgroei aan leveranciers en het is lastig grip te houden op budgetten, prijs en kwaliteit van de ingekochte goederen.
Als men van te voren strategisch nadenkt over een aantal inkoopprocessen waar men als organisatie altijd mee te maken heeft creëert men meer structuur en voorkomt men onnodige fouten en kosten.
Door inkoopprocessen strategisch te definiëren kan je budgetten perfect vastleggen, en binnen jouw gestelde budget blijven. Selecteer één of meerdere leveranciers en leg contracten vast. Zo maak je ook voor jouw medewerkers inzichtelijk wat de mogelijkheden zijn.
Zonder budget heb je geen grip op de financiële administratie. Stap nummer 1 is altijd bepalen hoeveel geld je wilt reserveren voor het inkoopproces. Zo heb je later altijd inzicht, kan je vergelijken met de realisatie en stel je signalen in zodat je altijd direct weet of kosten hoger uitvallen dan gepland.
Selecteer één of meerdere leveranciers voor jouw inkoopproces en maak hier duidelijke afspraken mee. In de software leg je het gemaakte contract vast en beheer je deze. Maak ook direct aan jouw medewerkers duidelijk dat dit de leveranciers zijn waarbij ze diensten of producten mogen afnemen.
Maak het inkoopproces makkelijk voor jouw collega's. Ga werken met workflows en geef alleen de keuzes die je met jouw leverancier hebt afgesproken. Zo zorg je ervoor dat de product of dienst altijd voor dezelfde prijs en met dezelfde kwaliteit geleverd wordt.
Op het moment dat de aanvraag goedgekeurd is wordt er automatisch een verplichting aangemaakt. Je weet immers al dat de factuur gaat komen. Zodra de verplichting geaccordeerd is en overeenkomt met het factuurbedrag dan wordt de betaling automatisch verwerkt.
Als je strategisch nadenkt over jouw proces wil je ook altijd interactief inzicht hebben in de gang van zaken. Hoe gaat het met jouw budgetten, hoeveel wordt er nog buiten de bestaande contracten om ingekocht en moeten hier misschien nieuwe contracten voor gemaakt worden? Allemaal vragen waarop je direct antwoord heeft door de interactieve dashboards in de software.
Bekijk ook deze bronnen
Het aanschaffen van relatiegeschenken is een typisch secundair inkoopproces waar vele organisaties mee te maken hebben. Relatiegeschenken worden niet gestuurd door jouw verkoop en je wilt er graag weinig tot geen voorraad van hebben. Toch wil je wel dat de kwaliteit, de prijs en de beleving van het relatiegeschenk op een hoog niveau is.
In dit geval kies je er wellicht voor om met 3 leveranciers een contract aan te gaan: een bloemist, een slijterij en een bakkerij. Je spreekt af dat een bos bloemen maximaal 15 euro mag kosten en dat je bij de bakker alleen een keus hebt uit 3 taarten. Vervolgens zorg je ervoor dat bij het aanvragen van een relatiegeschenk alleen die opties zichtbaar zijn. Zo waarborg je de prijs, de kwaliteit en jouw budget!
Als jouw medewerkers veel onderweg zijn en daarom soms bij hotels blijven slapen dan is een samenwerking met een hotelketen een goede optie. Je maakt duidelijke prijsafspraken en zo ben je niet afhankelijk van seizoensgebonden prijzen of last-minute verhogingen.
Met één of meerdere hotelketens bespreek je contracten en die leg je vast in de software. Laat jouw medewerkers weten dat dit de hotelketens zijn waar ze kunnen overnachten.
Heeft een medewerker bij de afgesproken hotels overnacht dan worden de facturen direct verstuurd naar de inkoopafdeling zodat je als medewerker niet hoeft voor te schieten en achteraf te declareren.
Er bestaat geen organisatie meer zonder inkoop. Ik geloof je als je beweert dat de primaire inkoopprocessen van jouw organisatie strak afgesteld staan. Over de inkoop van bijvoorbeeld handelsgoederen wordt strategisch geredeneerd om het maximale resultaat te behalen. Maar wees eens eerlijk, hoe zit het met je secundaire inkoopprocessen? Lees de volledige blog.
Auteur: Gerard Nijboer, Productmanager ERP
Wil je graag meer informatie over wat onze software voor jouw bedrijf kan betekenen? Maak dan een afspraak!
De budget tot betaling-visie zit verankerd in onze ERP software. Wil je meer weten over de software?
Download dan de brochure.