Wel gewerkt, nog niet gefactureerd? Zo krijg je grip op onderhanden werk in je accountantskantoor

Je medewerkers werken elke dag aan klantendossiers. Toch worden die prestaties niet altijd meteen gecontroleerd en gefactureerd. Daardoor blijft een deel van je omzet onzichtbaar en weet je niet altijd welk werk nog openstaat. Met een goede opvolging krijg je sneller grip op je onderhanden werk, rendement en cashflow.

 

De uitdaging voor Belgische accountantskantoren

Accountantskantoren moeten steeds meer dossiers verwerken, terwijl goede medewerkers moeilijk te vinden zijn. Tegelijk verwachten klanten snelle antwoorden en duidelijke facturen. Wanneer uren, klantafspraken en facturatie in verschillende systemen staan, vraagt de opvolging veel extra tijd. Door die informatie samen te brengen, zie je sneller welk werk klaar is om te factureren.

Wat is onderhanden werk in een accountantskantoor?

Onderhanden werk is de waarde van werk dat je kantoor al voor een klant heeft uitgevoerd, maar nog niet heeft gefactureerd. Het ontstaat dus in de periode tussen de uitvoering van het werk en het versturen van de factuur. Denk aan een adviesgesprek, een tussentijdse rapportering of de voorbereiding van een afsluiting.

Een voorbeeld maakt dit duidelijk. Een medewerker werkt twaalf uur aan een klantdossier tegen een tarief van 100 euro per uur. Het kantoor heeft dan voor 1.200 euro aan werk uitgevoerd. Zolang daarvoor geen factuur is gemaakt, vormt die 1.200 euro het onderhanden werk. Na facturatie verdwijnt het bedrag uit het overzicht van onderhanden werk.

Ook bij een vaste prijs blijft urenregistratie belangrijk. De geregistreerde uren bepalen dan niet rechtstreeks het factuurbedrag, maar tonen wel hoeveel tijd het dossier werkelijk vraagt. Zo kan je nagaan of de afgesproken prijs nog voldoende rendement oplevert. Met de urenregistratiesoftware van AFAS leg je factureerbare en niet-factureerbare uren vast en gebruik je die informatie voor je nacalculatie.

Waarom blijft uitgevoerd werk soms te lang openstaan?

Uitgevoerd werk blijft vaak openstaan omdat urenregistratie, controle en facturatie niet goed op elkaar aansluiten. Een medewerker registreert zijn uren bijvoorbeeld pas aan het einde van de maand, waarna ze nog moeten worden gecontroleerd. Iedere extra stap vertraagt de facturatie.

Ook onduidelijke klantafspraken zorgen voor vertraging. Een medewerker voert extra werk uit, maar weet niet of dit binnen de vaste prijs valt. Staat die informatie alleen in een agenda of e-mail, dan weet de financiële administratie niet altijd dat het werk nog moet worden gefactureerd.

Wanneer uren, klantafspraken en facturen bovendien in verschillende systemen staan, moeten medewerkers gegevens handmatig vergelijken of opnieuw invoeren. Dat kost tijd en vergroot de kans dat prestaties worden vergeten. Het probleem zit dus niet alleen in het correct registreren van uren. Het volledige proces tussen het uitgevoerde werk en de uiteindelijke factuur moet goed op elkaar aansluiten. 

In AFAS blijven klantgegevens, projecten, uren en facturatie met elkaar verbonden. Medewerkers boeken hun prestaties via de nacalculatie. Na controle kunnen de factureerbare uren doorstromen naar de facturatie. Zo hoef je gegevens niet opnieuw over te nemen en verklein je de kans dat uitgevoerd werk blijft liggen.

Wat doet onderhanden werk met je rendement en cashflow?

Te veel onderhanden werk zet je rendement en cashflow onder druk. Je medewerkers hebben het werk al uitgevoerd, maar de bijbehorende omzet wordt pas later gefactureerd. Een beperkte hoeveelheid onderhanden werk is normaal. Het wordt vooral een risico wanneer prestaties lang openstaan of niemand weet waarom ze nog niet zijn gefactureerd.

Voor een zaakvoerder of CFO telt daarom niet alleen het totale bedrag, maar ook hoelang het werk al openstaat. Prestaties die na zestig of negentig dagen nog niet zijn gefactureerd, vragen extra aandacht.

Veel openstaand werk maakt het ook moeilijker om het rendement van je accountantskantoor juist te beoordelen. Zeker bij vaste prijzen ontdek je soms te laat dat een dossier meer tijd vraagt dan voorzien en je marge daalt. Sneller factureren garandeert geen snellere betaling, maar zorgt er wel voor dat de betalingstermijn eerder begint.

Van uitgevoerd werk naar een correcte factuur

Je verkort de tijd tussen uitgevoerd werk en facturatie door uren, projecten en financiële gegevens met elkaar te verbinden. In AFAS boekt een medewerker zijn uren direct op de juiste klant, het juiste project en de juiste werksoort. Daarna worden de uren gecontroleerd en kunnen goedgekeurde prestaties doorstromen naar de projectfacturatie.

Ook de stap naar de factuur wordt eenvoudiger. In Profit 8 kan je op basis van de nacalculatie eerst een factuurvoorstel maken. De klant bekijkt dit voorstel in OutSite, waarna je het omzet naar een definitieve factuur. Zo kan je eventuele vragen vooraf afstemmen en blijft het facturatieproces vlot verlopen. 

Ook bij vaste prijsafspraken blijven geregistreerde uren belangrijk. Ze tonen hoeveel tijd een dossier werkelijk kost en maken sneller zichtbaar wanneer de marge onder druk staat.

Welke cijfers geven je meer grip?

Een goed dashboard toont hoeveel werk nog niet is gefactureerd en waar actie nodig is. Het totale bedrag aan onderhanden werk vormt daarbij een logisch vertrekpunt. Je ziet hoeveel omzet nog niet werd gefactureerd en bij welke klanten of opdrachten dat gebeurt.

Daarnaast is het belangrijk om te kijken hoelang het werk al openstaat. Een overzicht per ouderdom helpt om oude prestaties sneller te vinden. Je kan bijvoorbeeld onderscheid maken tussen werk dat minder dan dertig dagen, dertig tot zestig dagen of langer dan zestig dagen openstaat. Ook het verschil tussen geplande en werkelijke uren verdient aandacht. Wanneer een dossier telkens meer tijd vraagt dan voorzien, kan er een probleem zijn met de planning, de werkwijze of de prijsafspraak. Door dit vroeg te zien, kan je de aanpak bespreken voordat de marge volledig verdwijnt.

Tot slot geeft het aantal niet-gefactureerde of afgeschreven uren nuttige informatie. Een stijging kan wijzen op onduidelijke afspraken, extra werk dat niet wordt aangerekend of uren die te laat worden gecontroleerd.

Hoe begin je met een betere opvolging?

Je begint het best met één duidelijke afspraak over urenregistratie en facturatie. Spreek bijvoorbeeld af dat medewerkers hun uren binnen twee werkdagen registreren. Leg ook vast wie de uren controleert en hoe snel die controle moet gebeuren.

Bekijk daarna wekelijks welk werk nog openstaat. Zo hoef je niet te wachten tot het einde van de maand om problemen te ontdekken. Begin bij de oudste posten en onderzoek waarom ze nog niet zijn gefactureerd. Misschien ontbreekt er een goedkeuring, is de klantafspraak niet duidelijk of werd het werk op het verkeerde project geboekt.

Bespreek de inzichten ook met de medewerkers die aan de dossiers werken. Het dashboard is geen middel om mensen af te rekenen. Het helpt juist om fouten in afspraken, planning en processen sneller te herkennen. Zo kan je samen zoeken naar een betere manier van werken.

FAQ

1- Wat is het verschil tussen onderhanden werk en openstaande facturen?

Onderhanden werk is uitgevoerd werk dat nog niet werd gefactureerd. Bij een openstaande factuur is de factuur al verstuurd, maar heeft de klant nog niet betaald. Beide hebben invloed op je cashflow, maar vragen een andere opvolging.

2- Wanneer is het onderhanden werk van ons accountantskantoor te hoog?

Onderhanden werk wordt een aandachtspunt wanneer het bedrag blijft stijgen of prestaties langer openstaan dan afgesproken. Kijk daarom niet alleen naar het totale bedrag, maar ook naar de ouderdom en de reden waarom werk nog niet werd gefactureerd.

3- Welke gegevens heb je nodig voor een betrouwbaar overzicht?

Een betrouwbaar overzicht begint bij tijdig geregistreerde uren, correcte klant- en projectgegevens en duidelijke prijsafspraken. Door die informatie te koppelen aan de facturatiestatus zie je welke prestaties klaarstaan en waar nog actie nodig is.

Wil jij ook slimmer werken?

Download de brochure voor meer informatie of bel ons op 015 28 19 10