HR-afdelingen bij steden en gemeenten hebben steeds meer op hun bord: complexe wetgeving, steeds meer administratie en hoge verwachtingen van medewerkers. Digitalisering kan een antwoord bieden op die uitdagingen. Het maakt HR-processen eenvoudiger, transparanter en futureproof.
Werken voor een lokaal bestuur is niet hetzelfde als werken in de privésector. Als HR-manager ben je dagelijks bezig met uitdagingen die voor specifieke oplossingen vragen. Je hebt te maken met complexe wetgeving, verschillende statuten en specifieke loonbarema's die een foutloze verwerking vereisen.
De instroom van nieuwe medewerkers vertraagt, terwijl de vraag naar dienstverlening stijgt. Daardoor besteden HR-teams veel tijd aan administratie: contracten, attesten, planningen, verloning. Digitalisering haalt de ruis weg en geeft tijd terug voor coaching en beleid. Denk aan automatische workflows, selfservice voor medewerkers en realtime rapporteren voor leidinggevenden. Wie start met duidelijke processen wint snelheid en vermindert de kans op fouten. Wil je zien hoe dit er in software uitziet? Bekijk onze pagina over HRM-software voor publieke organisaties.
Losse tools lossen één probleem op, maar creëren nieuwe eilandjes. Een geïntegreerd platform verbindt meerdere processen zoals instroom, planning, verzuim... Gegevens lopen automatisch door met minder dubbel werk en minder risico op fouten. Bovendien krijg je één bron van waarheid voor rapportage.
Als lokaal bestuur beheer je veel gevoelige persoonsgegevens. Een digitale transformatie kan alleen slagen als het vertrouwen van medewerkers in de omgang met die data gewaarborgd is. Security en privacy zijn geen bijzaak, maar een absolute voorwaarde.
Een modern en geïntegreerd HR-systeem helpt hierbij. In plaats van data verspreid over diverse locaties (met alle risico's van dien), staat alles centraal op één veilig en gecertificeerd platform. De toegang tot gegevens is strikt geregeld op basis van rollen en rechten. Een medewerker ziet enkel het eigen dossier, een manager de informatie van het team en de HR-medewerker de data die nodig zijn voor zijn of haar functie.
De overstap naar een HR-systeem is geen doel op zich. Het is een middel om fundamentele verbeteringen te realiseren, zowel voor de HR-dienst, de managers als de medewerkers. De winst situeert zich op meerdere vlakken.
Het meest directe voordeel is dat repetitieve en administratieve taken wegvallen. Denk aan gegevens uit verlofbriefjes overtikken, deadlines voor beoordelingen najagen of vakantiegeld manueel berekenen. Door die taken te automatiseren, komt er bij HR waardevolle tijd vrij. Tijd die je kan investeren in wat echt telt: talentontwikkeling, welzijn op het werk, strategische personeelsplanning of de ondersteuning van leidinggevenden.
Met één centraal systeem zijn je data altijd actueel en correct. Zo genereer je met één druk op de knop betrouwbare rapporten en dashboards. Wat is het gemiddelde ziekteverzuim? Welke opleidingen zijn populair? Die inzichten zijn cruciaal om het beleid van de stand of gemeente te onderbouwen en proactief advies te geven aan het management.
Een modern HR-systeem verbetert de werkervaring van al je medewerkers. Ze hebben altijd en overal toegang tot hun eigen gegevens, loonbrieven en verlofsaldo. Dat zorgt voor transparantie, autonomie en tevredenheid.
Een van de grootste hefbomen voor efficiëntie in digitale HR is de implementatie van ESS en MSS. Dat principe verlegt de verantwoordelijkheid voor data en acties naar de bron: de medewerker en de manager zelf.
Employee Self Service (ESS): via een beveiligd online portaal of een mobiele app kunnen medewerkers zelf hun HR-zaken regelen, 24/7 en vanaf elke locatie.
Manager Self Service (MSS): leidinggevenden krijgen via hetzelfde portaal de tools om hun team efficiënt te beheren, zonder telkens bij HR te moeten aankoppen.
De winst is drieledig: medewerkers zijn blij met de autonomie, managers hebben betere stuurinformatie en de HR-afdeling wordt verlost van tientallen telefoontjes en mails per dag over basisvragen.
Transparantie en autonomie. Medewerkers hoeven niet langer bij HR aan te kloppen voor een loonstrook of de status van hun verlofaanvraag. Ze hebben 24/7 toegang tot hun eigen dossier via hun pc of smartphone. En dat zorgt voor een moderne en efficiënte werkervaring.
Wat AFAS Online extra bijzonder maakt, is dat het volledig binnen Europa wordt gehost. Daarmee dragen we bij aan digitale soevereiniteit: de zekerheid dat jouw data onder Europese wetgeving valt en binnen Europese grenzen blijft. In een tijd waarin veel organisaties bewust nadenken over waar hun data staat, vinden wij het belangrijk dat jij daar volledig grip op houdt.
Onze begeleiding stopt niet na de implementatie. Onze supportafdeling helpt je graag verder met functionele en technische vragen. Daarnaast organiseren we kennissessies en bieden we ons gratis Help Center aan. Daar vind je 24/7 handleidingen en instructievideo's om het maximale uit de software te halen.
Download de brochure voor meer informatie of bel ons op 015 28 19 10