Onkostenvergoeding: wat moet je doen als werkgever?

Als werkgever is het essentieel om goed op de hoogte te zijn van de verschillende aspecten van onkostenvergoedingen. In dit artikel duiken we dieper in het onderwerp onkostenvergoeding. Wat betekent het voor zowel werkgevers als werknemers? We bespreken de verschillende soorten onkostenvergoedingen, de regelgeving eromheen en enkele best practices voor werkgevers.

Wat is een onkostenvergoeding?

Een onkostenvergoeding is een compensatie die werkgevers aan werknemers kunnen geven om bepaalde kosten te dekken die verband houden met hun werk. Die vergoeding is bedoeld om werknemers te compenseren voor gemaakte uitgaven. Het is belangrijk om duidelijke afspraken te maken over onkostenvergoedingen om misverstanden te voorkomen.

Verschillende soorten onkostenvergoedingen

Forfaitaire onkostenvergoeding
Een forfaitaire onkostenvergoeding is een extralegaal voordeel. De werkgever betaalt maandelijks een vast bedrag terug van de kosten die een medewerker maakt om het werk uit te voeren. Denk bijvoorbeeld aan telefoonkosten of parkeertickets. De werkgever kan die kosten dekken met een forfaitaire onkostenvergoeding. Deze financiële tussenkomst is fiscaal voordeling voor zowel de werkgever als de werknemer.
Reiskostenvergoeding
Een reiskostenvergoeding is bedoeld om werknemers te compenseren voor de kosten die zij maken voor woon-werkverkeer of zakelijke reizen. Dat kan bestaan uit vergoedingen voor het gebruik van eigen vervoer zoals een auto of fiets of kosten voor het openbaar vervoer. Werkgevers kunnen gebruikmaken van verschillende methodes om de reiskostenvergoeding te berekenen, zoals een kilometervergoeding of een vast bedrag per maand.
Representatievergoeding
Een representatievergoeding is bedoeld om werknemers te compenseren voor de kosten die ze maken om het bedrijf te vertegenwoordigen. Denk hierbij aan zakenlunches of relatiegeschenken. Werkgevers kunnen afspraken maken over de maximale bedragen die worden vergoed en welke kosten als representatiekosten worden beschouwd.
Overige onkostenvergoedingen
Naast de bovengenoemde onkostenvergoedingen zijn er ook andere kosten die in aanmerking kunnen komen voor een vergoeding. Nog voorbeelden zijn telefoonkosten, internetabonnementen of kosten voor thuiswerken. Het is belangrijk om specifieke afspraken te maken over die kosten en de vergoeding ervan.

Voorwaarden voor onkostenvergoedingen

Om misverstanden en mogelijke geschillen te voorkomen, is het belangrijk om duidelijke voorwaarden te stellen aan onkostenvergoedingen. Hier zijn enkele belangrijke aspecten om rekening mee te houden:

Duidelijke afspraken
Zorg voor duidelijke afspraken over welke kosten wel en niet worden vergoed en onder welke voorwaarden. Leg de afspraken schriftelijk vast in bijvoorbeeld een onkostenreglement.
Verantwoording en bewijs
Stel eisen aan de verantwoording en het bewijs van gemaakte kosten. Werknemers moeten kunnen aantonen dat de kosten daadwerkelijk zijn gemaakt en dat ze verband houden met de werkzaamheden.
Beperkingen en grenzen
Bepaal welke kostenlimieten er gelden voor bepaalde categorieën kosten. Het is belangrijk om redelijke grenzen te stellen om misbruik te voorkomen.

Belastingregels en wetgeving

Werkgevers moeten rekening houden met de belastingregels en wetgeving als ze onkostenvergoedingen verstrekken. In sommige gevallen kunnen onkostenvergoedingen belastingvrij worden verstrekt, maar in andere gevallen kunnen ze als loon worden beschouwd en dus belast worden. Het is belangrijk om op de hoogte te zijn van de geldende regels en die correct toe te passen om boetes en belastingproblemen te voorkomen.

Onkostenvergoedingen en de arbeidsovereenkomst

Het is aangeraden om onkostenvergoedingen op te nemen in de arbeidsovereenkomst. Op die manier schep je duidelijkheid over de rechten en plichten van zowel de werkgever als de werknemer. Hierin kunnen de voorwaarden, bedragen en eventuele beperkingen worden opgenomen.