Overstappen naar nieuwe financiële en logistieke software in de zorg? Zo pak je het slim aan!

Komt de overstap naar nieuwe software voor finance, aankoop of logistiek sneller op de agenda dan verwacht? Dan wil je in de eerste plaats de continuïteit verzekeren. Facturen moeten verwerkt worden, bestellingen moeten blijven lopen en finance heeft betrouwbare cijfers nodig.

 

Hoe bereid je de overstap goed voor?

Het is belangrijk om niet alleen te kijken naar wat je vandaag gebruikt. Een overstap is ook het moment om processen die veel tijd kosten opnieuw te bekijken. Waar gebeurt nog dubbele invoer? Welke controles verlopen via Excel? En hoe kan informatie vlotter doorstromen tussen aankoop, logistiek, finance en directie? In deze blog lees je hoe je de overstap goed voorbereidt en gebruikt om je bedrijfsvoering slimmer te organiseren.

Een overstap is meer dan nieuwe software kiezen

Wanneer je overstapt naar nieuwe financiële en logistieke software, verhuis je niet zomaar een aantal functies. Bijvoorbeeld boekhouding, aankoop, voorraad en rapportering zijn nauw met elkaar verbonden. Breng eerst in kaart welke processen vandaag door je huidige software worden ondersteund. En kijk daarbij verder dan de gebruikte modules:

  • Welke medewerkers werken dagelijks met de software?
  • Welke gegevens worden tussen afdelingen uitgewisseld?
  • Welke controles gebeuren nog handmatig?
  • Waar worden Excelbestanden of e-mails gebruikt als extra tussenstap?
  • Welke informatie wordt uitgewisseld met andere toepassingen?

Zo krijg je zicht op wat er tijdens de overstap beter kan.

Je EPD kan blijven, terwijl je backoffice verandert

Een overstap voor finance en logistiek betekent niet noodzakelijk dat ook je zorginhoudelijke software moet veranderen. Een elektronisch patiëntendossier ondersteunt de zorgverlening. Medische gegevens en medicatiebeheer blijven daarom thuis in gespecialiseerde zorgsoftware.

Een ERP-systeem ondersteunt de bedrijfsvoering achter de zorg. Denk aan boekhouding, aankoop, voorraad, logistiek, workflows, rapportering en HRM. Beide systemen vervullen dus een andere rol en kunnen naast elkaar blijven bestaan.

Waar gegevens moeten worden uitgewisseld, kunnen het EPD en het ERP-systeem met elkaar integreren. Zo vermijd je dubbele invoer en blijft informatie vlot doorstromen tussen de zorginhoudelijke en administratieve processen.

Gebruik de overstap om de volledige workflow te verbeteren

Wie alleen bestaande functies kopieert naar een nieuw systeem, neemt vaak ook de bestaande knelpunten mee. De echte winst zit daarom niet alleen in nieuwe software, maar in de manier waarop processen met elkaar worden verbonden.

Stel dat een afdelingshoofd nieuw materiaal wil aankopen. De aanvraag wordt digitaal ingediend en meteen gekoppeld aan de juiste afdeling en het beschikbare budget. Op basis van het bedrag en het soort aankoop bepaalt de workflow wie moet goedkeuren. Voor een kleine aankoop volstaat bijvoorbeeld de goedkeuring van de budgethouder. Bij een groter bedrag wordt vaak een extra goedkeuringsstap toegevoegd. De aanvrager kan ondertussen zelf volgen hoe ver de aanvraag staat.

Als de goederen geleverd zijn, dan registreert de magazijnmedewerker de ontvangst. De factuur komt dan digitaal binnen en wordt vergeleken met de bestelling en levering. Kloppen de bedragen en aantallen? Dan kan de factuur automatisch verwerkt worden.

Met de software van AFAS loopt deze volledige flow binnen één geïntegreerd platform. Zo vervang je niet alleen software, maar verbeter je ook het proces erachter.

Wat levert dat op voor je organisatie?

Wanneer aankoop, logistiek en finance binnen één proces samenwerken, beschikt iedere afdeling over dezelfde actuele informatie. Aankoop ziet welke aanvragen goedgekeurd zijn en welke bestellingen nog openstaan. Logistiek krijgt een actueel beeld van leveringen, artikelen en voorraad. Finance hoeft minder gegevens handmatig te controleren en kan sneller ingrijpen wanneer iets afwijkt. Ook de directie krijgt meer grip op budgetten, kosten en verplichtingen. Informatie wordt niet pas zichtbaar bij de maandafsluiting, maar ontstaat tijdens het proces.

Omdat alle afdelingen vanuit dezelfde gegevens werken, wordt ook de rapportering betrouwbaarder. Er ontstaan minder verschillen tussen systemen en Excelbestanden.

Hoe bereid je de overstap praktisch voor?

Een goede overstap begint met een duidelijke scope en een haalbare planning. Bepaal eerst welke processen en gegevens je uit de huidige software moet overnemen. Controleer ook hoe lang de software nog gebruikt kan worden, welke ondersteuning beschikbaar blijft en hoe je de gegevens kan exporteren.

Betrek medewerkers van finance, aankoop, logistiek, IT en directie. Zij kunnen samen bepalen wat beter kan en welke processen prioriteit krijgen.

Daarna bereid je de data en koppelingen voor. Zijn gegevens correct en volledig voordat je ze verhuist?

Niet alles hoeft op dezelfde dag te veranderen. Afhankelijk van de processen en koppelingen kan een gefaseerde overstap de impact op je organisatie beperken.

Hoe organiseert AZ Jan Portaels zijn bedrijfsvoering met AFAS?

AZ Jan Portaels koos voor AFAS om ERP en HRM in één platform samen te brengen. Het ziekenhuis werkte voordien met aparte toepassingen, Excelbestanden en verschillende manuele processen.

Met de software van AFAS worden onder andere boekhouding, aankoop, logistiek, projecten, personeelsbeheer en rapportering met elkaar verbonden. Naast ERP biedt AFAS ook een volledig geïntegreerd HRM-systeem. Daardoor sluiten financiële, logistieke en HR-processen beter op elkaar aan. En zo beschikt het ziekenhuis sneller over betrouwbare informatie om kosten op te volgen en beleidskeuzes te onderbouwen.

Voor AZ Jan Portaels waren niet alleen de mogelijkheden van de software belangrijk. Ook de korte implementatietijd, de begeleiding en de mogelijkheid om processen verder te blijven verbeteren speelden mee in de keuze.

De zorginhoudelijke toepassingen blijven hun eigen rol vervullen. AFAS zorgt ervoor dat de bedrijfsvoering achter de zorg beter samenhangt. Zo verliezen medewerkers minder tijd aan administratie en ontstaat er meer ruimte voor hun eigenlijke werk.

> Lees hier het volledige klantverhaal van AZ Jan Portaels.

FAQ

1- Welke processen kan AFAS binnen een zorgorganisatie ondersteunen?

AFAS ondersteunt onder andere financiële administratie, aankoop, voorraadbeheer, logistiek, workflows, rapportering en HRM. Zorginhoudelijke processen zoals patiëntendossiers en medicatiebeheer blijven in gespecialiseerde zorgsoftware.

2- Kan ons huidige EPD blijven bestaan?

Ja, het EPD en AFAS vervullen verschillende rollen. Het EPD ondersteunt de zorgverlening, terwijl AFAS de bedrijfsvoering achter de zorg ondersteunt. Via koppelingen kunnen de nodige gegevens tussen beide systemen worden uitgewisseld.

3- Kan AFAS Peppol-facturen verwerken?

Ja, Peppol is geïntegreerd in AFAS. Inkomende facturen kunnen digitaal worden ontvangen en opgenomen in de financiële workflow. Zo verlopen standaardcontroles zoveel mogelijk automatisch en volgen medewerkers vooral uitzonderingen op.

Wil jij ook slimmer werken?

Download de brochure voor meer informatie of bel ons op 015 28 19 10