Sinds 1 januari 2026 is de digitale factuur dé standaard voor alle Belgische bedrijven. Maar veel ondernemers en organisaties hebben de officiële startdatum gemist en werken nog op de oude manier. De overheid geeft je nu drie maanden extra de tijd om alles in orde te brengen, maar deze periode is bijna voorbij.
Hoewel de wetgeving duidelijk is, worstelen veel kleine en middelgrote organisaties met de technische kant van e-facturatie. Een systeem koppelen aan het Peppol-netwerk vraagt om de juiste softwarekeuze. Deze korte uitstelperiode is geen reden tot rust, maar een laatste kans om zware administratieve boetes te voorkomen.
De tolerantieperiode is een korte fase waarin de belastingdienst nog geen boetes geeft als je nog niet volledig digitaal werkt. Deze periode duurt drie maanden en is bedoeld om technische kinderziektes op te lossen. Je krijgt dus de kans om je fouten te herstellen zonder dat het meteen geld kost.
Let wel op: dit is geen uitstel van de wet. Je bent nog steeds verplicht om je voor te bereiden. De fiscus verwacht dat je aan het einde van deze drie maanden volledig via het Peppol-netwerk kunt factureren.
Een pdf-bestand is vanaf nu officieel geen digitale factuur meer voor de Belgische wet. Een echte e-factuur is een gestructureerd XML-bestand (meestal in UBL-formaat) dat computers direct kunnen inlezen. Dit bestand wordt beveiligd verzonden via het Peppol-netwerk.
Handmatig gegevens overtikken is hiermee verleden tijd. Dat vermindert de kans op fouten en zorgt er ook voor dat facturen sneller worden betaald. Als je nu nog pdf's stuurt, dan loop je het risico dat je klanten de factuur niet meer kunnen of mogen verwerken in hun boekhouding.
Bedrijven die wachten tot de allerlaatste dag van de tolerantieperiode riskeren grote problemen met hun cashflow. Wanneer die periode afloopt, dan kunnen er strikte controles komen vanuit de btw-administratie. Facturen die niet aan de regels voldoen, kunnen leiden tot het verlies van btw-aftrek voor je klanten.
Daarnaast is er ook een praktische drempel. Veel softwareleveranciers hebben het druk met implementaties. Dus wacht niet te lang want dan is er misschien geen expert meer beschikbaar om je te helpen met de overstap.
De belangrijkste stap is software kiezen die automatisch verbinding maakt met het Peppol-netwerk. Je hoeft dan niet zelf ingewikkelde bestanden te maken, maar de software doet dit voor jou op de achtergrond.
Door te automatiseren met een pakket zoals dat van AFAS voldoe je aan de wet én zorg je ervoor dat je administratie veel sneller verloopt. Lees hier alles over de financiële software van AFAS.
Je riskeert dan administratieve boetes per factuur. Bovendien kunnen je klanten problemen krijgen met hun btw-teruggave. En dat kan je commerciële relatie schaden.
Ja, de verplichting geldt voor alle B2B-transacties tussen Belgische bedrijven, ongeacht het bedrag op de factuur.
Ja, Peppol is een internationaal beveiligd netwerk. Het is veel veiliger dan het versturen van facturen via e-mail waar fraude met bankrekeningnummers vaker voorkomt.
Download de brochure voor meer informatie of bel ons op 015 28 19 10