Curieux de savoir à quoi ressemblera votre organisation dans 10 ans ? Votre équipe sera-t-elle prête ? L'un des plus grands défis qui se pose à un chef d'enreprise ou à un responsable de département, IT our RH par exemple, concerne la mise en place la plus efficace possible des processus d'entreprise. Car il s'agit de préparer de votre organisation aux enjeux de demain. La numérisation - ou digitalisation - a un impact bien plus important que vous ne le pensez. Parions qu'après avoir lu ce blog, vous vous mettrez immédiatement à l'ouvrage !
Nous sommes submergés d’innovations numériques. Les développements sont ultra rapides, allant de nouveaux smartphones à l’intelligence artificielle en passant par la robotique. Difficile d’imaginer un déferlement plus fou ! Toutes ces innovations numériques sont développées dans le but de résoudre un problème donné ou d’automatiser certaines actions. Nous le constatons aussi bien au travail que dans notre vie privée.
Le haut-parleur intelligent qui permet l’utilisation mains libres de son téléphone est un bel exemple : il suffit de dire à haute voix « Appelez untel » et l’appareil forme automatiquement le numéro de votre correspondant. Avez-vous entendu parler du thermostat intelligent ? Depuis votre smartphone, vous programmez votre chauffage à distance pour que la température soit agréable au moment où vous rentrez chez vous. Ces deux exemples montrent que tous nos appareils sont interconnectés. Et, ensemble, ces dispositifs nous garantissent la tranquillité d’esprit et… le contrôle !
Il est frappant de constater que nous accueillons et autorisons la numérisation dans notre vie privée, alors qu’à l’inverse on observe une nécessaire résistance au sein de l’entreprise. De nombreuses organisations utilisent encore des outils numériques et des systèmes non interconnectables. Il peut s’agir, par exemple, de fichiers Excel ou de solutions logicielles indépendantes. Conséquence : ni les données ni les processus ne sont interconnectés. Dommage, car l’idée est que les données travaillent pour vous et non l’inverse. En fait, la collecte de données n’est pas l’objectif mais une suite logique de vos activités quotidiennes. L’objectif est d’avoir un aperçu global et un contrôle des processus, grâce à quoi vous pouvez améliorer le fonctionnement de votre organisation.
Pour les start-ups et les jeunes entreprises, la numérisation est la chose la plus normale qui soit. Effectuer leur comptabilité de manière aussi numérisée et automatisée que possible est une évidence car elles n’existent que depuis quelques années et n’ont jamais connu rien d’autre. Elles disposent de tous les outils nécessaires et sont très naturellement utilisatrices des technologies les plus récentes. Bien entendu, il leur arrive de faire des erreurs. L’un des pièges dans lequel elles tombent régulièrement est d’utiliser un outil distinct pour chaque type d’activité. Or ces outils ne sont pas interconnectés.
Pour de nombreuses organisations qui ont commencé à l’ère de l’analogique, travailler de manière numérique ne va pas de soi. Difficile de croire qu’une salle d’archives contenant des centaines de lourds classeurs tiennent désormais sur une carte mémoire de la taille d’un timbre-poste. Et même que ce timbre-poste n’est plus nécessaire ! En effet, grâce aux logiciels en ligne, les documents peuvent désormais être signés et envoyés en toute légalité. Depuis votre smartphone si vous le souhaitez.
La numérisation de votre entreprise n’est déjà plus une question de choix : vous ne pouvez pas faire autrement. Tout simplement parce que, financièrement, il n’est plus rentable d’exécuter certains processus manuellement ou de manière analogique. Les nouvelles technologies et les innovations nous permettent de traiter l’information et les processus existants de manière plus efficace. Les processus administratifs peuvent être optimisés de telle sorte d’avoir un meilleur aperçu et une meilleure vue d’ensemble des résultats et des KPI de l’entreprise.
Les logiciels sont indispensables au bon fonctionnement de votre entreprise. Vous souhaitez travailler avec une seule solution intégrée pour tous vos processus administratifs (depuis la gestion de projet jusqu’aux finances et au CRM). L’implémentation d’un logiciel est une opération assez simple. Mais la situation se complique lorsque plusieurs packages et programmes doivent fonctionner ensemble et être intégrés. Cela demande du temps et de la patience.
Dans votre vie privée, introduire un ‘changement numérique’ est assez facile. Il suffit de télécharger une app, de régler les paramètres et vous êtes prêt à contrôler votre smart tv avec votre smartphone. En fait, vous n’en avez pas réellement besoin puisque vous disposez déjà d’une télécommande. Mais c’est amusant et cela vous facilite la vie.
Grosso modo, cela fonctionne un peu de la même manière dans votre organisation. Prenons l’exemple de l’enregistrement des heures prestées. Dans de nombreuses organisations, cette tâche est encore effectuée manuellement. À la fin de la journée ou de la semaine, chacun remet ses ‘timesheet’ à un collaborateur chargé de les saisir, dans un fichier Excel ou un autre système. Cela fonctionne bien, mais un système numérisé réduit la charge de travail, minimise les risques d’erreur et augmente l’efficacité. En d’autres termes, un système numérisé vous facilite la vie. Tout comme cette app que, dans votre vie privée, vous téléchargez sans y prendre garde.
Quelle alors est la vraie différence ? L’implémentation d’un nouveau logiciel dans l’entreprise ne vous concerne pas vous, en tant qu’individu. Dans votre sphère privée, quand vous téléchargez un logiciel vous commencez immédiatement à l’utiliser. Mais dans une organisation, tous les processus avec lesquels les gens travaillent depuis des années changent d’un coup. Ils doivent donc penser et travailler de manière totalement différente, chose qu’ils n’apprécient vraiment pas. Ils aiment ce qui est sûr, familier et facile. Tout le contraire du changement.
Le jour où vous déciderez (enfin) de ‘casser’ vos processus existants pour les numériser, des résistances apparaîtront. D’une part, parce que tout changement est insécurisant pour tout le monde et, de l’autre, parce qu’une partie de vos collaborateurs se sentira attaquée ou craindra de voir son travail pris en charge par un ordinateur. Certains auront peur de ne pas comprendre et de ne pas pouvoir faire face au changement. Bien entendu, d’autres se réjouiront du changement. Ils attendent avec impatience une amélioration des processus d’entreprise et sont satisfaits de tout progrès qui prend la forme d’un logiciel. C’est sur ce dernier groupe qu’il faudra vous appuyer pour réussir le changement.
Comment faire pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde et que le processus de numérisation se déroule sans heurts ? Comment garder son sang-froid lorsque l’intégration de multiples packages et programmes entraîne des retards et que la résistance augmente soudainement ? Mike Myatt a décrit les trois étapes à suivre pour lancer avec succès un processus de changement. Les étapes ci-dessous s’inspirent largement de sa théorie.
Pourquoi faudrait-il changer quelque chose ? C’est ce que vous devez établir en premier. Il ne s’agit pas d’implémenter un logiciel à la mode dont tout le monde vante les vertus ou de changer pour le plaisir de changer, mais de votre propre organisation. Dès lors, il est important d’examiner les trois éléments suivants :
Bien entendu, ceci ne signifie pas que tout changement entraîne systématiquement une amélioration du service, une augmentation du nombre de nouveaux clients et une nouvelle culture d’entreprise. Néanmoins, un changement de pratiques bien organisé conduit à des améliorations dans plusieurs domaines, dont celui de la satisfaction des collaborateurs.
Tout changement nécessite un bon leadership. Comment bien vous préparer à un changement ? Commencez par faire le tour de votre organisation et parlez beaucoup avec les responsables. Qui sont vos collaborateurs et comment perçoivent-ils le changement ? On peut identifier quelques stéréotypes et nous distinguerons ici quatre groupes.
Le premier groupe est celui des victimes, qui considèrent tout changement comme une attaque personnelle. Le deuxième groupe est celui des observateurs. Ni pour ni contre le changement, ils en sont les victimes passives. Les critiques forment le troisième groupe. Vous devez vous montrer prudent car ils ne sont pas totalement francs. Il s’agit notamment de personnes qui affirment n’avoir aucun problème avec le changement (ou qui ne disent rien du tout), mais qui font ensuite tout leur possible pour le saboter. Enfin, le quatrième groupe est celui des défenseurs. C’est le groupe avec lequel vous pourrez travailler. Ils comprennent l’importance du changement, se montrent enthousiastes à l’égard de vos projets et peuvent propager une ambiance positive au sein de l’organisation.
Bien entendu, il est également très important que le changement que vous introduisez soit durable. Vous n’investissez pas du temps et (beaucoup) d’argent dans un changement dont ne verriez pas les effets dans les mois qui suivent.
Avant tout, vous devez vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Ce que vous faites en vous appuyant sur le groupe des ‘défenseurs’ du projet. L’ensemble du management doit également travailler à préparer tous les collaborateurs au changement (ou, à tout le moins, à neutraliser la résistance).
En outre, il importe que vos managers se voient confier suffisamment de responsabilités pour atteindre les résultats souhaités. Ils doivent, bien entendu, être responsables de leur travail et de leurs résultats. Pour atteindre ces résultats, donnez-leur les bons outils, les talents, les moyens et les pouvoirs nécessaires.
Votre organisation est numérisée ? Alors vous êtes prêt pour l’étape suivante : l’automatisation. L’automatisation de votre entreprise est la cerise sur le gâteau de la numérisation.
Si vous analysez attentivement tous vos processus d’entreprise, vous constaterez que vous pouvez en automatiser un grand nombre. Si vous choisissez un logiciel ERP par exemple, tous vos processus d’entreprise seront regroupés dans un système central, ce qui facilitera grandement l’automatisation.
Toutes les entreprises sont différentes. Il est donc important que vous choisissiez vous-même les processus que vous souhaitez automatiser. Si vous débutez dans l’automatisation, il est préférable de commencer par un processus simple. Ainsi, vos collaborateurs pourront s’habituer à l’automatisation et vous ne vous compliquerez pas trop la tâche. Cette première étape franchie, vous pourrez continuer à progresser. Et croyez-nous : une fois que vous aurez commencé, vous ne voudrez plus jamais revenir en arrière, à l’époque précédant la numérisation et l’automatisation.
Les workflows sont l’outil le plus évident pour automatiser vos processus. Un workflow garantit que votre processus suit toujours une structure fixe. Vous configurez les workflows de manière à ce qu’ils s’intègrent parfaitement à votre organisation.
Les dashboards permettent de tirer le meilleur parti de votre numérisation et de votre automatisation. En effet, une entreprise numérique ne peut exister sans dashboards. Ils rendent vos processus plus transparents et plus compréhensibles. Un dashboard est une représentation visuelle des données de votre entreprise. Ainsi, vous gardez un œil attentif sur vos KPI.
On imagine souvent que l’automatisation ne concerne que les multinationales. Rien n’est moins vrai. Les PME aussi profitent des avantages d’une administration intégrée et automatisée. Parmi les principaux :
Au sein de votre organisation, de nombreux processus d’entreprise sont interdépendants. Qu’il s’agisse du suivi, de l’administration, de la gestion de projet ou du paiement des salaires du personnel.
Pour organiser ces processus le plus efficacement possible, il faut d’abord les enregistrer de manière claire et centralisée. C’est pourquoi il est préférable de choisir un système complet, dans lequel toutes les activités sont regroupées. Ainsi, les collaborateurs ne sont plus astreints à des tâches répétitives et manuelles. Avec un système ERP complet, tous vos collaborateurs peuvent à nouveau se concentrer sur leurs tâches principales.