Autant dire que le traitement des factures papier et au format PDF prend beaucoup de temps. Ne serait-ce, déjà, que pour encoder tous ces chiffres dans votre logiciel de comptabilité. Sans compter qu’une erreur est vite arrivée, avec pour conséquence une perte de temps encore plus importante due à l’identification et à la correction des erreurs. Dès lors, peu importe sous quel angle on voit les choses : le traitement des factures se révèle chronophage, coûteux et comporte de nombreux risques d’erreurs.
Une facture véritablement électronique est toujours envoyée d’un logiciel à un autre, en réduisant le plus possible l’intervention humaine. La facturation électronique se déroule selon une norme bien établie, comme Simplerinvoicing, utilisée par AFAS et une kyrielle d’autres logiciels.
Très bien, mais comment tout cela fonctionne-t-il précisément ? En pratique, votre logiciel vous envoie une alerte lorsque votre fournisseur vous envoie une nouvelle facture. Vous contrôlez alors toutes les données de facturation, puis cliquez sur OK. Et voilà, le tour est joué ! La facture en question est immédiatement traitée dans votre comptabilité et vous recevez une nouvelle alerte lorsqu’il est temps de la payer. Tout cela ne vous prend que 30 secondes d’attention et quelques clics. Dites donc adieu aux procédures chronophages et sujettes aux erreurs.
Vous pourrez envoyer vos factures avec la même efficacité, en ayant par ailleurs la certitude que vos clients les ont bien reçues. Bref, vous n’aurez plus à craindre les filtres antispam trop rigoureux ni les « journées sans » du facteur.
À la fin de chaque trimestre, c’est toujours le branle-bas de combat. Il faut parcourir toutes les boîtes e-mail, les classeurs et les armoires à la recherche des factures et des notes de frais accumulées au cours des derniers mois. Reste ensuite à tout encoder, avant une dernière vérification. Pff… Que c’est laborieux !
Grâce à la facturation électronique, cette perte de temps appartiendra définitivement au passé : toutes vos factures seront prêtes dans votre comptabilité. Vous n’aurez plus qu’à effectuer une ultime vérification à la fin du trimestre, et votre déclaration TVA sera envoyée en deux trois clics. Et si vous travaillez avec une comptable externe, vous ferez de très belles économies !
Vous piétinez d’impatience à l’idée d’envoyer vos premières factures électroniques ? Merveilleux ! Néanmoins, veillez à convaincre vos fournisseurs et clients de vous emboîter le pas.
Voici quelques conseils pour y parvenir :
Vous souhaitez en savoir plus sur la facturation électronique ? AFAS est à votre service !