AFAS + Scan Sys = minder papier en meer efficiëntie

Krijg jij een lawine aan papieren documenten over je heen, zoals facturen, bestelbonnen of vrachtbrieven? En wil je die documentenstroom de baas blijven? Dan is de combinatie van AFAS Software en Scan Sys ideaal voor jou. Scan Sys digitaliseert al je papier. En met AFAS heb je een krachtig ERP-pakket waarin je volledige administratie wordt bewaard.

“Wij helpen AFAS-klanten met het digitaliseren, verwerken en verrijken van hun documenten”, begint Stefan Elias zijn verhaal. Als accountmanager bij Scan Sys heeft hij heel wat ervaring met zulke projecten. Al meer dan 200 AFAS-klanten werken nu volledig digitaal dankzij Scan Sys.

“Eigenlijk zijn we een doorgeefluik voor AFAS”, gaat Stefan verder. “Het maakt niet uit of je facturen, bestelbonnen of hr-documenten in je ERP wilt krijgen. We digitaliseren eerst die papieren en trekken vervolgens de nodige informatie eruit. Trouwens, dat doen we ook met de pdf-bestanden die in je mailbox verschijnen. Die zijn natuurlijk al digitaal, maar wij zorgen ervoor dat de info ook leesbaar wordt voor de software van AFAS – en dat zónder menselijke tussenkomst.”

Meer tijd en minder fouten

Waarom kiezen klanten voor een huwelijk tussen AFAS en Scan Sys? “Voor de tijdswinst en de efficiëntie”, antwoordt Stefan stellig. “Digitale factuurverwerking is ongetwijfeld de populairste toepassing. Factuurgegevens handmatig invoeren kost je veel tijd. Bovendien is het foutgevoelig. Voor je het weet, is een factuur dubbel geboekt – zeker wanneer je hetzelfde document in pdf-formaat en via de post krijgt. Met een geautomatiseerde factuurverwerking zijn die fouten verleden tijd.”

“Ook fraude met spookfacturen krijgt geen schijn van kans meer. De software merkt het direct als er iets niet pluis is met het gedigitaliseerde document: bijvoorbeeld wanneer het rekeningnummer dat fraudeurs op de valse factuur zetten, afwijkt van de correcte info die al in je administratie zit. Kies je voor een manuele verwerking van je facturen? Dan springt die fraude minder in het oog.”

“Scan Sys digitaliseert en leest de informatie, en stuurt die vervolgens naar de software van AFAS, die automatisch de controle doet.”

Alles komt samen in AFAS

Een factuur hangt dikwijls aan een inkooporder en een ontvangstbon als er goederen worden geleverd. Hoe controleer je of de gegevens op die 3 documenten overeenkomen? “Ook dat wordt kinderspel”, zegt Stefan. “Scan Sys digitaliseert en leest de informatie, en stuurt die vervolgens naar de software van AFAS, die automatisch de controle doet: komt de prijs op de bestelbon overeen met die op de factuur? En is het aantal geleverde goederen op de leveringsbon identiek aan het aantal dat vermeld staat op de factuur en bestelbon? Klopt er iets niet? Dan krijg je een alert.” 

"Wat betreft de verwerking van inkooporders vergelijken we niet zozeer de informatie op de bestelbon maar is het uitgangspunt dat de bestelling is aangemaakt in AFAS. Dit resulteert in een goederenontvangst die wordt vastgelegd in het systeem, waarna Scan Sys de factuurinformatie vergelijkt met de goederenontvangst in AFAS. Zo ontstaat een zuivere controle waarbij AFAS leidend is. Inkooporders kunnen verwerkt worden op basis van matching met goederenontvangsten maar ook op geregistreerde verplichtingen.", aldus Stefan. 

“Zodra Scan Sys de structuur van een document begrijpt, maakt het niet uit of er 10 of 100 factuurregels op het document staan. Alle info wordt dan automatisch verwerkt.”

Lezen tot op regelniveau

De kracht van Scan Sys zit hem in de nauwkeurigheid van de software. Stefan: “Veel scanapplicaties kunnen alleen maar op kopniveau informatie uit de gedigitaliseerde documenten lezen. Daarmee bedoel ik de grote brokken info, zoals de factuurdatum, het totaalbedrag of het btw-nummer van de leverancier. Scan Sys gaat een grote stap verder en leest ook de detailregels op facturen en andere documenten. Dat komt omdat onze software getraind kan worden: zodra Scan Sys de structuur van een document begrijpt, maakt het niet uit of er 10 of 100 factuurregels op het document staan. Alle info wordt dan automatisch verwerkt.”

Standaardsoftware voor kmo’s

Scan Sys is standaardsoftware die enorm flexibel is – net zoals je dat bij AFAS Software gewend bent. “Vandaag kun je als kmo je volledige factuurverwerking automatiseren”, besluit Stefan. “Als je dat wenst, bouwen we in dat proces een manuele controle in. Toch zien we dat het leeuwendeel van onze klanten vandaag kiest voor 100% automatisch.”

Meer weten over de kracht van AFAS Software en Scan Sys? Stefan Elias maakt je met plezier wegwijs.