ERP systeem: meer grip op al je bedrijfsprocessen

Loopt alles op rolletjes binnen jouw organisatie? Of heb je toch het gevoel dat er nog ruimte voor verbetering is? Wij zijn er namelijk van overtuigd dat een ERP systeem het basisrecept voor succes is. In een ERP systeem komen namelijk al je bedrijfsprocessen samen.




Zijn jouw bedrijfsprocessen mee met de tijd?

Om de toekomst van je organisatie te garanderen, moet je complete organisatie op elkaar afgestemd zijn.

Vergelijk de performance van je bedrijfsprocessen maar eens met een estafette. Als iemand even niet kan volgen, dan heeft de volgende vaak een groot inhaalmanoeuvre te maken. En hetzelfde geldt voor je bedrijfsprocessen. Stel dat een medewerker geen projecturen opschrijft, dan kan de financiële afdeling geen factuur opmaken. En dan worden uiteindelijk verschillende mensen opgezadeld met extra werk.

Afdelingen die afzonderlijk van elkaar werken? Dat is verleden tijd! Alle bedrijfsprocessen zijn met elkaar verbonden. Met een ERP systeem krijg je grip op al die processen.


Wat is een ERP systeem?

Vroeger had iedere afdeling een eigen tool, systeem of proces. Dat varieerde van een softwarepakket tot een excelsheet. Als afdeling A gegevens nodig had van afdeling B, dan werd die excelsheet verstuurd via mail (of zelfs geprint). Daarna zetten ze de gegevens ook nog manueel over in het softwarepakket van afdeling B. En dat laatste is met het oog op de veiligheid van je data geen verstandige procedure.

Dat werk is vrij inefficiënt, foutgevoelig én tijdrovend. Het is dus veel efficiënter als afdeling A en B in dezelfde tool werken. En dat is nu juist wat een ERP pakket mogelijk maakt. Een ERP pakket bestaat uit modules die een specifieke taak of afdeling ondersteunen. Alle bedrijfsprocessen komen dus samen in een ERP pakket.

In de praktijk maakt het niet uit in welke module je werkt. De brondata komt namelijk altijd uit 1 ERP systeem. Dat wordt hieronder kort toegelicht.

  • Iedere afdeling van de organisatie werkt met een module van het ERP pakket
  • Afdeling A (inkoop) werkt met een module die volledig aansluit op de administratieve processen
  • Afdeling B (boekhouding) werkt met een module die volledig aansluit op de financiële processen
  • Module A communiceert direct met module B omdat ze gebruik maken van dezelfde brondata
  • Als ze in afdeling A een nieuwe medewerker ingeven, dan beschikt afdeling B direct over die gegevens



ERP systeem en de cloud?

Online werken kent heel veel voordelen voor de investeerder in ERP software. Hoge eenmalige opstartkosten zijn er namelijk niet meer. Je betaalt vanaf nu een vast bedrag per maand om ons ERP systeem te gebruiken. Met het online werken worden investeringen in hardware verleden tijd. Ook updates worden automatisch gedaan en zo ben je altijd bij op het gebied van software, wet- en regelgeving. Je gebruikt het ERP systeem dus via het internet of via de app.


Wat zijn de belangrijkste voordelen van een ERP pakket?

  • De voornaamste voordelen van een ERP systeem: een hoge mate van efficiëntie én meer grip op je organisatie.
  • ERP software brengt alle bedrijfsprocessen van je organisatie samen in één tool en koppelt alle belangrijke bedrijfsinformatie aan elkaar.
  • Alle administratieve processen worden in één softwareoplossing verwerkt. Dat betekent dan ook dat er gebruik gemaakt wordt van één database en een eenmalige inlog. De loonadministratie wordt een logisch gevolg van de HR-administratie en de financiële administratie wordt een logisch gevolg van je bedrijfsprocessen. Manuele handelingen of ingewikkelde koppelingen tussen afzonderlijke systemen zijn niet meer nodig. Is er dan toch nog een systeem dat je moet koppelen? Gebruik dan de data van het ERP systeem als basis.
  • Met entreprise resource planning kan je een groot deel van de bedrijfsprocessen automatiseren. Automatisering zorgt voor kostenbeheersing en efficiëntie. Daarnaast zorgt het ook voor zinvol werk en dat is niet onbelangrijk.
  • Je hebt ook altijd inzicht in de performance van je organisatie. De gegevens worden snel opgehaald uit de database van de ERP software en kunnen dan eenvoudig worden weergegeven in dashboards. Zo zie je meteen hoe jouw organisatie ervoor staat.

Wat zijn de nadelen van een ERP oplossing?

  • De grootste nadelen van een ERP systeem: het implementatietraject en de kosten.
  • De implementatie van een ERP pakket heeft een grote impact op je organisatie. Het heeft impact op iedere medewerker, afdeling en managementlaag. De verwachte impact roept vaak allerlei emoties op. Sommige medewerkers zullen blij zijn met de verandering, terwijl anderen dat net niet zien zitten.
  • Het implementatietraject kan dus als een nadeel worden gezien. De processen waar mensen soms al jaren mee werken, moeten ineens veranderen. Mensen moeten hun gewoontes veranderen en moeten vaak helemaal anders gaan denken. En daar houden sommige mensen nu helemaal niet van. Zeker als een deel van het werk niet meer terugkomt omdat het wordt geautomatiseerd.
  • Je hebt dus enerzijds de algemene angst voor verandering. Anderzijds kunnen sommige medewerkers ook bang zijn omdat ze denken dat hun job wordt overgenomen door een systeem. En dan heb je ook nog medewerkers die denken dat ze het niet gaan begrijpen en dat ze de verandering niet aankunnen.
  • De kosten van de software kunnen ook een nadeel zijn. De excellijsten en papieren dossiers die je nu gebruikt, zijn gratis. En voor software moet je ineens betalen... Bovendien maak je ook kosten om het implementatietraject goed te laten verlopen. Maar: als je 10 systemen kan vervangen door één systeem, dan zal het ERP pakket juist goedkoper zijn.
  • Je kunt je afvragen of bovenstaande nadelen ook écht nadelen zijn als je je organisatie verder wilt helpen.



Welke bedrijfsprocessen komen samen in ERP software?

Een ERP oplossing is opgebouwd in modules. Elke module ondersteunt een specifieke taak of bedrijfsproces. Technisch gezien kan een goede ERP leverancier ervoor zorgen dat al je bedrijfsprocessen worden gedigitaliseerd in de ERP oplossing. Alles is mogelijk! Maar de modules die je kiest, dat hangt af van je sector en je organisatie.

Hieronder zie je de meest voorkomende modules:


Hoe processen automatiseren met een ERP systeem?

De belangrijke bedrijfsprocessen van je organisatie komen samen in één systeem. Daardoor is alle informatie altijd vanuit één database op te halen. Doordat alle informatie gekoppeld is aan elkaar, kunnen dagelijkse processen geautomatiseerd worden.

Dat doe je met behulp van workflows. Je gebruikt workflows om processen te automatiseren en om papiergebruik te verminderen. Een ERP systeem heeft vaak standaard workflow templates, maar het is ook mogelijk om workflows zelf te bouwen. Daardoor kan je die volledig afstemmen op je organisatie.

Enkele voorbeelden van bedrijfsprocessen die eenvoudig geautomatiseerd kunnen worden:

  • Een informatieaanvraag verwerken
  • Een order van een klant verwerken
  • Een verlofaanvraag in orde brengen
  • Een elektronische factuur verwerken

Je kan zelfs ook een 'proces' automatiseren om een cadeautje naar een jarige collega op te sturen. Doordat je al die processen automatiseert, verklein je de kans op fouten, voorkom je volle mailboxen én zwerven er geen takenlijstjes meer door de organisatie.


Wat is het verschil tussen ERP en best of breed?

Je kan twee kanten uitgaan als je je bedrijfsprocessen gaat digitaliseren. Enerzijds kan je kiezen voor een ERP systeem en anderzijds kan je voor ieder proces gebruik maken van een dedicated tool. Zo'n specifieke tool noemen ze 'best of breed'. Vaak kies je dan voor iedere afdeling (of voor ieder proces) een best of breed tool. Sales en CRM worden ondergebracht in tool X, de financiële administratie in tool Y en je project- en urenregistratie in tool Z.

De best of breed tools zullen waarschijnlijk hun werk heel goed doen, maar het brengt je organisatie soms niet de rust die ze wél verdient. Vaak moeten er nog tools aan elkaar gekoppeld worden (wat niet altijd gebeurt), de data is niet heel overzichtelijk én de processen zullen nooit naadloos in elkaar overvloeien.

Vaak werken kleinere organisaties (met ongeveer 10 medewerkers) nog met losse tools. Als dat bedrijf groeit in omzet en aantal medewerkers, dan zie je toch dat een ERP systeem de juiste oplossing biedt.


Voor wie is een ERP pakket geschikt?

Een ERP pakket is geschikt voor iedere organisatie (in eender welke sector) die streeft naar een efficiënte bedrijfsvoering. Van kleinere organisaties (met ongeveer 10 medewerkers) tot corporates met duizenden medewerkers. Van zorginstellingen tot accountantskantoren, van bakkerijen tot bouwbedrijven. Digitale bedrijven zijn klaar voor de toekomst!

Je gaat voor gestroomlijnde processen die zorgen voor tevreden medewerkers en klanten. En natuurlijk wil je ook dat alle systemen naadloos samenwerken. Data moet voor iedereen én op ieder moment van de dag beschikbaar zijn. Zo kan jouw team doen waar het goed in is.

Dat allemaal bereik je met een ERP systeem.


Benieuwd naar de ERP software van AFAS?

Veel administratieve bedrijfsprocessen zijn met elkaar verbonden binnen je organisatie. Van het opvolgen van je klanten en leveranciers tot het uitbetalen van je medewerkers en van het opschrijven van projecturen tot de boekhouding. Daarvoor heeft AFAS één compleet ERP systeem ontwikkeld waarin al die processen plaatsvinden en samenkomen. Het resultaat daarvan? Jij verliest geen tijd meer aan dubbele vastlegging, je werkt efficiënt én je kan je zorgeloos richten op je kerntaken.