SBB Accountants & Adviseurs is het grootste Vlaams accountants- en adviesbureau met maar liefst 27 kantoren en meer dan 500 medewerkers. Vandaag begeleiden ze meer dan 22.000 starters, ondernemers, kmo's, vrije beroepen en VZW's, in het begeleiden van hun doelstellingen in elke fase van hun activiteit. Raf Dom is financieel directeur en plande graag een gesprek met ons in. We spraken over de keuze naar AFAS, de samenwerking, en de koppeling met AFAS-partner Arco. Arco zorgt voor het inlezen van de facturatieflow.
Eind 2018 begonnen ze bij SBB de zoektocht naar automatisatie. Ze gebruikten heel wat verschillende tools naast elkaar en merkten dat het overzicht over hun data verloren ging. Hoe hebben jullie die zoektocht aangepakt? Raf: "We hebben vanaf het begin een projectgroep aangeduid binnen SBB. Verschillende medewerkers die vanaf het begin nauw betrokken worden, mee de ERP-analyse deden en het uiteindelijke voorstel bij de directie voorlegden. Deze collega’s zijn dan ook de believers van het eerste uur. En deze believers heb je nodig. Zij zullen later de andere collega’s mee op sleeptouw nemen na de introductie."
"Vervolgens besteedde SBB veel aandacht aan testing. We gaan nieuwe systemen en processen grondig testen. Pas als we 200% zekerheid hebben dat alles vlot loopt, gaan we dit uitrollen naar al onze 550 medewerkers. En tot slot is er binnen SBB veel aandacht aan het begeleiden van onze medewerkers bij de uitrol. Hier gaat het dan over het voorzien van opleidingen, handleidingen en support-systeem als een nieuwe tool wordt geïntroduceerd."
Raf: "Via onze AFAS-consultant zijn we in contact gekomen met AFAS-partner Arco. Voor onze eigen interne boekhouding waren we op zoek naar een scanningstool die gekoppeld kan worden aan AFAS. In eerste instantie is Arco een scan- en herkenningstool, maar voor SBB is Arco nog een hele stap verder gegaan. Ze hebben de tool uitgebreid zodat niet alleen de factuur wordt herkend, maar dat ook de boeking volledig voorbereid kan worden in Arco. En Arco stuurt deze boeking door naar AFAS.
Sinds het gebruik van de software van AFAS en de koppeling met Arco zien ze bij SBB heel wat voordelen. Raf: "De automatische koppeling is echt een groot voordeel. Via connectoren wordt er data uitgewisseld tussen AFAS en Arco. En omdat SBB toch wel een complexe structuur heeft met 2 juridische entiteiten en meer dan 40 analytische kosten plaatsen, is deze koppeling uiterst belangrijk. AFAS is leading in dit proces. Dit wil zeggen dat alles juist gezet wordt in de software van AFAS. En Arco gaat vervolgens deze data eruit halen per factuur. Verder werkt Arco zo dat e-mails automatisch worden uitgelezen. Zit er in een e-mail van een leverancier een aankoopfactuur in bijlage, dan zal deze bijlage als aankoopfactuur in het systeem terecht komen voor verdere werking.
Raf: "Papieren facturen hebben we niet meer, maar natuurlijk zijn het momenteel nog voor het grootste gedeelte pdf-facturen die verwerkt moeten worden. Dus de volgende stap zijn e-invoices en dus Peppol. Deze koppeling moet nog opgezet worden."
"Wat het HR-luik betreft, gebeurt er vandaag nog heel veel op papier. Onze HR-afdeling is momenteel met AFAS aan het bekijken welke processen geïntegreerd kunnen worden zodat dit ook meer en meer digitaal kan verlopen. De software van AFAS is een totaalpakket, dus hoe meer we integreren, hoe efficiënter. En daar maken we graag gebruik van."
"Aangezien de accountant heel dicht bij de klant staat, is deze bij uitstek de vertrouwenspersoon van de ondernemer. Het is dan ook logisch dat de accountant de ondernemer kan bijstaan in de digitalisering van zijn processen. In de praktijk doen onze SBB-medewerkers dit al heel geregeld bij onze klanten. En dit gaat het echt veel ruimer dan de boekhoudkundige processen. Dus rapporteringen digitaliseren, maar ook de documentenflow van het verkoopproces optimaliseren."