SBB: "Voorkennis is key voor een succesvolle implementatie van nieuwe software."
Accountants- en adviesbureau
600 medewerkers
Leuven (hoofdkantoor)
September 2019
ERP & HRM
Interview met:
Raf Dom (CEO), Ester Nulens (CFO) en Davy Haesen (ICT-CIO)
Aan het einde van 2022 begon Raf Dom aan zijn nieuwe functie bij SBB Accountants & Adviseurs als CEO. SBB is het grootste Vlaams accountants- en adviesbureau met maar liefst 27 kantoren en 600 medewerkers. In 2018 begon het bedrijf de zoektocht naar automatisatie omdat ze merkten dat het overzicht over hun data verloren ging dankzij het gebruik van verschillende tools die niet goed samenwerkten. Een nieuwe software uitbreiden over alle 600 collega’s, daar komt heel wat bij kijken. We spraken naast Raf met ICT-verantwoordelijke Davy en CFO Ester hoe zij vanuit hun managementrol dit project aangepakt hebben.
Davy: "De sector mag dan onder druk staan door een tekort aan accountants, maar door te automatiseren kunnen we juist de handen vrijmaken van de goede accountants die er zijn. Het omarmen van beschikbare technologieën maakt ons werk eenvoudiger en efficiënter, en zorgt ervoor dat we niet opgegeten worden door grote spelers. Als we nu digitaliseren en onze accountants optimaal laten werken, zijn we klaar voor de toekomst."
Het was voor hen belangrijk om te vermijden dat er simpelweg werd aangekondigd: "Nu werken we met een nieuw systeem doorheen de organisatie.” In plaats daarvan gingen ze op zoek naar de ideale manier om alle medewerkers zo goed mogelijk te betrekken bij de overgang naar AFAS.
Zo hebben ze onder andere een goodiebag inclusief EHBA (Eerste Hulp Bij AFAS) boekje uitgedeeld met alle basisinformatie en zijn er posters opgehangen met een stappenplan. Bovendien zijn er key users en facturatieverantwoordelijken in elk kantoor aangesteld die zijn opgeleid in het AFAS Clubhuis te Kontich om hen voor te bereiden op de transitie. SBB heeft een volledige marketingcampagne opgezet om ervoor te zorgen dat alle medewerkers enthousiast werden en goed geïnformeerd waren over de veranderingen die eraan zaten te komen.
Davy (CIO): “We hebben gigantisch veel gewijzigd binnen ons bedrijf en als de eindgebruiker geen kennis heeft, gaat het bedrijf natuurlijk zaken missen. Zowel op vlak van omzet als de juistheid van gegevens. De reden waarom we zo hard hebben ingezet op die awareness is net om ervoor te zorgen dat de medewerkers weten wat wij gewijzigd hebben, hoe ze dat makkelijk kunnen leren en waar ze iets kunnen terugvinden. Voldoende tijd nemen om de werknemers mee te krijgen in het nieuwe traject is cruciaal voor een goede overstap.”
Een software-implementatie gebeurt in fasen. Allereerst nam het accountancybedrijf de financiële module onder de loep. Dit omvat onder meer het registreren van inkomsten en uitgaven, het opstellen van facturen en de bijbehorende betalingen en het beheer van de debiteuren- en crediteurenadministratie. Het is belangrijk dat de interne boekhouding goed wordt bijgehouden, omdat dit de basis vormt voor de financiële rapportages en prognoses van de organisatie.
Raf (CEO): "Als boekhoudkantoor kom je in aanraking met heel wat administratie. Daar hoort het inlezen van allerlei documenten ook bij. Om dit zo vlot en efficiënt mogelijk te doen lopen, gingen we op zoek naar een scanningstool die gekoppeld kon worden aan AFAS. Deze koppeling was uiterst belangrijk omdat we toch wel een complexe structuur hebben met twee juridische entiteiten en meer dan veertig analytische kostenplaatsen."
In eerste instantie is Arco een scan- en herkenningstool, maar voor SBB zijn ze nog een hele stap verder gegaan. De tool werd uitgebreid zodat niet alleen de factuur wordt herkend, maar dat ook de boeking volledig voorbereid kan worden in Arco zelf. Via connectoren wordt de boeking doorgestuurd naar de software waarbij alle gegevens automatisch worden overgenomen en dubbele invoer verleden tijd is. Daarnaast kan de tool ook e-mails automatisch uitlezen en de bijlage als factuur in het systeem zetten voor verdere verwerking.
Na de succesvolle integratie van het financiële luik, heeft SBB een koppeling gemaakt tussen AFAS en Acerta Connect om de HR-administratie te automatiseren. Hierdoor kunnen medewerkers hun loonadministratie via AFAS laten verlopen en hoeft de organisatie niet langer gegevens in te voeren in het Acerta portaal. Via het HR-portaal kunnen medewerkers verlof, verzuim en afwezigheid indienen (ESS) die door het management kunnen worden goedgekeurd (MSS). Hierna werd de InSite omgeving toegevoegd als kennis- en communicatieportaal om bedrijfsinformatie te delen over alle kantoren.
Met de start van 2023 breidde SBB het gebruik van AFAS uit naar het volledige kantoorbeheer met de nacalculatie, projecten, facturatie en het debiteurenbeheer. Dit betekende een spannend moment omdat het nieuwe systeem nu over de volledige operationele kant binnen de organisatie werd uitgerold. Voorheen gebruikten medewerkers AFAS alleen voor afwezigheden en InSite, terwijl de facturatie werd gedaan met eigen software die werd ingelezen. Nu is het hele proces van offerte tot factuur volledig gedigitaliseerd en geautomatiseerd.
Richting de 2de helft van het jaar wil de organisatie het on-en offboarding traject van medewerkers geautomatiseerd hebben via verschillende workflows. Er gaan ongeveer 60 flows gekoppeld zijn aan het scenario van een indiensttreding. Zo bestelt een nieuwe medewerker vlot zijn eigen laptop, plant een leidinggevende snel een welkomstgesprek in of kan iemand een aanvraag insturen voor het verzenden van een cadeau naar zijn nieuwe collega. Door de achterliggende workflows die ze zelf kunnen instellen, komt elke taak meteen bij de juiste verantwoordelijke terecht!
Buiten een HRM gerelateerde automatisatie wil SBB ook gaan evolueren op financieel vlak. Richting volgend jaar willen ze de voorraadomgeving inrichten binnen AFAS. Zo gaat de organisatie een interne bestelomgeving op poten zetten waarbij laptops, balpennen, papier of ander kantoormateriaal besteld kan worden. Op die manier is er een overzicht van de bestelde goederen per medewerker en kan de voorraad doeltreffend beheerd worden.
Ester (CFO): "In de voorbije jaren als AFAS-klant is er bij SBB Accountants & Adviseurs al heel wat veranderd. We zijn trots op hoe we dit project intern hebben aangepakt en hoe we de voorbije maanden stapsgewijs uitgebreid hebben. De samenwerking met AFAS geeft ons als accountancykantoor de mogelijkheid om te anticiperen op de huidige markt en om als organisatie te blijven groeien!"
Automatiseer net als SBB en ruim 12.000 organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software.