10 jaar geleden was standaardsoftware vooral interessant voor zelfstandige ondernemers en kmo’s. Grote bedrijven daarentegen kozen voor maatwerk, omdat hun behoeften niet 100% aansloten bij de mogelijkheden van de standaardpakketten. “Vandaag is dat anders”, zegt Jeroen Stabel van IT-leverancier ACES Direct. “Steeds meer multinationals kiezen voor standaardsoftware omdat die goedkoper is. Dat komt door het schaalvoordeel: de producent hoeft zijn product maar één keer te ontwikkelen en kan het dan aan veel klanten verkopen. Dus worden de ontwikkelingskosten over veel koppen verdeeld. Bijkomend voordeel is dat ook de kosten voor de ondersteuning goedkoper zijn. Wanneer dezelfde vragen bij verschillende klanten opduiken, kan de ontwikkelaar daarop anticiperen en hebben de volgende klanten minder ondersteuning nodig.”
“Vandaag koop je geen applicaties meer”, gaat Jeroen verder. “Je betaalt alleen voor het gebruik ervan. Dat heet software as a service en heeft als voordeel dat je altijd met de laatste versie werkt – ook wanneer de ontwikkelaar nieuwe features lanceert. Een extra voordeel is dat je nauwelijks onderhoud hebt en als je software in de cloud zit, werk je op elk moment en op elke plek met je applicaties. Daarnaast heeft software as a service boekhoudkundige en financiële gevolgen voor je bedrijf. Je software is niet langer een eenmalige, forse investering, maar een onderdeel van je maandelijkse bedrijfskosten. Dat geeft ruimte om je investeringsbudget anders te besteden.”
Standaardsoftware is veel gemakkelijker om te implementeren dan maatwerk. De ontwikkelaar heeft kennis en ervaring opgedaan bij andere klanten, dus volgt hij de best practices wanneer hij je bedrijfsprocessen automatiseert. Bovendien is standaardsoftware al goed ingereden: wanneer je pakket bij een groot aantal klanten is ingezet en getest, weet je dat de grootste bugs al zijn opgeruimd. Dat bespaart je veel kopzorgen.
Wanneer je pakket bij een groot aantal klanten is ingezet en getest, weet je dat de grootste bugs al zijn opgeruimd. Dat bespaart je veel kopzorgen.
Nog veel bedrijven denken dat een standaardoplossing niet geschikt is voor hun situatie. Ze gaan ervan uit dat hun werkwijze uniek of te complex is. “Toch zie ik in de praktijk dat veel processen vergelijkbaar zijn”, zegt Jeroen. “Je betaalt salarissen uit, je medewerkers vragen vakantie aan en je maakt facturen. De manier waarop je die processen invult, kan verschillen, maar de basis blijft dezelfde. Het is aan jou om de knoop door te hakken: ofwel blijf je vasthouden aan je oude werkwijze, of je werkt binnen het kader van het standaardpakket. Daarbij is er één cruciale vraag die je moet beantwoorden: levert die oude werkwijze een belangrijk voordeel op of niet?”
Het ene standaardpakket is het andere niet. Bij sommige platformen zijn de procedures in beton gegoten: onwrikbaar. Bij andere software doe je de nodige aanpassingen zodat je iets meer controle hebt over hoe de applicatie werkt. Wanneer je slim kiest, heb je dus voldoende flexibiliteit. Toch is het opletten geblazen: ga je te ver met de aanpassingen, dan verdwijnt het voordeel van de standaardisatie en krijg je op termijn veel kosten. Laat je daarom leiden door de best practices van de ontwikkelaar.
Moet je kiezen voor maatwerk of voor standaardsoftware? “Op die vraag is er geen eenduidig antwoord”, besluit Jeroen. “Alles hangt ervan af of je bereid bent om je bedrijfsprocessen te herzien en aan te passen aan een standaardoplossing. En in sommige branches zie ik situaties die écht te complex zijn om in een standaardapplicatie te verwerken. Daarom blijft er volgens mij een belangrijke rol weggelegd voor het maatwerk. Die applicaties zijn duurder, maar de functionaliteit ervan sluit naadloos aan bij dat unieke proces van je bedrijf. In zo’n situatie is het slim om te kiezen voor the best of both worlds: voor de unieke processen in je organisatie zet je maatwerk in. En die applicatie koppel je dan aan het standaardpakket waarmee de rest van je organisatie werkt. Zo spring je op de schouders van een reus die je helemaal naar je hand zet. Standaardsoftware en maatwerk sluiten elkaar niet uit. Integendeel: die systemen vullen elkaar aan.”