Software voor Enterprise Resource Planning, kortweg ERP, is onmisbaar voor veel bedrijven. Maar de implementatie ervan blijft een uitdaging. Start-ups en snelgroeiende bedrijven zetten de eerste stapjes richting ERP. Terwijl gevestigde ondernemingen een volgende stap zetten door afscheid te nemen van maatwerk en softwarepakketten die niet geïntegreerd zijn. Wat zijn de doorslaggevende vragen wanneer je een ERP-systeem kiest? AFAS Software geeft antwoord op 5 brandende vragen. Lees hier meer.
Geen eenvoudige vraag, want elk bedrijf is anders. Het antwoord vind je door je administratieve processen nauwkeurig in kaart te brengen. Om vervolgens ook naar de toekomst van je bedrijf te kijken. Hoe denk je dat die processen er over twee of vier jaar uitzien? Dat is natuurlijk een beetje koffiedik kijken, maar het businessplan van je onderneming is een uitstekende basis om van te vertrekken.
Oefening gemaakt? Dan heb je een helder beeld van de processen die je ERP-systeem moet ondersteunen – nu en in de toekomst. Denk aan voorraadbeheer, facturatie, boekhouding, personeelsbeheer, sales, … Nu heb je alle informatie bij de hand om de knoop door te hakken.
Wanneer je bedrijf maar twee of drie mensen telt, is een ERP-systeem overkill. Doorgaans denken kmo’s aan ERP wanneer ze tien à vijftien medewerkers in huis hebben. Maar beter te vroeg beginnen, dan te laat. Zeker snelgroeiende bedrijven raden we aan om tijdig naar een sterk ERP-pakket te zoeken. Kies vooral een systeem dat meegroeit met je bedrijf. En zorg voor een logische systeemopbouw. Zo vermijd je overbodige kosten.
Wie een ERP-pakket selecteert, staat voor een fundamentele keuze. Kies je als onderneming voor een wat complexer IT-landschap met verschillende applicaties die naast elkaar werken? Of kies je voor één kernsysteem dat de belangrijkste processen van je bedrijf aanstuurt. Ons advies? Hou het overzichtelijk.
Less is more. Daarom hebben bijna alle bedrijven baat bij een overzichtelijk IT-landschap op basis van één ERP-systeem. De implementatie ervan vraagt vaak om een iets andere manier van werken: geïntegreerd en efficiënter. Alleen voor specifieke productieprocessen kan het nodig zijn dat je extra software in huis haalt. En in mindere mate geldt dat ook voor de goederenstroom in je bedrijf. Maar voor alle ondernemingen is de basisboodschap dezelfde: hou het overzichtelijk en zet al je processen onder dezelfde ERP-paraplu.
Veel ondernemers denken dat standaardsoftware niet flexibel genoeg is om nieuwe of veranderende processen op te vangen. Door hun ervaringen uit het verleden denken ze dat die systemen in beton gegoten zijn. Toch zijn het de standaard-ERP-pakketten die vandaag de meeste flexibiliteit toelaten op de werkvloer. Templates zijn hun geheime wapen.
Die templates zijn opgesteld per branche en bundelen processen op basis van best practices in die bedrijfstakken. Beschouw ze dus als richtingaanwijzers naar meer efficiëntie in je bedrijf. Je kiest de template die op jouw maat gesneden is en gaat er onmiddellijk mee aan de slag.
Een bijkomend voordeel ontdek je wanneer het tijd is om updates uit te voeren. Bij standaardsoftware gebeurt dat in een oogwenk. Terwijl het bij maatwerk vaak een dure en tijdrovende zaak wordt. En weg is de flexibiliteit die de maatwerksoftware jou beloofd had.
Confectiepak versus maatpak: je ‘kostuum’ is de perfecte metafoor om het belang van je keuze te schetsen. Veel bedrijven kiezen voor een maatpak omdat het hen perfect past. Toch is het beter om te kiezen voor een confectiepak – eentje dat je met touwtjes kunt aansnoeren. Zo zit je kostuum ook als gegoten en je krijgt er een onbetaalbaar voordeel bij: wanneer je groeit hoef je maar aan het touwtje te trekken en je pak zit weer zoals het hoort. Die snelheid maakt vaak het verschil tussen winst maken of verlies lijden. Alleen slimme standaardsoftware geeft je die snelheid.
Niets moet, alles mag. Feit is dat de ERP-systemen in de cloud stevig in de lift zitten. Want cloudsoftware neemt je zorgen weg. Huh? Vergelijk het met ERP-software die on-premise staat – op je eigen servers dus. Dan sta je zélf in voor updates, beheer en veiligheid. Allemaal kopzorgen die bij cloudsoftware wegvallen. Daarom is in veel bedrijven een IT-afdeling niet meer nodig, hoewel de IT-manager zijn toegevoegde waarde blijft houden. Een goed ERP-pakket in de cloud, met standaarden die beperkt aan te passen zijn. Meer heb je niet nodig om efficiënt te werken.
Je gaat niet over één nacht ijs wanneer je beslist om te investeren in een ERP-systeem. Gelukkig is het een investering die loont. Want tijdens de implementatie ervan sta je stil bij je bedrijfsprocessen en benut je die gelegenheid om verbeteringen aan te brengen. Daarnaast helpt een ERP-systeem je bij het automatiseren van handelingen. Bovendien is je ERP dé plek om gegevens op te slaan, zodat je ze later gemakkelijk weer opvraagt. Een ERP-systeem geeft je ook meer inzicht in je bedrijf. Niet alleen in je bedrijfsvoorraad. Ook in alles wat met transacties te maken heeft. Die informatie krijg je in overzichtelijke rapporten en grafieken. Ook handig: je stelt alerts in voor als de zaken dreigen te ontsporen. Een klacht die te lang blijft ‘hangen’ bij de verantwoordelijke afdeling? Geen enkel detail ontgaat je nog. Met al die voordelen verdien je gegarandeerd de investering in je ERP-systeem terug.
Meer weten over ons ERP-pakket?