Documentmanagement 

 Het digitale beheer van documenten 


Digitaliseren

Digitaliseren

Met documentmanagement digitaliseert u alle communicatie en informatie in de organisatie.

Documenten goedkeuren

Documenten goedkeuren

Medewerkers kunnen online bedrijfsdocumenten of overeenkomsten accorderen.

Archief

Archief

U heeft de zekerheid dat alle voor u bestemde berichten, hoe oud ze ook zijn, digitaal geborgd zijn.


Documentmanagement

Digitaal en op maat communiceren


Informatie die voor meerdere medewerkers in de organisatie bestemd is, vraagt om een goede en effectieve verspreiding. Met documentmanagement informeert u de medewerkers volledig digitaal.

Of het nu gaat om een personeelshandboek, verslag van een vergadering, presentatie of memo, u kunt per document aangegeven voor welke personen of afdelingen deze informatie relevant is. Zo zorgt u voor interne communicatie op maat!

Meer weten over documentmanagement?

Digitalisering

Communicatie en informatie geborgd

Met documentmanagement digitaliseert u alle communicatie en informatie in uw organisatie. Daarmee borgt u direct al deze informatie, zonder dat er stapels papier en overvolle mailboxen aan te pas komen. Met een simpele handeling haalt u de documenten, berichten en andere informatie naar voren die u op dat moment nodig heeft.

Daarnaast informeert u uw medewerkers gedoseerd. Zij krijgen alleen de informatie die voor hen relevant is om te zien. Deze gerichte informatie geeft de medewerkers de kennis om slagvaardig en klantgericht aan het werk te gaan.

Documentcockpit

Inzicht in afhandeling van documenten


Medewerkers kunnen online bedrijfsdocumenten of overeenkomsten accorderen. U kunt medewerkers bijvoorbeeld verplichten een bericht te bevestigen of digitaal te ondertekenen zoals een medewerkershandboek, pensioenvoorwaarden of een wijziging in een klantproces.

Maïté Bourgeois



Administratief gedoe verdwijnt!

"Vroeger was het in dienst zetten van een nieuwe medewerker een administratief gedoe. Sinds we MSS gelanceerd hebben, merken we een verschuiving van payroll administratie naar investering in ons personeel.'
 
Maïté Bourgeois - HR Information System Manager - Kinepolis Group

Archiveren

Altijd relevante communicatie bij de hand


Documentmanagement beschikt standaard over een archieffunctie. U heeft daarmee de zekerheid dat alle voor u bestemde berichten, hoe oud ze ook zijn, digitaal geborgd zijn. U kunt elk document snel weer terugvinden. Als u een nieuwe versie van een document instuurt, kunt u ervoor kiezen dat medewerkers altijd de nieuwste versie zien.

Als de medewerkers willen weten wat de wijzigingen zijn ten opzichte van de oude versie (bijvoorbeeld in het geval van het personeelshandboek), dan is de oude versie ook altijd nog beschikbaar. Een nieuwe medewerker krijgt onmiddellijk belangrijke documenten in beeld, zoals het jaarverslag of de notulen van de Algemene Vergadering. Deze hoeven niet meer handmatig aan nieuwe medewerkers verstuurd te worden.

Kinepolis Group vertelt ...

‘We investeren in ons personeel’

Wilt u meer weten over documentmanagement?

Maak vrijblijvend een afspraak!