Wanneer je als bedrijf hebt gekozen om bedrijfsprocessen te automatiseren, zei je in principe vaarwel tegen de papierwinkel die op kantoor was. Printen en scannen van documenten is verleden tijd: alles digitaal en meer efficiëntie. Maar het ondertekenen van documenten, moet dat dan ook nog steeds via papier gaan? Ook dat stopt dankzij de digitale handtekening. De meest prangende vragen en voordelen in verband met digitaal ondertekenen overlopen we hier samen.
Een digitale handtekening wordt ook wel eens een elektronische handtekening of e-handtekening genoemd. We spreken over deze soort handtekeningen wanneer we geen traditionele, handgeschreven handtekening gebruiken bij het ondertekenen van een document.
Er zijn verschillende soorten elektronische handtekeningen: gewone digitale handtekening, gekwalificeerde digitale handtekening, geavanceerde digitale handtekening en een elektronische handtekening voor bewijsdoeleinden. Wij leggen kort de eerste twee soorten uit: gewone elektronische handtekening en de gekwalificeerde elektronische handtekening.
Bij een gewone digitale handtekening wordt het document nog steeds afgedrukt, handtekening geplaatst en wordt het document in gescand en doorgestuurd. Met andere woorden: een gewone handtekening die gedigitaliseerd wordt.
De gekwalificeerde elektronische handtekening heeft een gekwalificeerd certificaat, waardoor je echt zeker kunt zijn over de veiligheid in verband met digitaal ondertekenen. Want dat certificaat houdt in dat je steeds bewijs hebt dat de handtekening betrouwbaar is. De identiteit van diegene die het document ondertekent, wordt gekoppeld aan zijn digitale handtekening en dus ook aan het document.
In deze blog hebben we het steeds over een gekwalificeerde digitale handtekening.
Als je kiest om je processen te gaan digitaliseren maar nog steeds voor iedere handtekening een printer en scanner nodig hebt, spreek je niet van een geheel gestroomlijnd proces. Met behulp van een elektronische handtekening kan je hetzelfde als met een gewone handtekening. Je moet het enkel vertrouwen! In principe is een elektronische handtekening een niet te missen aspect voor een bedrijf dat gekozen heeft voor automatisering.
Zeker! Een papieren handtekening of een gekwalificeerde handtekening is net zoals een gewone handtekening rechtsgeldig. Plus, het is een juridisch geldig document met bewijskracht! Vervalsing van het document en/of handtekening is werkelijk onmogelijk dankzij het elektronisch certificaat.
Een tip: wanneer je een document krijgt met een e-handtekening moet je steeds het certificaat controleren. Dit is gemakkelijk te vinden. Controleer dan of het document nog steeds geldig is en/of al is ingetrokken. Ook de betrouwbaarheid kan je nagaan.
Dat bedrijven nog aarzelend zijn om digitaal ondertekenen in te voeren in de organisatie, moet we niet zeggen. De hinderpaal ligt bij het feit dat mensen van authenticiteit houden. De gedachte of je wel zeker weet dat de handtekening door de juiste persoon is ondertekend, neemt steeds de bovenhand.
Zoals reeds vermeld, zijn gekwalificeerde e-handtekeningen gekoppeld aan het digitale document dat mee opgestuurd wordt. Dat document wordt hierna digitaal verzegeld. Moet er toch nog iets aangepast worden in het document, kan je de zegel verbreken en vervalt de digitale handtekening meteen. Het certificaat voor dit document is dan ook niet meer rechtsgeldig. Je weet dit meteen door de melding die je krijgt als je het document opnieuw opent. In principe is de gekwalificeerde elektronische handtekening veel veiliger dan de ouderwetse handtekening met pen en papier.
Is er een document dat digitaal ondertekend moet worden? Dankzij de workflow krijgt die persoon een taak binnenkomt dat hij een digitale handtekening moet toevoegen. Die medewerker krijgt de melding binnen op zijn intranet en de klant krijgt die dan ook binnen op het klantportal als het document ondertekend is, of omgekeerd.
Hoe wordt de identiteit van die persoon gecontroleerd? Dat kan gedaan worden via de twee-factorverificatie. Diegene die moet ondertekenen, klant of medewerker, moet zich inloggen op het intranet of klantportal. Tijdens het ondertekenen krijgt die een sms met een code die je verplicht moet ingeven. Pas wanneer die code wordt ingevoerd, kan de e-handtekening geplaatst worden. Het document wordt dan herkend als ondertekend en zo kan het de volgende stappen in de workflow zetten.
Over welke documenten praten we dan?
Met andere woorden: elk document dat nu ook steeds een fysieke handtekening vereist, kan je digitaliseren met de gekwalificeerde digitale handtekening.
Waarom zou je nu moeten kiezen voor die e-handtekening? Een handtekening op papier zetten is toch even gemakkelijk? Maar kies je toch voor zo een handtekening, hoe maak je die dan?
Een digitale handtekening moet in principe geïntegreerd zijn in jouw ERP-systeem. Een digitale handtekening kan je heel eenvoudig toevoegen aan de nodige workflows. In de workflowhistorie kan je ook steeds zicht hebben op wat reeds gebeurd is in het proces. Wanneer een document elektronisch ondertekend wordt, zal er een extra blad toegevoegd worden aan het document. Dat blad heet de audit trial. Het volledige proces staat hierin genoteerd. Geen enkele stap is overgeslagen!
De digitale handtekening is even rechtsgeldig als een handtekening op papier. Bovendien heeft het ook bewijskracht met het digitaal certificaat en audit trial. Wanneer alle andere bedrijfsprocessen ook geautomatiseerd zijn, kan je het overzicht goed behouden over elke stap die reeds gezet is geweest.
Als je als bedrijf ook echt voor documentmanagement wilt gaan, is de digitale handtekening onmisbaar. Het hele idee van digitaal documentbeheer is dat alles van documenten mee in de software zit. Wanneer je de digitale handtekening toch nog niet wilt gebruiken, ga je niet voor een 'less-paper'-bedrijf.
Op welke afdeling je een digitale handtekening ook wilt gebruiken, het wint overal steeds tijd. Zo kan je het bijvoorbeeld ook inzetten op de HR-afdeling bij het sollicitatieproces. Wanneer je niet werkt met digitaal ondertekenen en je neemt een sollicitant in dienst, bij het ondertekenen van het contract moet je dat eerst nog gaan printen, ondertekenen, scannen, doorsturen naar de HR-afdeling. Die moet het dan ook weer printen en in een map steken. Wat een hele hoop extra taken die je kan laten vallen als je de digitale handtekening mee in de wervingsworkflow inricht.
Sollicitanten, medewerkers, klanten, leveranciers... hoeven niet meer te printen en/of zich in te loggen in externe systemen om documenten toe te voegen. Digitaal ondertekenen kan je op elk soort portaal gebruiken: intranet, applicatie of klantportal. In minder dan een minuut is het document verstuurd naar de juiste persoon, ondertekenend en weer terug gestuurd. Weer een hele hoop administratie die je heel simpel kan wegwerken.
Wanneer je kiest om als bedrijf te digitaliseren, mag printen en scannen van een handtekening niet meer nodig zijn. Want dan loopt jouw organisatie nog steeds niet gestroomlijnd op vlak van automatisering. Door de digitale handtekening mee op te nemen in de workflows, bespaar je papierkosten.
Het is ook duurzaam, digitaal tekenen. Je doet goed voor het milieu doordat je minder papier zal gebruiken.
Zo goed als alle administratieve bedrijfsprocessen binnen je organisatie hangen aan elkaar vast. Een overzicht van al je klantrelaties, urenregistratie vastleggen op projecten, financiële administratie... Om overzicht te bewaren over al die verschillende zaken, moet je kiezen voor een totaaloplossing die voor alle postjes in de organisatie iets kunnen betekenen. Het grote voordeel hiervan: Geen tijdverlies meer aan dubbele invoer, je werkt met meer efficiëntie én je hebt een beter overzicht. Zo kan elke medewerker zich zorgeloos richten op zijn of haar kerntaken!
Ben je benieuwd naar hoe je organisatie er binnen 10 jaar uitziet? En is jouw team daar dan klaar voor? Als ondernemer of manager van een afdeling is het een van de grootste uitdagingen om de bedrijfsprocessen zo efficiënt mogelijk in te richten. Op die manier maak je de organisatie klaar voor de toekomst. Digitalisering heeft een grotere impact dan je denkt.
Loopt alles op rolletjes binnen jouw organisatie? Of heb je toch het gevoel dat er nog ruimte voor verbetering is? Wij zijn er namelijk van overtuigd dat een ERP systeem het basisrecept voor succes is. In een ERP systeem komen namelijk al je bedrijfsprocessen samen.