Vanaf 2026 wordt elektronische facturatie verplicht voor B2B in België. Nils Cornelis, Productmanager bij AFAS, legt uit hoe we bij AFAS de ontwikkelingen hierover opvolgen.
Wat e-facturatie juist betekent en wat de voordelen ervan zijn, lees je allemaal in deze blog.
Vanaf 1 januari 2026 wordt e-invoicing de norm voor alle B2B-transacties in België. Dat is een grote verandering voor zowel kleine als grote bedrijven. De Kamer keurde het wetsontwerp goed op initiatief van minister van Financiën, Vincent Van Peteghem. Hij wil de btw-kloof verkleinen en het administratieve beheer van bedrijven vereenvoudigen.
De verplichting geldt (nog) niet voor facturen met particuliere klanten. De automatisering van het facturatieproces zal het voor bedrijven mogelijk maken om hun facturen eenvoudiger te verwerken. Dat betekent een doorgedreven vereenvoudiging van je administratie én een versnelling van de digitalisering.
E-facturatie gaat tegenwoordig veel verder dan pdf-facturen digitaal versturen via mail. Het omvat gestructureerde elektronische facturen in UBL-formaat volgens de Europese Peppol-standaard. Dat klinkt heel technisch en ingewikkeld. Maar deze aanpak zorgt ervoor dat facturatie- en boekhoudsoftware automatisch facturen kunnen herkennen en verwerken met minimale manuele tussenkomst van de ondernemer. Het juiste facturatie- en boekhoudpakket kiezen en implementeren, is hierbij dus van cruciaal belang.
Vanuit de ERP-software van AFAS is het al 10 jaar mogelijk om een factuur in pdf- of UBL-formaat te genereren en per mail te versturen naar de klant of leverancier.
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een internationale standaard voor het veilig verzenden, ontvangen en verwerken van e-facturen. Peppol is internationaal en platformonafhankelijk. Dat betekent dat je kunt communiceren met andere organisaties. Het maakt daarbij niet uit welke bedrijfssoftware zij gebruiken. Peppol is de toekomst van e-facturatie.
Lees meer over onze ERP-software in de gratis brochure
Lees meer over onze ERP-software in de gratis brochure
Het grootste voordeel van Peppol is dat het veel handmatig werk uit het administratieve proces weghaalt. Je hoeft facturen niet meer handmatig te controleren, overtypen, printen of als pdf te mailen. Ze komen direct binnen in het juiste systeem, in het juiste formaat en met de juiste gegevens. Aan Peppol zijn nog verschillende andere voordelen verbonden. We sommen ze op:
Je kunt ook bijlagen meesturen, zoals pdf's, orderbevestigingen, toelichtingen of andere documenten. Je kunt ze automatisch koppelen aan de elektronische factuur. Je kunt zelfs instellen of die bijlagen als afzonderlijke bestanden worden verstuurd of worden samengevoegd tot één document.
Peppol is de digitale infrastructuur voor de uitwisseling van elektronische berichten. Het is niet alleen internationaal en platformonafhankelijk, maar biedt ook de mogelijkheid om verschillende soorten berichten zoals e-facturen, e-orders en urenstaten uit te wisselen. Het is dus niet alleen de toekomst van e-facturatie, maar ook voor de bredere uitwisseling van digitale berichten.
Maar het gaat verder dan het verzenden van elektronische facturen. We gaan naar de situatie dat als een relatie een e-factuur kan ontvangen, deze ook standaard via Peppol wordt verzonden. Zo heb je niet alleen snellere betalingen, maar ook lagere administratieve kosten en meer efficiëntie. Omdat ook factuurstatussen uitgewisseld kunnen worden, kan ook debiteurenbeheer grotendeels geautomatiseerd worden. Geen frustraties meer, maar directe inzichten in betalingsprocessen.
De federale overheid heeft gekozen voor het Europese Peppol-netwerk om de overstap naar e-facturatie te realiseren. Als organisatie kan je je met een eenmalige registratie bij een Peppol Access Point aansluiten op het netwerk. Daarna word je automatisch verbonden met alle andere deelnemers. Momenteel wordt slechts 15% van de facturen elektronisch verstuurd in het Peppol-formaat.
Vanaf Profit 7 kan je aan de slag met Peppol in AFAS. Momenteel is dat al mogelijk voor de facturen van en naar de overheid met onze partner eConnect of Arco.
In sommige landen is Peppol al verplicht voor bedrijven die opdrachten en projecten uitvoeren voor overheden. Zij moeten hun facturen al via Peppol versturen. Maar het gaat straks nog veel verder. De Europese ViDA-wetgeving (VAT in the Digital Age) is in voorbereiding. Die treedt naar verwachting vanaf 2030 in werking. ViDA verplicht bedrijven om hun btw-processen te digitaliseren en Peppol wordt hierin gezien als een belangrijke pijler.
Peppol werkt met het UBL-formaat (Universal Business Language). Deze XML-standaard beschrijft precies hoe een document, zoals een factuur, digitaal moet worden opgebouwd. Binnen Peppol worden daar extra afspraken bovenop gelegd, die Peppol BIS zijn gaan heten (Business Interoperability Specifications). Ze zorgen ervoor dat iedereen dezelfde definities hanteert, zodat systemen elkaar goed begrijpen. AFAS Software herkent deze structuren automatisch en ondersteunt ze. Daardoor verschijnen inkomende facturen direct in je administratie. Je hoeft geen bijlage te openen, over te typen of op te slaan. Elke factuur wordt meteen vastgelegd. Ook statusupdates worden uitgewisseld: je ziet wanneer een factuur is verstuurd, ontvangen, goedgekeurd of betaald. Dat maakt je debiteurenbeheer eenvoudiger en transparanter.
Maakt je bedrijf gebruik van self-billing, dus genereer je zelf inkoopfacturen en stuur je die naar je leverancier? Dan is er goed nieuws want ook dit proces kan via Peppol verlopen. Uiteraard ondersteunt AFAS deze functie actief.
De overstap naar e-facturatie is een belangrijke stap in de richting van digitalisering. Het biedt veel voordelen én je bespaart kosten als organisatie. Elektronische facturatie zorgt voor een efficiënter, sneller en betrouwbaarder facturatieproces. Daarmee minimaliseer je menselijke fouten en administratieve lasten worden aanzienlijk verlaagd. Dat resulteert in kostenbesparingen en een verbeterde cashflow door snellere betalingen. Daarnaast draagt de automatisering van inkomende en uitgaande facturen bij aan actuele boekhoudkundige gegevens. En daardoor krijg je als organisatie een beter beeld over de financiële gezondheid. Ten slotte bevordert e-facturatie een wereldwijde samenwerking aangezien organisaties makkelijk en veilig elektronische documenten kunnen uitwisselen via internationale netwerken zoals Peppol.
Lees meer over onze ERP-software in de gratis brochure
Lees meer over onze ERP-software in de gratis brochure