Gemakkelijk en rechtsgeldig digitaal ondertekenen? Van een arbeidscontract tot een offerte, met de software van AFAS hoef je geen enkel document nog af te drukken!
AFAS maakt voor de ondertekening gebruik van een speciaal eSeal-certificaat en zet daarmee een geavanceerde handtekening in combinatie met een beveiligd proces en een 'Hardware Security Module' (HSM), waardoor een rechtsgeldige digitale handtekening ontstaat. Van een arbeidscontract tot een offerte, geen enkel document hoef je nog af te printen en in te scannen! Zelfs externe documenten kunnen worden ingestuurd in het digitale dossier en worden voorzien van een handtekening.
Dit digitale ondertekenen is volledig geïntegreerd in de ERP oplossing van AFAS. Dit wil zeggen dat documenten via ons intranet of via een klanten- of leveranciersportal ondertekend kunnen worden. Geen extra administratieve handelingen meer nodig en weeral meer tijd voor echte waardecreatie!
Twijfel je toch nog aan de betrouwbaarheid van digitaal ondertekenen? Lees er dan hier meer over.
Doordat zowel de medewerkers als bijvoorbeeld klanten of leveranciers niet in externe systemen moeten inloggen, is het digitaal ondertekenen van een document met slechts één druk op de knop gebeurd. Uiteraard kan je best het document nog eens goed nalezen!
Door gebruik te maken van de geavanceerde elektronische handtekening, ben je verzekerd van een juridisch geldige handtekening. Doordat ook alle stappen die je dient te doorlopen inzichtelijk zijn, heb je altijd een volledige bewijskracht.
Alle stappen zijn overzichtelijk weergegeven via de workflowhistorie. Zo kan je altijd zien wie welke stap wanneer in het proces heeft ondernomen. Deze rapportage is standaard meegeleverd met onze ERP-oplossing.
Doordat het volledige proces digitaal verloopt, bespaar je direct kosten op zowel de administratieve handelingen als bijvoorbeeld papier. Daarnaast is het digitaal ondertekenen gratis beschikbaar op AFAS Online. Zo bespaar je dus niet enkel kosten maar is het ook goed voor het milieu!
Om een document digitaal te ondertekenen stel je een document op zoals je dit normaal gewend bent. De juiste gegevens worden verzameld vanuit onze software en uitzonderingen kunnen handmatig worden ingevoerd. Het document wordt vervolgens direct opgeslagen in het digitale dossier. Op het moment dat het document ondertekend moet worden, staat er op het intranet een taak klaar voor de medewerker of op de portal voor een externe relatie. Hierna kan de leidinggevende of verantwoordelijke deze goedkeuren (accorderen). Wanneer het document succesvol ondertekend is, wordt het document voorzien van een extra blad waarin het complete proces (audittrail) wordt beschreven.
Lees hier meer over hoe je de digitale handtekening nog kunt inzetten.