Bureau d’ingénierie Macobo : « AFAS, un gain de temps et une meilleure vue d’ensemble »

Le bureau d’ingénierie Macobo, à Tessenderlo, réalise des études, calculs et dessins pour la construction, l’infrastructure et l’industrie. Cette équipe polyvalente, composée d’experts en mathématiques, est en plein essor : aujourd’hui, Macobo compte plus de 50 collaborateurs et des projets affluent chaque jour. Pour conserver une vue d’ensemble, l’entreprise utilise le logiciel ERP développé par AFAS.

Comment faisiez-vous auparavant ?

Jef De Mulder, coordinateur IT : « Tout au début de Macobo, nous ne jurions que par Excel pour gérer nos projets. Nous disposions d’un fichier central dans lequel chaque collaborateur tenait à jour sa partie. Mais au bout d’un certain temps, nous nous sommes rendu compte que cette approche n’était plus tenable, car le nombre de clients et de projets ne cessait d’augmenter. » 

« Pour éviter les erreurs et les pertes de temps, nous nous sommes mis en quête d’un système ERP fiable. Nous travaillons toujours sur la base de projets. Il est donc important de pouvoir enregistrer et facturer correctement et facilement les heures de travail. Avec AFAS, nous avons trouvé un progiciel tout-en-un. »

Comment faites-vous aujourd’hui ?

« Lorsque nous réceptionnons un nouveau projet, notre équipe commerciale crée une nouvelle entrée sur AFAS InSite, l’intranet du système ERP. C’est extrêmement pratique, car les informations saisies sont directement consultables par nos autres services. À l’étape suivante, nos comptables règlent tous les aspects financiers du projet. Cela consiste par exemple à définir le délai de paiement qui diffère d’un projet à l’autre. » 

« Durant les travaux, les collaborateurs concernés mettent à jour l’aperçu du projet dans AFAS. Et par l’intermédiaire d’Outlook, ils envoient des e-mails pertinents à l’équipe de projet. Le système leur permet naturellement aussi de communiquer leurs heures de travail. De cette manière, nous pouvons consulter à tout moment l’état d’avancement du projet ainsi que son historique complet. Une fois le projet terminé, nous établissons la facture d’une simple pression de bouton. »

 Le logiciel d’AFAS offre-t-il une flexibilité suffisante ?

« AFAS propose un logiciel prêt à l’emploi facile à prendre en main. Un exemple ? Nos coordinateurs sécurité utilisent un progiciel développé sur mesure. Nous l’avons connecté à notre progiciel AFAS de manière à mettre en place un échange automatique de données. Dès que nos collaborateurs arrivent sur le chantier, ils sont prêts à établir leur rapport. »

Quels sont les avantages d’AFAS ?

« AFAS nous fait gagner du temps : comme toutes les informations sont centralisées, nous les retrouvons en un claquement de doigts. AFAS a fait de Macabo une entreprise aux rouages bien huilés. Les dashboards (tableaux de bord) constituent également une fonction incontournable. Ils regroupent et analysent toutes les données présentes dans notre système ERP. De cette manière, nous pouvons savoir à tout moment et d’un seul coup d’œil où nous en sommes. Ces informations aident notre direction dans la prise de décisions.

Macobo envisage-t-il d’autres intégrations avec AFAS ?

« Nous mettons actuellement en place une liaison entre AFAS et le logiciel Isabel de manière à pouvoir exécuter nos paiements directement depuis AFAS. En renforçant notre capacité d’analyse, nous entendons améliorer notre stratégie de marché. En d’autres termes : nous avons encore du pain sur la planche. »