1. Accueillir les nouveaux collaborateurs
Un nouveau collaborateur qui entre en service engendre aussi beaucoup d’administration pour le service des ressources humaines. A moins que ce travail ne soit automatisé. Laissez votre collaborateur encoder lui-même ses données personnelles dans son dossier numérique personnel. Choisissez une signature numérique au bas du contrat de travail. Et faites partir un signal automatique vers le service IT et le service d’accueil facilitant l’obtention d’un téléphone, d’un ordinateur et d’un badge d’entrée. En faisant cela, vous gagnez déjà beaucoup de temps.
Laissez votre collaborateur encoder lui-même ses données personnelles dans son dossier numérique personnel.
2. Garder les données personnelles à jour
Une nouvelle adresse, un nouveau numéro de téléphone ou compte en banque, un mariage ou une naissance,… les données et la situation familiale de vos collaborateurs changent régulièrement. Comment garder alors les dossiers personnels à jour? Envoyer les données par mail ou par téléphone est chronophage, et cela augmente le risque d’erreurs et de malentendus. La solution est simple: permettez à vos collaborateurs de garder eux-mêmes leur dossier à jour.
3. Traiter les demandes de congé
Calculer le nombre de jours de congé par collaborateur est déjà tout un travail en soi. Et après, vous devez encore encoder toute l’année durant toutes les demandes de congé pour avoir un aperçu à jour. Permettez au logiciel de s’occuper de ce travail de calcul et faites en sorte que vos collaborateurs demandent leurs jours de congé de manière digitale.
4. Enregistrer et contrôler l’absentéisme
Lorsque l’un de vos collaborateurs est malade, s’ajoute malheureusement encore de l’administration. Pensez à la première notification pour maladie, à l’intervention éventuelle d’un médecin-contrôleur ou à un projet de réintégration pour un collaborateur en incapacité de travail. En automatisant les processus qui s’y rapportent, vous restez au courant des étapes que vous devez entreprendre. Cela vous apporte une certaine tranquillité d’esprit.
5. Envoyer les fiches de paie
Est-ce que vous envoyez encore chaque mois une fiche de paie en version papier à vos collaborateurs? Alors il est grand temps de les digitaliser. Vous épargnerez ainsi du temps, du papier et des frais de port.
6. Traiter le défraiement
Le défraiement avec les souches et les tickets de parking qui s’y rapportent a une mauvaise réputation dans le monde des ressources humaines. Pourquoi? Il génère de nombreuses heures de travail et est facilement une source d’erreurs, ce qui engendre encore plus de travail. Laissez dès lors vos collaborateurs envoyer ces frais par une application mobile et laissez les managers concernés les approuver de manière digitale. Un clic de plus suffira pour rembourser les frais.
7. Sélectionner et envoyer les cv
Recevoir, sélectionner et envoyer les cv au manager concerné: dans beaucoup d’organisations, cela reste la tâche du service des ressources humaines. Mais avec le bon logiciel, ces cv arrivent directement chez le manager concerné. Et avec un simple clic, ce dernier enverra une invitation ou un refus.
8. Planifier les entretiens de performance et d’évaluation
Parfois, vous devez pousser les managers dans votre organisation pour qu’ils effectuent les entretiens de performance et d’évaluation de leurs collaborateurs. Cela demande du temps. Alors que le logiciel RH peut aussi envoyer ce rappel. En même temps, ce logiciel demandera de parcourir les documents des entretiens précédents. Que se passera-t-il si le manager n’entreprend rien? Alors, le logiciel continuera à pousser sans que cela ne vous prenne du temps.
9. Rédiger des rapports
Votre direction veut avoir un aperçu de la situation et demande donc des chiffres. Mais aller chercher toutes ces données dans les différents systèmes, spreadsheets ou même les documents papier est un véritable enfer. A moins que vous n’ayez un paquet ERP puissant: alors, c’est une question de quelques clics et vous obtiendrez les bonnes données avec la mise en page souhaitée.
10. Payer les salaires
Certes, votre secrétariat social fait beaucoup en matière de calculs des salaires mensuels. Pourtant, cela reste une tâche ardue de collecter et d’envoyer chaque mois les informations nécessaires. Choisissez dès lors un logiciel ERP qui communique directement avec le logiciel de votre secrétariat social. Mettez-vous dès à présent au travail!