Ingenieursbureau Macobo: "Tijdswinst en overzicht met AFAS"

Ingenieursbureau Macobo uit Tessenderlo doet studie-, reken- en tekenwerk voor bouw, infrastructuur en industrie. Dit allroundteam van rekenwonders zit stevig in de lift: Macobo telt vandaag meer dan 50 medewerkers en elke dag komen er projecten bij. Het overzicht bewaren ze met de ERP-software van AFAS.

Hoe deden jullie het vroeger?

IT-coördinator Jef De Mulder: “In de begindagen van Macobo was Excel de reddende engel voor ons projectbeheer. We hadden een centraal bestand waarin iedere medewerker zijn stukje up-to-date hield. Maar op den duur was die aanpak niet meer houdbaar, want het aantal nieuwe klanten en projecten groeide snel.”

“Om fouten en tijdverlies te vermijden zochten we een ijzersterk ERP-systeem. We werken altijd op projectbasis. Dus is het belangrijk dat we de gepresteerde uren correct en eenvoudig kunnen registreren en factureren. Bij AFAS vonden we een alles-in-éénpakket.”

Hoe doen jullie het vandaag?

“Wanneer we een nieuw project binnenhalen, maakt ons salesteam een nieuw project aan via AFAS InSite, dat is het intranet van het ERP-systeem. Superhandig, want de ingevoerde informatie is direct beschikbaar voor onze andere diensten. De volgende stap gebeurt door onze boekhouders die het project financieel in orde brengen. Denk bijvoorbeeld aan de betaaltermijn die per project verschilt en dus ingevuld wordt.”

“Tijdens de werkzaamheden voegen alle betrokken medewerkers informatie toe aan het projectoverzicht in AFAS. En via Outlook sturen ze relevante e-mails naar het juiste project. Vanzelfsprekend geven ze ook hun gepresteerde uren in. Zo hebben we op elk moment een stand van zaken en zicht op de volledige projectgeschiedenis. Op het einde van de rit maken we de factuur met een simpele druk op de knop.”

Is de software van AFAS flexibel?

“AFAS levert kant-en-klare software die je gemakkelijk naar je hand zet. Een voorbeeld? Onze veiligheidscoördinatoren gebruiken een softwarepakket dat op hun maat geschreven werd. Die software sluiten we aan op ons AFAS-pakket zodat de projectdata automatisch uitgewisseld worden. Zodra onze mensen op een werf arriveren, zijn ze klaar om hun verslag op te stellen.”

Wat zijn de voordelen van AFAS?

“Met AFAS winnen we tijd: alle informatie zit centraal en in een vingerknip vinden we terug wat we zoeken. Zeg maar dat we dankzij AFAS draaien als een geoliede machine. Ook de dashboards zijn onmisbaar. Die bundelen en analyseren alle gegevens in ons ERP-systeem. Zo hebben we op elk moment een duidelijk beeld van hoe de zaken ervoor staan. Informatie die ons management helpt om beslissingen te nemen.”

Welke toekomstplannen heeft Macobo met AFAS?

“Op dit moment leggen we de link tussen AFAS en de Isabel-software, zodat onze betalingen binnenkort ook via AFAS verlopen. Met die extra analysekracht willen we onze marktstrategie versterken. Anders gezegd: er ligt voldoende werk op de plank.”