Scania: "We zouden niet meer zonder AFAS willen werken."

Wanneer je op 10 jaar tijd van 500 naar 1.100 medewerkers gaat en als dat aantal ook nog blijft groeien, dan schiet HR-software te hulp! Zo dacht Scania Parts Logistics ook. Het centrale distributiemagazijn van Scania koos meer dan 10 jaar geleden voor de oplossing van AFAS. Wij gingen langs bij HR Business Partner Ellen Dedroog! Ze gaf ons vol enthousiasme een rondleiding in het distributiemagazijn en vertelde ons waarom de software van AFAS onmisbaar is geworden.

Vorig jaar mocht Scania Global, de hoofdzetel die in Zweden gelegen is, 125 kaarsjes uitblazen. Scania Parts Logistics deed in 1993 haar intrede in Opglabbeek. Je vindt er echt alle onderdelen van vrachtwagens terug die wereldwijd verdeeld worden. Daarvoor hebben ze dan ook meer dan 100.000 m² magazijn nodig en die oppervlakte wordt vandaag de dag nog steeds uitgebreid. Met andere woorden: Scania Parts Logistics, de logistieke hoofdzetel, blijft een mooie groei kennen en die willen ze blijven delen met AFAS Software.

Van veel papierwerk en Excel naar efficiënt werken

“Voor de samenwerking met AFAS hadden we geen tool of systeem. We werkten veel in Excel en de personeelsdossiers zaten nog in kaften. Dat werd te onoverzichtelijk en we moesten daar een oplossing voor zoeken. We zijn via Group S bij AFAS terechtgekomen toen ze het systeem aan ons voorstelden. In 2008 zijn we uiteindelijk klant geworden. Wij hebben al onze opleidingen in het hoofdkantoor in Nederland gevolgd omdat er op dat moment nog geen vestiging in België was. Door het verschil in wetgeving tussen beide landen verliep de implementatie in het begin best moeizaam. Sinds AFAS ook in Mechelen gevestigd is, gaat dit veel vlotter. 

"Onze processen werden beheerd in Excel en op papier. AFAS kwam met een totaaloplossing." 

“We hebben voor AFAS gekozen omdat het een totaaloplossing is waarin niet alleen de harde HR opgevolgd kan worden, maar ook de soft-HR”, legt Ellen uit. “Heel veel processen zijn vereenvoudigd en daardoor besteden we nu veel minder tijd aan zaken waar we voorheen dagenlang mee bezig waren. Voordat we de HR-oplossing geïmplementeerd hadden bij Scania, moesten we nog zelf het verlofrecht berekenen en de sociale balans opmaken. Dat kostte ons enorm veel tijd. We willen het gebruik ook steeds blijven optimaliseren: samen met een consultant bekijken we hoe we bepaalde zaken toch nog anders kunnen aanpakken.”

“De HR-afdeling is onderverdeeld in twee teams: je hebt het competenceteam en het serviceteam”, licht HR Business Partner Ellen toe. “Ik hoor bij het competenceteam en ben verantwoordelijk voor rekrutering en voor de ontwikkeling van de medewerkers. Toen ik een paar jaar geleden nog het serviceteam versterkte, had ik meer contact met de magazijniers. Vandaag de dag werkt heel het HR-team van Scania vanuit Profit: werving & selectie, personeelsadministratie, payroll, opleidingen, evaluatiegesprekken… alles wordt in de HR-oplossing van AFAS vastgelegd.”

"Dankzij AFAS blijven we optimaliseren en winnen we zo meer tijd."

Toekomst met AFAS? Zonder twijfel!

Ellen gaf toe dat er binnen Scania best nog wat ruimte voor verbetering is. “Omdat we zo sterk blijven groeien, zijn we er nu echt over aan het nadenken om Sollicitant Self Service vanaf 2020 te gaan gebruiken. Ook met de Pocket App van AFAS willen we aan de slag gaan. Die zouden we vooral uitrollen naar het personeel zodat ze zelf hun persoonlijk dossier kunnen raadplegen. Als de medewerkers nu bijvoorbeeld hun adres moeten wijzigen, komen ze daarvoor tot bij ons. En daar willen we verandering in brengen. Het is écht tijd voor de applicatie!”

“Sinds een halfjaar maken wij deel uit van het AFAS-inspiratienetwerk”, vertelt Ellen nog. “We hebben de laatste tijd al veel potentiële klanten te woord gestaan. Op dat moment geven we onbewust onze liefde voor AFAS door aan de prospecten zodat het ook voor hen duidelijk wordt dat wij niet meer zonder de HR-oplossing kunnen. Over een toekomst met AFAS twijfelen we niet. Zelfs na een samenwerking van 11 jaar zijn er nog zoveel opties en mogelijkheden. We kijken echt uit naar onze toekomst samen!”


Ben jij ook benieuwd naar onze HR-software? 


Wil je daarnaast ook de andere processen automatiseren? 
Lees er meer over in onze ERP-brochure!