“Ons decentraal beleid betekent ook dat de meeste administratieve processen gebeuren in de woonzorgcentra zelf. Het hoofdkantoor heeft meer een ondersteunende functie. We waren dus echt op zoek naar een software waar we al onze workflows in konden integreren. Dat vonden we bij AFAS. Door de software van AFAS kunnen we een groot deel van deze administratieve last automatiseren, zodat er nog meer ruimte is voor de kerntaak bij Vulpia, de zorg om onze bewoners,” aldus Katleen Decoster. “We zitten nu nog volop in de implementatiefase, maar begin 2016 hopen we om live te kunnen gaan met de eerste fase,” gaat Katleen Decoster verder. “Die eerste fase bestaat uit het rekruteringsproces, de digitalisering van de personeelsdossiers van verschillende administratieve processen. Nu gebeuren al die zaken vooral via mail en op papier, maar de bedoeling is dus om deze workflows te automatiseren, via een manager self-service.” Vervolgens komen de andere HR-processen aan bod. “Fase twee bestaat uit bijvoorbeeld uit de integratie van performance management en opleidingsbeleid. Ook de integratie met het sociaal secretariaat valt hierbinnen. De laatste stap is dan verder te gaan naar een employee selfservice, waarbij verschillende processen niet meer door de manager gedaan zullen worden, maar door de werknemer zelf. Bijvoorbeeld een adreswijziging kan dan door de medewerker in het softwaresysteem ingegeven worden.”
“Het grote voordeel dat wij zien bij de software van AFAS is de gebruiksvriendelijkheid, enerzijds voor de eindgebruiker, maar zeker ook voor de interne systeembeheerders,”
zegt Katleen Decoster. “Het is geen softwaresysteem die een consultant kant en klaar voor ons inricht en waarbij latere wijzigingen enkel door de softwareleverancier kunnen uitgevoerd worden. AFAS daarentegen biedt een software aan die heel gebruiksvriendelijk en flexibel is, waardoor we er zelf mee aan de slag kunnen gaan. Dat was voor ons een belangrijke factor in onze beslissing om de samenwerking met AFAS aan te gaan. Ook worden we heel nauw betrokken in het proces, vanaf de eerste moment.” “De klant heeft inderdaad altijd een heel belangrijke invloed op onze roadmap,” breidt Robert Koelman uit. “Wat de gebruiksvriendelijkheid betreft, we geven er inderdaad veel aandacht aan. Iedereen moet met onze oplossing kunnen werken, zowel de manager als de arbeider op het veld. De tool moet zo simpel zijn dat de medewerker het automatisch gaat doen, bijvoorbeeld door het gebruiken van de app, dat de administratie van de organisatie ontlast wordt.”