Projectverantwoordelijke Raf Heroes: “Sinds 2014 is de HR-module van AFAS de motor van ons HR-beleid. Wat we ermee doen? Veel! Zo houden onze medewerkers een deel van hun personeelsdossier zélf up-to-date. Denk aan adresgegevens, rekeningnummer en onkostennota’s.”
“Voor onze managers hebben we die selfservice nog uitgebreid: ze krijgen er zicht op de prestaties van hun team. Ze vinden er de tools voor de beoordeling van hun medewerkers en volgen er de loonevolutie van hun team.”
“We leiden onze mensen naar het AFAS-platform waar ze de belangrijke documenten lezen en digitaal ondertekenen”
“Ook informeren we onze mensen via het HR-intranet van AFAS. Alle gegevens over werken bij Randstad vind je er terug: van arbeidsreglement en policy’s tot de onthaalmap voor nieuwe medewerkers.”
“Die digitale manier van werken is een zegen voor onze HR-afdeling, want onze Randstad-medewerkers zitten verspreid over héél het land. We leiden ze naar het AFAS-platform waar ze de belangrijke documenten lezen en digitaal ondertekenen. Dat is voor iedereen gemakkelijk.”
“We werken sneller én correcter dankzij AFAS. Dat komt omdat we je dossier digitaal beheren vanaf je indiensttreding tot het moment waarop je ons bedrijf verlaat. En in de tussentijd verzamelen we er alle informatie over je traject bij Randstad: kantoren waar je werkt, promoties die je krijgt of tijdskrediet dat je opneemt. Alles zit centraal.”
“Vroeger werd er veel heen en weer gemaild om al dat werk te regelen – met tijdverlies en af en toe een misverstand als resultaat. Vandaag zijn die workflows geautomatiseerd”
“Ook onmisbaar zijn de triggers en workflows in het systeem, bijvoorbeeld bij een indiensttreding. Zodra we je arbeidsovereenkomst opmaken, vertrekt er een signaal naar IT om je e-mailadres en computer klaar te maken. Een ander signaal vertrekt zodat je opleidingstraject tijdig start.”
“Vroeger werd er veel heen en weer gemaild om al dat werk te regelen – met tijdverlies en af en toe een misverstand als resultaat. Vandaag zijn die workflows geautomatiseerd. Dit jaar verwelkomden we al meer dan 400 nieuwe medewerkers bij Randstad, dus hebben we al veel werkuren uitgespaard dankzij AFAS.”
“Elk gesprek dat je met je manager voert, is een kans om feedback te vragen over je doelen en prestaties”
“Ja, maar weet dat het klassieke functioneringsgesprek verleden tijd is bij Randstad. In de plaats kwam er The Great Conversation. Vroeger keek je met je manager één keer per jaar terug naar de geleverde prestaties, om dan nieuwe doelen te stellen. Met The Great Conversation kijk je vooral vooruit en stel je meer ambitieuze doelstellingen. Elk gesprek dat je met je manager voert, is een kans om feedback te vragen over je doelen en prestaties. Al die feedback verzamel je in AFAS. Het doel van die aanpak? Onze medewerkers krijgen meer inspraak en empowerment.”
“Bij AFAS klopt het totaalplaatje. Als je alle modules apart bekijkt, zijn er ongetwijfeld concurrenten die sterker scoren. Maar alleen AFAS biedt je een volledig geïntegreerd pakket. Die integratie was doorslaggevend voor ons.”
“Die periode was intensief en vooral heel leerrijk. Mijn advies: neem voldoende tijd om je workflows te optimaliseren, want copy-pasten van papier naar digitaal is een slecht idee. Je moet je werkwijze volledig ter discussie stellen om te optimaliseren. Dus niet zomaar digitaliseren wat je nu met papier doet. Tweede aandachtspunt ligt bij je medewerkers: mensen zijn gewoontedieren, dus moet je de nieuwe, digitale werkwijze zorgvuldig introduceren. Neem je tijd.”
“Mensen zijn gewoontedieren, dus moet je de nieuwe, digitale werkwijze zorgvuldig introduceren. Neem je tijd”
“Die verloopt top. Ik durf gerust te zeggen dat we het AFAS-team uitdagen: we halen het onderste uit de kan en flirten met de grenzen van het softwarepakket. Af en toe hebben we dan een verzoek voor een nieuwe functionaliteit. En het is bijzonder leuk als je die nieuwigheid in een volgende AFAS-release ziet opduiken. Vooral als je weet dat AFAS alleen maar standaardsoftware aanbiedt. Dat is een duidelijk teken dat AFAS luistert naar onze wensen.”