Werken met verschillende generaties kan uitdagend zijn. Door te kiezen voor AFAS kon Randstad haar processen vereenvoudigen, informatie toegankelijker maken en de look & feel optimaliseren. Medewerkers van alle leeftijden kunnen nu zonder frustratie met de HR-software omgaan.
HR-dienstverlening
2500 medewerkers
Heel België
HRM, Werving & Selectie, Talentmanagement
2014
Interview met:
Ivan Herreman (myHR officer) & Anne Baeten (HR-advisor)
Randstad Group is een van 's werelds meest toonaangevende talentbedrijven. Van rekrutering en selectie tot bedrijfstraining en outplacement, het bedrijf begeleidt talent in elke fase van hun carrière. Met het hoofdkantoor in Diemen, Nederland en ongeveer 120 vestigingen in België, heeft het uitzendbureau in 2023 zo'n 2 miljoen mensen in 39 markten aan een baan geholpen.
En zoveel vestigingen wil natuurlijk zeggen dat er heel wat medewerkers zijn waarvan administratie bijgehouden moet worden. Daarom is AFAS sinds 2015 dé motor die de HR-processen bij Randstad Group draaiende houdt. Vandaag de dag gebruiken zo’n 2500 medewerkers in België de software van AFAS.
Voordat Randstad Group met de softwareleverancier in zee ging, werd de HR-administratie voornamelijk via e-mail afgehandeld en bijgehouden in Excel-bestanden. Met andere woorden: medewerkers gaven fysieke lijsten af om wijzigingen te maken, waardoor de administratie ingewikkeld en arbeidsintensief werd. De personeelsdienst hield talloze lijsten bij, wat leidde tot een enorme administratieve last.
Daarom ging de HR-dienstverlener op zoek naar een HR-systeem om processen te centraliseren en te stroomlijnen. Na een grondige marktverkenning kwamen ze uit bij twee potentiële software aanbieders, waaronder AFAS. Beide aanbieders hadden hun eigen sterke punten, maar het was belangrijk voor Randstad Group om de juiste keuze voor de lange termijn te maken. Ivan, myHR officer: "AFAS kwam als winnaar uit de bus vanwege hun ervaring, stabiliteit en aanpasbaarheid. Ze hadden een solide basis die aantoonde dat ze een vertrouwde partner zijn voor onze HR-activiteiten."
Randstad Group gebruikt de Human Resource Management (HRM) software van AFAS waaronder je werving & selectie samen met talentmanagement kunt vinden. Zij durven wel eens van de standaardsoftware af te wijken door modules aan te passen, zodat die beter aansluiten op hun specifieke behoeften. De softwareleverancier werkt dan ook met templates die gebaseerd zijn op de best practices van duizenden bedrijven waarmee je creatief aan de slag kunt.
"Onze processen zijn soms complex", zegt Ivan. "We bekijken eerst ons eigen proces en dan hoe de software dit ondersteunt. We proberen zoveel mogelijk binnen de standaard te blijven, maar soms hebben we creatieve oplossingen nodig. We dagen het AFAS-team constant uit om het onderste uit de kan te halen!"
Een mooi voorbeeld hiervan is hoe de HR-dienstverlener omgaat met functioneringsgesprekken. In plaats van de traditionele gesprekken, die vaak slechts eenmaal per jaar plaatsvinden en een formele beoordeling bevatten, heeft Randstad Group gekozen voor een dynamische feedback cultuur. Dit noemen ze ‘Great Conversations’.
Great Conversations moedigt continue feedback aan en werkt met een open gesprekscultuur. Medewerkers nemen zelf het initiatief om feedback te geven of doelen voor te stellen. Hiermee stappen ze af van het stijve schema van traditionele functioneringsgesprekken en creëren ze een dynamische, meer betrokken omgeving voor werknemers om te groeien en zich te ontwikkelen.
Randstad Group weet als geen ander dat er ook uitdagingen gepaard gaan met digitalisatie. Denk hierbij aan generatiekloven, schakelen tussen verschillende tools en weerstand tegen verandering. Daarom besloot het bedrijf om de gebruiksvriendelijkheid te verhogen door de InSite-omgeving (medewerkersportaal) te optimaliseren. Door processen te vereenvoudigen en bevestigingsstappen te verminderen, zijn ze erin geslaagd om hun medewerkers een betere gebruikerservaring te bieden. Daarnaast hebben ze de look & feel verbeterd, wat bijdraagt aan een soepelere gebruikerservaring.
"We hebben de user experience verbeterd door workflows te vereenvoudigen en informatie toegankelijker te maken," zegt Anne Baeten, HR-advisor bij Randstad Group. "We gebruiken overlaypagina's om processen stap voor stap uit te leggen en complexe informatie op te splitsen in behapbare brokken. Zo maken we de software intuïtiever voor alle generaties medewerkers.
De HR-dienstverlener is continu bezig met het optimaliseren van haar HR-processen. "We bekijken nieuwe functionaliteiten en updates van het softwarebedrijf altijd met een kritische blik," zegt Ivan Herreman.
"We willen niet stilstaan en blijven zoeken naar manieren om onze processen te verbeteren. Ons bedrijf blijft steeds evolueren, AFAS evolueert jaarlijks met nieuwe functionaliteiten, samen evolueren we verder!"
Sinds kort heeft Randstad Group dan ook de ‘vacature-alert’ in de software van AFAS geïntroduceerd. Dit stelt medewerkers in staat om automatisch op de hoogte te blijven van nieuwe interne vacatures zonder actief te hoeven zoeken. Anne Baeten licht de voordelen van dit systeem toe: "De vacature-alert helpt ons om talent aan te moedigen om actief te zijn in hun loopbaanontwikkeling en zo binnen het bedrijf te houden."
“De samenwerking verloopt goed”, vertelt Ivan. “Ik durf gerust te zeggen dat we het AFAS-team uitdagen: we halen het onderste uit de kan en flirten met de grenzen van het softwarepakket. Af en toe hebben we dan een verzoek voor een nieuwe functionaliteit. En het is bijzonder leuk als je die nieuwe functionaliteit in een volgende release ziet opduiken. Vooral als je weet dat AFAS alleen maar standaardsoftware aanbiedt. Dat is een duidelijk teken dat ze luisteren naar onze wensen. Die kunnen we, zoals alle klanten, insturen via de openbare wensenlijst.”
Er worden regelmatig meetings ingepland tussen de beide partijen, zowel bij Randstad Group als in het Clubhuis van AFAS in Kontich. Tijdens deze bijeenkomsten leren ze elkaar echt kennen met een focus op wederzijds begrip en het ontwikkelen van een gemeenschappelijke visie. Ivan Herreman legt uit dat het belangrijk is voor hen om de consultants van AFAS persoonlijk te ontmoeten en contact te onderhouden. Hierdoor krijgen ze de kans om samen de processen steeds te verbeteren en ervoor te zorgen dat de communicatielijnen altijd open zijn.
|
Automatiseer net als Randstad Group en ruim 14.000 organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |